많은 사용자가 Outlook을 사용하면서 겪는 가장 큰 불만은 프로그램이 점점 느려지고 시스템 메모리를 과도하게 잡아먹는다는 점입니다. 저는 실제로 1.5GB에 달하는 Outlook 데이터 파일을 사용하고 있지만, Outlook은 여전히 빠르게 작동하며 컴퓨터의 리소스를 독차지하지 않습니다. 그 이유가 무엇일까요?
비결은 몇 가지 간단한 관리 습관을 통해 Outlook을 항상 깔끔하고 최적화된 상태로 유지하는 것입니다. Outlook이 자꾸 충돌하거나, 알 수 없는 오류 메시지가 뜨거나, 메모리를 낭비하거나, 실행될 때까지 한참 기다리느라 시간을 허비하기보다, 아래에서 소개하는 방법들을 따라 해보세요. 훨씬 빠르고 반응성 좋은 Outlook을 경험할 수 있습니다.
먼저 이해해야 할 핵심은, Outlook의 모든 데이터가 하나의 데이터베이스 파일 기반으로 운영된다는 사실입니다. 이메일, 작업, 일정 항목, 업무 연락처 등 모든 정보가 이 데이터베이스 파일(PST)에 저장됩니다. 따라서 메모리 사용량을 줄이고 속도를 높이려면 이 데이터베이스 파일을 작고 최적화된 상태로 유지해야 합니다.
Outlook 메모리 사용량 줄이는 방법
규칙 1. 자동 보관(AutoArchive) 켜기
가장 먼저 할 일은 Outlook에서 자동 보관(AutoArchive) 기능을 활성화하는 것입니다. 5년 전의 오래된 이메일을 다시 볼 일이 얼마나 자주 있을까요? 받은 편지함에 수천 통의 이메일이 쌓이게 두는 대신, AutoArchive가 오래된 이메일을 새 PST 파일로 옮겨 현재 PST 파일을 가볍게 유지해 줍니다. 물론 나중에 검색 기능으로 언제든 오래된 이메일을 찾을 수 있습니다.
파일(File) → 도구(Tools) → 사서함 정리(Mailbox Cleanup)를 클릭하면 아래와 같은 여러 옵션이 나타납니다. 먼저 사서함 크기를 확인해 보세요. 500MB를 넘는다면 AutoArchive를 켜거나 용량을 많이 차지하는 이메일을 삭제하는 것이 좋습니다. 삭제 후에는 지운 편지함 폴더도 반드시 비워야 합니다. 해당 폴더 역시 계속 공간을 차지하기 때문입니다.
또한 Outlook에 설정된 각 사서함마다 이 작업을 따로 진행해야 한다는 점도 참고하세요. 그래서 AutoArchive를 켜두면 별도의 개입 없이 자동으로 관리되므로 매우 유용합니다.
자동 보관을 원하지 않는다면, 최소한 오래된 이메일을 다른 폴더로 옮겨 두세요. 받은 편지함을 열 때마다 수천 통의 이메일을 불러오느라 메모리 사용량이 급증하는 것을 막을 수 있습니다.
규칙 2. 필수 추가 기능만 사용하기
두 번째 규칙은 정말 필요한 추가 기능(add-in)만 사용하는 것입니다. Adobe, EverNote, Wunderlist 등 많은 프로그램이 설치될 때 Outlook에 애드온을 자동으로 추가합니다. 심지어 마이크로소프트조차 Skype, OneNote, SharePoint 등 대부분의 사용자에게 불필요한 기능들을 기본으로 넣어둡니다.
사용하지 않는다면 과감히 제거하세요! Outlook 시작 시 이러한 애드온까지 함께 메모리에 로드되면서 프로그램이 더욱 느려집니다. 추가 기능을 비활성화하려면 하단 드롭다운 목록에서 COM 추가 기능(COM Add-ins)을 선택한 후 이동(Go) 버튼을 클릭하세요. 새 창이 열리면 원하지 않는 항목의 체크를 해제하면 됩니다.
규칙 3. 음성 인식 기능 비활성화하기
Outlook에는 Windows의 음성 및 필기 인식(Speech and Handwriting Recognition) 기능이 함께 포함되어 있습니다. 이 기능을 사용하지 않는다면 비활성화하여 Outlook이 시작할 때마다 불필요하게 로드되지 않도록 하세요. 시스템이 이메일 내용을 스캔하는 것까지 방지할 수 있습니다.
제어판 → 음성 인식(Speech Recognition)으로 이동한 다음 고급 음성 옵션(Advanced Speech Options)을 클릭하세요.
사용자 설정(User Settings) 아래에서 '정확도 향상을 위해 문서 및 메일 검토' 옵션의 체크를 해제합니다.
규칙 4. RSS 피드와 인터넷 일정은 다른 프로그램으로 관리하기
RSS 피드나 인터넷 일정 관리를 위해서는 Outlook 대신 전용 프로그램을 사용하는 것이 좋습니다. 예전 Google Reader가 사라진 지금, 그렇다고 RSS 관리까지 Outlook에게 맡기는 것은 좋은 생각이 아닙니다. Outlook 외에도 훌륭한 온라인·오프라인 RSS 리더가 여전히 많습니다.
Outlook은 애초에 RSS 피드 처리에 최적화된 프로그램이 아니기 때문에, 몇 개 이상 구독하면 성능이 눈에 띄게 느려집니다. 추적하고 싶은 인터넷 일정은 Google Calendar를 활용하는 것을 권장합니다.
규칙 5. 정크 메일과 지운 편지함 비우기
의외로 많은 사람이 놓치는 부분입니다. 바로 정크 메일 폴더와 지운 편지함을 주기적으로 비우는 것입니다. 하루에 수백 통의 스팸 메일이 들어오는 환경이라면, 이것들이 모두 Outlook 데이터베이스에 저장되어 속도를 떨어뜨립니다. 정크 메일 폴더와 지운 편지함을 자주 비워 주세요.
규칙 6. PST 파일 압축하기
PST 파일을 주기적으로 압축하는 것도 효과적입니다. 파일(File) → 데이터 파일 관리(Data Management)로 이동한 후, PST 파일을 선택하고 설정(Settings)을 클릭한 다음 지금 압축(Compact Now) 버튼을 누르면 됩니다.
최신 버전의 Office에서는 파일(File) → 계정 설정(Account Settings)을 클릭하고, 데이터 파일(Data Files) 탭에서 압축할 데이터 파일을 더블클릭하면 됩니다.
Outlook은 백그라운드에서 자동으로 이 작업을 수행하지만, 컴퓨터가 유휴 상태이고 Outlook이 열려 있을 때만 실행됩니다. 이런 조건이 잘 맞지 않는 경우가 많으므로, 가끔 수동으로 압축해 주는 것이 좋습니다.
규칙 7. 검색 인덱싱 문제 해결하기
Outlook 파일이 매우 큰 상태에서 검색 인덱싱이 활성화되어 있으면 심각한 속도 저하를 일으킬 수 있습니다. 필요할 때까지 Outlook의 검색 인덱싱을 비활성화하거나, 인덱스를 삭제한 후 재구축하는 것도 좋은 방법입니다. 어쨌든 기본 데이터 파일의 크기를 줄여 인덱스 크기도 함께 줄이는 것이 중요합니다.
시작(Start) 버튼을 클릭하고 검색어를 입력한 후, Windows 검색 변경 옵션을 클릭해 검색 인덱스에서 Outlook을 제거하면 됩니다.
규칙 8. 백신 프로그램의 이메일 검사 조정하기
Outlook 속도 저하의 또 다른 큰 원인은 모든 이메일을 검사하는 백신 프로그램입니다. 멀웨어 링크를 클릭하거나 피싱 메일에 속기 쉬운 사용자에게는 이러한 검사가 매우 유용합니다. 숙련된 사용자조차 가끔 속아 넘어가기 때문에, 추가 보호 기능은 분명 도움이 됩니다.
다만 백신 프로그램에 따라 Outlook을 상당히 느리게 만들 수 있습니다. 이 문제가 의심된다면 Outlook용 백신 검사를 잠시 끄고 증상이 사라지는지 확인해 보세요. 문제가 해결된다면, 보다 효율적인 검사 방식을 가진 다른 백신 프로그램으로 교체하는 것을 고려해 보세요.
규칙 9. 캐시된 Exchange 모드(Cached Exchange Mode) 사용하기
이 팁은 Microsoft Exchange 계정에만 적용되며, POP이나 IMAP 계정에서는 작동하지 않습니다. 캐시된 Exchange 모드(Cached Exchange Mode)를 활성화하면 이메일이 로컬에 저장되어 훨씬 빠르게 접근할 수 있습니다.
파일(File) → 계정 설정(Account Settings)으로 이동한 후, 전자 메일(Email) 탭에서 해당 이메일 계정을 더블클릭하세요. 그리고 캐시된 Exchange 모드 사용 상자에 체크하면 완료됩니다.
마무리
위 방법들을 실천하면 Outlook의 메모리 사용량을 확실히 줄이고 실행 속도를 높일 수 있습니다. 또한 Office와 Windows의 최신 업데이트와 서비스 팩을 반드시 설치하세요. 성능 개선과 메모리 누수 문제 해결에 큰 도움이 됩니다!