Outlook 이메일을 PDF로 저장해야 하는데 방법을 잘 모르시겠어요? 생각보다 직관적이지는 않지만, 한 번 절차를 알고 나면 누구나 쉽게 할 수 있습니다.
Outlook에서 이메일을 파일로 내보내는 옵션은 인쇄(Print) 메뉴에 숨겨져 있습니다. 사용하는 운영체제에 따라 메뉴 구성이 조금씩 다르기 때문에, 이 글에서는 맥(Mac)과 윈도우(Windows) 두 환경에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법을 각각 자세히 안내해 드립니다.
맥에서 Outlook 이메일을 PDF로 저장하는 방법
맥에서 Outlook 이메일을 PDF로 변환하는 것은 몇 번의 클릭만으로 끝납니다. 아래 순서대로 따라 해 보세요.
- 먼저 PDF로 저장하려는 이메일을 엽니다.
- 이메일 화면 오른쪽 상단에 있는 점 세 개(⋯) 아이콘에 마우스를 올리면 추가 작업(More Actions)이라는 메뉴가 나타납니다. 이 버튼을 클릭하세요.
- 표시되는 목록에서 인쇄(Print)를 선택합니다.
- 인쇄 미리보기 창이 열리면, 상단 도구 모음에서 다시 인쇄를 클릭합니다.
- 창 왼쪽 하단에 있는 PDF 버튼을 클릭하면 하위 목록이 펼쳐집니다. 여기서 PDF로 저장(Save as PDF)을 선택하세요.
- 원하는 파일 이름을 입력하고 저장 위치를 지정합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭하면 완료됩니다!
윈도우에서 Outlook 이메일을 PDF로 저장하는 방법
윈도우에서도 변환 과정은 거의 동일하며, 역시 몇 번의 클릭만으로 처리할 수 있습니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.
- 먼저 PDF로 저장하려는 이메일을 엽니다.
- 이메일 오른쪽 상단의 점 세 개(⋯) 아이콘에 마우스를 올려 추가 작업(More Actions) 메뉴를 연 뒤, 이 버튼을 클릭합니다.
- 목록에서 인쇄(Print)를 선택합니다.
- 상단 도구 모음에서 다시 인쇄를 클릭합니다.
- 인쇄 설정 창에서 대상(Destination) 항목이 PDF로 저장(Save as PDF)으로 되어 있는지 확인합니다. 만약 다른 프린터가 선택되어 있다면, 해당 박스를 클릭하고 PDF로 저장으로 변경하세요.
- 창 하단의 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 파일 이름을 정하고 저장할 폴더 위치를 선택합니다.
- 저장을 클릭하면 모든 과정이 끝납니다.
Microsoft Teams와 함께 활용하기
PDF 첨부파일은 의외로 저장 공간을 많이 차지하는 경우가 있습니다. 이럴 때 Microsoft Teams가 유용한 대안이 될 수 있습니다. Teams를 업무에 활용하고 있다면, 굳이 Outlook에서 파일을 별도로 저장하지 않아도 됩니다. 첨부파일을 Teams 대화창이나 채널로 바로 드래그 앤 드롭하면 되기 때문입니다.
무거운 첨부파일을 일일이 다운로드할 필요 없이 간편하게 공유할 수 있어 작업 시간을 크게 줄여줍니다. 이것은 Microsoft Teams가 제공하는 여러 생산성 기능 중 하나에 불과하니, 아직 활용하지 않았다면 꼭 사용해 보시길 추천합니다.