이메일 사본을 개인적으로 보관해 두면 나중에 다시 참고해야 할 때 매우 유용합니다. 예를 들어 이직 시 경력 증빙 자료로 활용하거나, 진행했던 프로젝트 기록을 남기거나, 받았던 피드백을 보관해야 하는 경우가 있습니다.
업무용 이메일을 백업하는 방법은 여러 가지가 있으며, 그중 하나가 바로 PDF로 저장하는 것입니다. 단, 회사 이메일인 경우 법적인 문제를 피하기 위해 이메일을 보관하기 전에 반드시 상사나 IT 부서에 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
어떤 이유에서든, 아래의 몇 가지 간단한 단계만 거치면 이메일을 PDF로 손쉽게 저장할 수 있습니다.
이메일을 PDF 파일로 저장하는 방법
이 가이드에서는 Gmail, Outlook, Mac용 메일 앱에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법을 기기별로 자세히 설명합니다.
Outlook (Windows)
다음 단계에 따라 Outlook에서 이메일을 PDF로 변환해 컴퓨터나 휴대폰에 저장할 수 있습니다.
- PDF로 저장할 이메일 메시지를 연 후 파일 > 인쇄를 선택합니다.
- 프린터 섹션의 드롭다운 메뉴에서 Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
- 다음으로 인쇄를 선택합니다.
- 인쇄 출력 저장 창에서 PDF 파일을 저장할 폴더로 이동합니다.
- 파일 이름 필드에서 원하는 이름으로 변경한 후 저장을 선택하면 완료됩니다.
Outlook 2010 이전 버전에서는 이메일을 HTML 파일로 먼저 저장한 후 PDF로 변환해야 합니다.
- 이메일 메시지 창에서 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
- 저장할 폴더를 지정하고, 파일 이름 필드에 이름을 입력한 뒤 파일 형식 드롭다운 메뉴에서 HTML을 선택합니다.
- 저장을 클릭한 후 Word 문서를 열고 파일 > 열기를 선택하여 앞서 저장한 HTML 파일을 불러옵니다.
- 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택하고 저장 위치를 지정한 후 파일 형식 드롭다운 메뉴에서 PDF를 선택합니다.
- 저장을 클릭하고 해당 폴더에서 PDF 파일이 생성되었는지 확인합니다.
참고: Outlook 2007을 사용하는 경우 이메일을 PDF로 직접 저장하는 옵션이 없을 수 있습니다. 이때는 이메일 내용을 복사해 Word 문서에 붙여넣은 후 PDF로 저장하면 됩니다. 헤더 정보는 포함되지 않으므로 필요하다면 Word 문서에 직접 입력하면 됩니다.
Outlook (Mac)
Mac에서 Outlook을 사용할 때는 저장 과정이 약간 다릅니다.
- Outlook에서 PDF로 저장할 이메일 메시지를 열고 파일 > 인쇄를 선택합니다.
- PDF 드롭다운 메뉴에서 PDF로 저장을 선택합니다.
- 저장할 PDF의 파일 이름을 입력합니다.
- 위치 옆의 화살표를 클릭해 PDF 파일을 저장할 폴더를 지정합니다.
- 저장을 선택하면 완료됩니다.
메일 앱 (Mail)
메일 앱은 macOS 및 iOS 기기에서 사용할 수 있으며, Mac이나 iPhone/iPad에서도 이메일을 PDF 파일로 저장할 수 있습니다.
Mac
이메일을 PDF로 저장해 다른 용도로 활용하거나 나중에 참조용으로 보관하려면 다음 단계를 따르세요.
- 메일 앱을 열고 PDF로 저장할 이메일 대화를 선택합니다.
- 파일 > PDF로 내보내기를 선택하면 이메일이 PDF 파일로 저장됩니다.
iOS (iPhone/iPad)
iOS 기기의 메일 앱에서도 이메일을 PDF 파일로 저장할 수 있습니다.
- iPhone/iPad에서 메일 앱을 열고 저장할 이메일 메시지를 선택합니다.
- 화면 하단의 화살표를 탭합니다.
- 메뉴에서 인쇄를 탭합니다.
- 인쇄 미리보기 화면이 나타나면 화면 중앙에서 바깥쪽으로 손가락을 벌려(핀치 아웃) 이메일을 확대합니다.
- 그러면 이메일이 PDF로 변환된 새 화면이 열립니다. 화면 오른쪽 상단의 공유를 탭합니다.
- 공유 메뉴에서 파일에 저장을 탭합니다.
- 저장할 폴더를 선택하고 저장을 탭하면 완료됩니다.
또는 단축어 앱을 활용해 이메일을 PDF로 저장하는 방법도 있습니다.
- iPhone/iPad에서 단축어를 열고 PDF 만들기 단축어 옆의 점 세 개 아이콘을 탭합니다.
- 화면 오른쪽 상단의 점 세 개를 탭한 후 공유 시트에 표시 옵션을 켬으로 전환합니다.
Gmail
Gmail을 기본 이메일 서비스로 사용한다면 컴퓨터나 모바일 기기에서 이메일을 PDF 파일로 저장할 수 있습니다.
Windows
Windows 10 PC에서 Gmail을 사용하는 경우 몇 가지 간단한 단계로 이메일을 PDF로 저장할 수 있습니다.
- 이메일 메시지를 열고 답장 아이콘 옆의 더보기(점 세 개)를 선택합니다.
- 인쇄를 선택합니다.
- 인쇄 대화상자에서 인쇄 대상으로 Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
- 인쇄를 선택하면 PDF 파일이 저장됩니다.
참고: 전체 이메일 스레드를 한 번에 저장하려면 모두 인쇄를 선택하세요. 인쇄 대화상자가 나타나지 않으면 Ctrl + P를 누르면 됩니다.
Mac
Mac에서 Gmail로 이메일을 PDF로 저장하는 방법은 Windows와 약간 다릅니다.
- 이메일 메시지를 열고 더보기(점 세 개)를 선택합니다.
- 인쇄를 선택합니다.
- PDF 드롭다운 메뉴에서 PDF로 저장을 선택합니다.
- PDF 파일을 저장할 폴더를 지정한 후 저장을 클릭합니다.
Android
Android 기기에서 Gmail 앱을 사용한다면 휴대폰이나 태블릿에 바로 이메일을 PDF로 저장할 수 있습니다.
- Gmail에서 이메일 대화를 열고 더보기(점 세 개) > 인쇄를 선택합니다.
- 오른쪽 상단의 드롭다운 화살표를 탭합니다.
- PDF로 저장을 탭합니다.
- PDF 또는 인쇄 아이콘을 탭합니다.
- PDF 파일을 저장할 위치를 선택하면 완료됩니다.
iOS
iOS용 Gmail에서도 이메일을 PDF로 저장하거나 인쇄할 수 있습니다.
- Gmail에서 이메일 메시지를 열고 더보기(점 세 개)를 탭합니다.
- 인쇄를 탭합니다.
- AirPrint를 탭합니다.
- 프린터 옵션 화면에서 페이지 썸네일을 손가락으로 벌려 확대하면 이메일이 PDF로 변환됩니다.
- PDF 미리보기 화면에서 공유를 탭합니다.
- 파일에 저장을 탭하면 PDF가 기기에 로컬로 저장됩니다.
소중한 이메일을 문서로 보관하세요
이메일을 PDF 파일로 저장하면 백업, 특정 메시지 공유, 그리고 언제든 쉽게 확인할 수 있는 보관함 구축에 매우 편리합니다.
PDF 편집 방법, PDF를 Word 파일로 변환하는 방법, PDF를 Word 문서에 삽입하는 방법 등에 관한 추가 가이드도 함께 확인해 보세요.
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