파일을 PDF로 저장해야 했던 적이 있으신가요? 예전 윈도우에서는 이 작업이 꽤 번거로웠습니다. 온라인 변환 서비스를 이용하거나 서드파티 프로그램을 직접 다운로드해야 했고, 그마저도 해당 서비스나 도구가 제대로 작동하기를 바랄 뿐이었습니다. 운이 나쁘면 형식이 엉망인 PDF를 감수하거나, 유료 서비스에 돈을 지불해야 했죠.
오랫동안 마이크로소프트는 PDF 기능을 기본으로 지원하지 않고 자체 포맷인 XPS 파일을 밀었습니다. XPS를 들어본 적이 없으신가요? 당연합니다. 모두가 PDF를 사용하고 싶어했으니까요! 하지만 윈도우 10부터는 마이크로소프트가 마침내 운영체제 자체에 PDF 저장 기능을 탑재했습니다. 이제는 별도의 프로그램 다운로드나 온라인 서비스 없이도 파일을 PDF로 변환할 수 있습니다.
왜 PDF로 저장해야 할까?
그렇다면 문서를 PDF로 저장하면 어떤 점이 좋을까요?
우선, 모든 운영체제가 PDF 파일을 저장하고 열람할 수 있다는 점이 중요합니다. 윈도우 PC에서 친구나 동료에게 문서를 보낼 때 DOCX 형식으로 보내면 맥(macOS)이나 리눅스 사용자에게는 호환성 문제가 생길 수 있습니다. 반면 PDF로 보내면 누구나 문제없이 읽을 수 있습니다.
또한 PDF는 다양한 기기와 환경에 유연하게 대응할 수 있는 포맷입니다. 파일을 받는 사람이 데스크톱, 노트북, 태블릿, 스마트폰 중 무엇을 사용하든 모두 PDF를 열고 읽을 수 있습니다. 다른 문서 형식으로는 따라오기 어려운 강력한 장점입니다.
웹사이트를 운영하면서 방문자가 열람하거나 다운로드할 수 있는 문서를 올리고 싶다면 PDF가 가장 좋은 선택입니다. 어떤 운영체제나 기기에서든 다운로드할 수 있을 뿐만 아니라, 요즘 대부분의 웹 브라우저는 PDF를 내장 뷰어로 바로 열어주기 때문에 다운로드하지 않고도 문서를 읽을 수 있습니다.
웹페이지를 기록용이나 조사 목적으로 저장할 때도 마찬가지입니다. HTML 파일로 저장하면 레이아웃과 이미지가 뒤엉켜 지저분해지기 쉽지만, PDF로 저장하면 웹페이지의 모든 요소가 그대로 유지되며 아무런 번거로움도 없습니다.
PDF로 저장하는 방법
윈도우 10에서 파일을 PDF로 저장하는 과정은 다소 의외일 수 있습니다. 일반적으로 소프트웨어에서 문서를 PDF로 저장할 때는 '다른 이름으로 저장' 메뉴 안에 옵션이 있거나, 별도의 'PDF로 내보내기' 기능을 제공합니다. 하지만 윈도우 10에서는 '내보내기'나 '다른 이름으로 저장' 기능을 사용하지 않습니다. 대신 윈도우의 인쇄 기능을 활용합니다.
네, 문서를 프린터로 출력할 때 쓰는 바로 그 인쇄 기능입니다! 인쇄 기능으로 PDF를 만드는 것이 낯설게 느껴질 수 있지만, 이 방법에는 분명한 장점이 있습니다. 핵심은 '인쇄할 수 있는 문서라면 PDF로도 저장할 수 있다'는 것입니다. 즉, 워드 문서부터 웹페이지까지, 인쇄 기능이 있는 모든 것을 PDF로 저장할 수 있습니다. 원래 PDF를 전혀 지원하지 않던 프로그램에서도 인쇄 기능을 통해 PDF 변환이 가능해집니다.
PDF로 저장하려면 먼저 변환할 문서를 연 다음, 해당 문서를 열고 있는 프로그램에서 인쇄 메뉴를 실행합니다. 여기서는 워드(Word)를 예로 들어, 평소 문서를 인쇄할 때와 같은 방법으로 진행해 보겠습니다.
사용 중인 프로그램의 인쇄 메뉴에서 사용할 프린터를 선택할 수 있습니다. 프린터 선택 옵션을 클릭하세요.
목록을 살펴보면 프린터가 아닌 항목이 하나 보입니다. 바로 'Microsoft Print to PDF'입니다. 이름과 달리 이 항목을 선택하면 아무것도 종이에 출력되지 않습니다. 대신 파일을 PDF 형식으로 저장해 줍니다. 이 항목을 선택한 뒤 '인쇄' 버튼을 클릭하세요. 네, 파일을 저장하는 것이지만 먼저 '인쇄'를 해야 합니다!
'인쇄'를 클릭하면 '다른 이름으로 저장' 창이 열립니다. 다른 파일을 저장하듯 PDF 파일을 저장하면 됩니다.
이제 방금 '인쇄'한 파일의 PDF 버전이 완성되었으며, 원본과 거의 동일하게 표시됩니다.
누구나 쉽게 만드는 PDF
오랫동안 윈도우 사용자는 서드파티 프로그램에 의존해야만 PDF 파일을 만들 수 있었습니다. 다행히 마이크로소프트가 기본 PDF 지원 요청에 마침내 응답했습니다. 윈도우 10의 인쇄 기능을 통해 번거로움 없이 문서와 웹페이지를 PDF 파일로 손쉽게 저장할 수 있습니다.
일상생활에서 PDF가 얼마나 중요한가요? 댓글로 여러분의 생각을 알려주세요!