Microsoft Outlook은 수많은 기업과 개인 사용자가 사용하는 대표적인 이메일 클라이언트입니다. 업무를 진행하다 보면 보낸 이메일에 대한 후속 조치가 필요한 순간이 자주 찾아오는데, 이 글에서는 Office Outlook에서 이메일을 후속 조치(Follow Up)하는 방법을 소개합니다. 이 기능은 Outlook에 기본으로 내장되어 있으며, 사용자가 지정한 날짜에 후속 조치를 알려주는 알림 기능까지 제공합니다.
참고로 Gmail에도 비슷한 '스누즈(Snooze)' 기능이 있어 선택한 날짜에 이메일을 다시 알려줍니다. Outlook에서도 동일한 효과를 얻을 수 있습니다.
Outlook에서 이메일 후속 조치 설정하기
IMAP 계정, Microsoft 계정, 비즈니스 Exchange 계정에서 Outlook의 후속 조치(Follow Up) 기능을 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.
- Outlook을 실행한 뒤 후속 조치를 원하는 이메일을 선택합니다.
- 해당 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 후속 조치(Follow-up)를 선택해 추가 옵션을 펼칩니다.
- '오늘', '내일', '이번 주', '다음 주', '날짜 없음', '사용자 지정' 같은 빠른 옵션이 나타나며, 미리 알림(Reminder)으로도 설정할 수 있습니다.
후속 조치로 설정된 이메일에는 빨간색 깃발 아이콘이 붙고, 이메일을 열면 후속 조치 세부 정보가 함께 표시됩니다. 또한 이러한 이메일은 노란색 배경으로 강조되어 한눈에 식별할 수 있습니다. 후속 조치가 필요한 이메일만 골라서 보고 싶다면 '찾기' 아래의 전자 메일 필터 옵션을 클릭한 후 '플래그 지정됨'을 선택하면 됩니다.
후속 조치 완료 후 목록에서 제거하는 방법
후속 조치를 마쳤다면 Outlook의 후속 조치 목록에서 해당 이메일을 제거해야 합니다. 두 가지 방법이 있으며, 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 아래 중 하나를 선택하면 됩니다.
- 완료로 표시(Mark Complete): 작업 목록에서 해당 항목을 삭제합니다.
- 플래그 지우기(Clear Flag): 이메일 옆의 깃발 표시만 제거합니다.
두 방법 중 선호하는 방식을 선택하면 됩니다. 완료로 표시를 선택하면 초록색 체크 표시가 남지만, 플래그 지우기는 체크 표시가 생성되지 않습니다. 따라서 업무를 체계적으로 관리하는 스타일이라면 전자를 추천합니다.
모든 계정에서 이 기능을 사용할 수 있나요?
Microsoft 계정과 Exchange 계정에서는 이 기능이 정상적으로 작동하지만, IMAP 계정에서는 사용할 수 없습니다. 이 기능은 추가 메타데이터를 필요로 하는데, 모든 이메일 서비스가 이를 지원하지는 않기 때문입니다. 다행히 우회 방법이 있습니다.
- 이메일을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 이동 > 다른 폴더 또는 폴더로 복사를 선택합니다.
- 팝업 창에서 목록 맨 아래로 스크롤하여 '작업(Tasks)'을 찾습니다.
- 새 작업 창이 열리면 이메일을 후속 조치할 시간을 추가할 수 있습니다.
- 한 번 사용하면 다음부터는 '작업' 옵션이 바로 가기 메뉴에 바로 나타납니다.
마무리
후속 조치 기능은 고객에게 연락을 독촉해야 하거나, 상대방이 이메일을 놓쳤을 때 친절한 리마인더를 보내야 하는 사용자에게 꼭 필요한 기능입니다. 이 글이 IMAP 계정과 Microsoft·비즈니스 Exchange 계정 모두에서 Outlook 후속 조치 이메일을 활용하는 데 도움이 되기를 바랍니다.