Microsoft가 개발한 Outlook(아웃룩)은 가장 널리 사용되는 이메일 클라이언트 프로그램 중 하나입니다. 연락처 및 할 일 관리, 저널 기록, 회의 일정을 위한 캘린더 기능까지 갖추고 있으며, 무엇보다 이메일을 통한 정보 교환에 강점을 두고 있습니다. 많은 기업에서 공식 커뮤니케이션과 데이터 공유를 위해 Outlook을 활용하고 있으며, 이러한 업무 환경에서는 때때로 메시지에 만료 날짜를 지정할 필요가 생기곤 합니다.
이메일에 만료 날짜를 설정하면 해당 날짜가 지난 후에도 메일 자체는 계속 열어볼 수 있지만, 만료되었다는 표시가 나타나 더 이상 유효하지 않은 메일임을 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한 만료 날짜가 지나더라도 사용자는 평소와 같이 메일을 주고받을 수 있습니다. 이 기능은 중요한 메일과 그렇지 않은 메일을 구분하여 대량의 메일을 관리할 때 발생하는 혼란을 줄여주는 역할을 합니다.
Outlook 이메일에 만료 날짜 추가하기
이메일의 만료 날짜 기능은 지금은 필요 없는 메일과 여전히 중요한 메일을 분류하는 데 큰 도움이 됩니다. 만료 날짜는 내가 작성해 보내는 메일과 받은 메일 모두에 설정할 수 있으며, 만료 날짜가 지나면 메일의 서식과 화면 표시가 변경되므로 사용자가 직접 만료된 메일과 유효한 메일을 구분할 수 있습니다.
Outlook에서 이메일에 만료 날짜를 추가하려면 아래 순서를 따르세요:
- Outlook 애플리케이션을 실행하고 계정 정보로 로그인합니다.
- 새 전자 메일 > 메시지 > 태그 > 확장 화살표로 이동합니다.
- 속성 창에서 '다음 이후 만료' 확인란을 선택합니다.
- 원하는 만료 날짜를 지정합니다.
먼저 Outlook 애플리케이션을 열고 로그인 정보를 입력하여 시작합니다.
작성 중인 메일에 만료 날짜를 추가하려면 새 전자 메일 창을 엽니다.
새 전자 메일 창에서 메시지 리본 메뉴로 전환한 뒤, 아래 그림과 같이 태그 그룹 안에 있는 확장 화살표를 클릭합니다.
확장 화살표를 클릭하면 속성(Properties) 창이 열립니다. 속성 창에서 다음 이후 만료(Expires After) 항목을 체크하고 원하는 만료 날짜를 지정하면 됩니다.
만료된 이메일이라도 사용자가 읽거나 보내는 것은 여전히 가능하며, 만료된 메일의 시각적 표시만 달라진다는 점을 기억하세요.
받은 이메일에도 만료 날짜를 추가하면 유용한 메일과 불필요한 메일을 손쉽게 정리할 수 있습니다. 먼저 만료 날짜를 추가하고 싶은 받은 메일을 엽니다.
메시지 리본 메뉴에서 태그 그룹의 확장 화살표를 클릭해 속성 창을 엽니다.
속성 창에서 다음 이후 만료(Expires After) 옵션 옆의 확인란을 선택한 후, 만료될 날짜와 시간을 지정합니다.
참고로 Gmail에서도 유사한 목적으로 이메일 만료 기능을 활용할 수 있습니다. Gmail의 '기밀 모드'를 사용하면 메일에 만료 기간을 설정해 수신자가 일정 기간 이후에는 내용을 볼 수 없도록 할 수 있으며, 필터와 자동 삭제 규칙을 조합하면 보관 기간이 지난 메일을 자동으로 정리할 수도 있습니다.