매일 받은 편지함에는 수많은 이메일이 쌓입니다. 중요한 메일도 있고 그렇지 않은 메일도 있어서, 정작 필요한 메일만 골라 확인하기가 쉽지 않죠. 이런 문제를 해결하는 데 가장 효과적인 기능이 바로 Microsoft Outlook 규칙(Rules)입니다.
Outlook에서 규칙을 만들어 두면 특정 발신자가 보낸 메일을 지정한 폴더로 자동으로 이동시킬 수 있습니다. 모든 중요한 메일이 별도 폴더에 정리되기 때문에, 시간이 오래 걸리는 받은 편지함 검색 없이도 원하는 메일을 바로 찾을 수 있습니다. 이 글에서는 Outlook 데스크톱 앱과 Outlook.com(웹 버전)에서 규칙을 활용해 이메일을 특정 폴더로 자동 이동시키는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
특정 이메일을 Outlook 폴더로 바로 넣는 방법은?
Outlook에서 특정 메일이 곧바로 폴더로 들어가게 하려면 '규칙'을 생성하면 됩니다. 아래에서 데스크톱 앱과 웹 앱 두 가지 환경 모두에 대한 설정 절차를 설명합니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 이메일을 특정 폴더로 이동하는 방법
여기서 소개하는 절차는 Outlook 데스크톱 앱 기준입니다. 버전에 따라 사용자 인터페이스가 조금씩 다를 수 있으니 참고하세요.
- Outlook 데스크톱 앱을 실행합니다.
- 새 폴더를 만듭니다(이미 폴더가 있다면 생략).
- 규칙을 적용할 발신자의 이메일을 엽니다.
- 보낸 사람(Sender) 옵션을 선택합니다.
- 해당 발신자의 메일을 이동시킬 대상 폴더를 지정합니다.
- 확인을 클릭합니다.
이제 각 단계를 자세히 알아보겠습니다.
1단계: 새 폴더 만들기
Outlook을 실행한 뒤, 화면 좌측의 사용자 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택합니다. 폴더 이름을 입력하면 완료됩니다. 이미 사용 중인 폴더가 있다면 이 단계는 건너뛰어도 됩니다.
2단계: 규칙 만들기 실행
자동 분류하고 싶은 발신자의 이메일을 더블클릭하여 새 창으로 엽니다. 상단의 메시지 탭을 클릭한 후 규칙 > 규칙 만들기로 이동합니다.
3단계: 조건 및 동작 설정
규칙 만들기 팝업 창에서 첫 번째 체크박스인 '보낸 사람 <발신자 이름>'을 선택합니다. '제목에 포함' 옵션도 함께 선택할 수 있는데, 이 경우 해당 제목이 포함된 메일만 이동됩니다. 제목과 관계없이 그 발신자의 모든 메일을 이동시키고 싶다면 이 항목은 선택하지 않은 채로 두세요.
다음으로 '다음 폴더로 항목 이동' 체크박스를 활성화합니다. 폴더 선택 버튼을 누르면 목록이 나타나는데, 여기서 대상 폴더를 고르면 됩니다. 미리 폴더를 만들지 않았다면 규칙 및 알림 창의 새로 만들기 버튼으로 이 자리에서 바로 생성할 수 있습니다.
고급 옵션 버튼을 클릭하면 더 세부적인 이동 조건을 설정할 수도 있습니다. 설정이 끝나면 확인을 클릭하세요.
4단계: 규칙 즉시 적용하기
규칙이 생성되었다는 팝업이 뜨면 '현재 폴더에 이미 있는 메시지에 이 규칙 실행' 체크박스가 표시됩니다. 이 항목을 선택하면 과거에 해당 발신자에게 받은 기존 메일까지 한꺼번에 지정된 폴더로 이동되므로 매우 유용합니다. 성공 팝업에서 확인을 누르면 완료입니다. 이후부터는 Outlook이 자동으로 메일을 해당 폴더로 분류해 줍니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 규칙 삭제하는 방법
더 이상 필요 없는 규칙은 다음 순서로 삭제할 수 있습니다.
- Microsoft Outlook을 실행합니다.
- 파일 탭을 클릭합니다.
- 아래로 스크롤하여 규칙 및 알림 관리를 클릭하면 새 팝업 창이 열립니다.
- 삭제하려는 규칙을 선택한 뒤 삭제 버튼을 누릅니다.
- 확인을 클릭하여 마무리합니다.
Outlook.com(웹 버전)에서 이메일을 특정 폴더로 이동하는 방법
웹 브라우저에서 Outlook을 사용한다면 아래 절차로 규칙을 만들 수 있습니다.
- 웹 브라우저를 열고 Microsoft 계정으로 Outlook.com에 로그인합니다.
- 오른쪽 위의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭하고 모든 Outlook 설정 보기를 선택합니다.
- 왼쪽 메뉴에서 메일 카테고리를 고른 뒤 규칙을 클릭합니다.
- 새 규칙 추가 버튼을 누릅니다.
- 설정을 마치고 저장 버튼을 클릭합니다.
새 규칙 세부 설정 방법
- 규칙 이름: 관리하기 쉽도록 알아볼 수 있는 이름을 입력합니다.
- 조건 추가: 드롭다운 메뉴에서 조건을 선택합니다. 특정 발신자의 메일을 이동하는 것이 목적이므로 보낸 사람(From)을 선택하고, 해당 발신자의 이메일 주소를 입력합니다.
- 작업 추가: 드롭다운에서 이동(Move to)을 선택한 후 폴더 선택 메뉴에서 대상 폴더를 지정합니다. 목록에 원하는 폴더가 없으면 다른 폴더로 이동 옵션을 클릭하세요. 폴더가 아예 없다면 새 폴더 옵션으로 생성한 뒤 Enter 키를 누르면 됩니다.
- 예외 추가: 선택 사항입니다. 규칙에 예외 조건을 두고 싶을 때 활용할 수 있습니다.
'추가 규칙 처리 중지' 옵션이란?
마지막으로 추가 규칙 처리 중지 옵션을 선택하고 저장 버튼을 누르면 규칙 생성이 완료됩니다. 이제 입력한 발신자의 모든 메일이 자동으로 지정 폴더로 이동합니다.
추가 규칙 처리 중지는 새 규칙이 기존 규칙을 덮어쓰는 것을 막아 주는 기능입니다. 하나의 메시지에 여러 규칙을 적용할 때 특히 유용합니다. 예를 들어, 특정 발신자의 메일을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만든 상태에서, PDF 첨부 파일이 있는 메일을 삭제하는 또 다른 규칙을 추가했다고 가정해 보죠. 이 경우 '추가 규칙 처리 중지' 기능 덕분에 첫 번째 규칙으로 이동시킨 PDF 첨부 메일이 삭제 규칙에 의해 지워지는 일을 막을 수 있습니다.
Outlook 웹 버전에서 규칙 삭제하는 방법
Outlook.com에서 규칙을 삭제하려면 다음 순서대로 진행하세요.
- 웹 브라우저에서 Outlook 계정에 로그인합니다.
- 설정을 엽니다.
- 메일 > 규칙으로 이동하면 지금까지 만든 모든 규칙 목록이 표시됩니다.
- 삭제할 규칙을 선택하고 삭제 버튼을 클릭합니다.
- 확인 창에서 확인을 누릅니다.
규칙을 삭제하는 대신 끄는 방법도 있습니다. 규칙 옆의 토글 스위치를 꺼두면 일시적으로 비활성화되며, 나중에 같은 규칙을 다시 만드는 수고를 덜 수 있습니다.
Outlook에서 이메일 필터링하는 방법
Outlook에서는 전자 메일 필터 기능으로 메일을 빠르게 걸러볼 수 있습니다. 홈 탭의 찾기 섹션에서 이 옵션을 찾을 수 있으며, 클릭하면 읽지 않은 메일, 첨부 파일이 있는 메일, 범주별 메일, 플래그 지정된 메일, 중요 메일 등 다양한 필터 옵션이 나타납니다. 필요에 따라 원하는 필터를 적용하면 됩니다.
이상으로 Outlook 규칙을 활용한 이메일 자동 분류 방법을 마치겠습니다. 규칙을 잘 활용하면 받은 편지함 관리 시간을 크게 줄이고 업무 효율을 높일 수 있습니다.