마이크로소프트 엑셀(Microsoft Excel)은 데이터를 저장하고, 서식을 지정하며, 체계적으로 정리하는 데 널리 사용되는 스프레드시트 프로그램입니다. 대부분의 기업에서 예산 수립, 재무제표 작성, 대차대조표 작성 등 각종 회계 업무를 수행하는 데 필수적인 도구이며, 복잡한 수학 연산에도 가장 많이 활용됩니다.
비즈니스가 원활하게 운영되기 위해서는 프로젝트 관리가 매우 중요하며, 이는 사업 마감 기한을 준수하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 엑셀 시트는 주요 경로(critical path)를 파악하고, 최신 트렌드를 분석해 효과적인 의사결정을 내리고, 프로젝트를 계획하고 추적하는 데 폭넓게 사용됩니다. 실제로 마이크로소프트 엑셀은 다양한 규모의 기업이 프로젝트를 관리하고 보고하는 데 활용할 수 있는 강력한 분석 도구와 템플릿을 제공합니다.
엑셀에서 여러 프로젝트 추적하기
두 개 이상의 프로젝트를 동시에 진행하고 있다면, 엑셀을 활용해 여러 프로젝트와 리소스를 체계적으로 정리하여 전략적 목표를 달성할 수 있습니다. 여러 작업을 동시에 관리하고 추적하는 일은 상당히 까다롭지만, 엑셀에는 훌륭한 프로젝트 관리 템플릿들이 있어 하나의 스프레드시트 안에서 여러 프로젝트를 효과적으로 구성하고 일정을 관리할 수 있습니다.
이 글에서는 다중 프로젝트 추적 템플릿(Multiple Project Tracking Template)을 사용해 하나의 엑셀 스프레드시트에서 여러 프로젝트를 효율적으로 계획하고 추적하는 방법을 소개합니다. 이 템플릿은 사용자 친화적인 인터페이스를 제공하며, 작업을 입력하는 데이터 시트(Data Sheet), 다중 프로젝트 추적 대시보드, 간트 차트(Gantt Chart), 프로젝트 요약으로 구성되어 있습니다. 또한 하나의 통합 문서 안에서 제한 없이 원하는 만큼 많은 프로젝트와 작업을 추가할 수 있습니다. 이 템플릿은 무료로 제공되며, Windows 10의 대부분의 MS Excel 버전에서 작동합니다.
다중 프로젝트 추적용 엑셀 템플릿 설정
여러 프로젝트를 추적할 수 있는 무료 엑셀 템플릿을 여기서 다운로드하여 로컬 드라이브에 저장합니다. 다운로드한 파일을 두 번 클릭하면 템플릿 파일이 Microsoft Excel에서 자동으로 열립니다.
그런 다음 통합 문서 하단의 Data Sheet(데이터 시트) 탭을 클릭합니다. 표에 있는 기존 데이터를 모두 지우고 자신만의 프로젝트와 작업을 생성합니다.
엑셀 템플릿에 여러 프로젝트 추가하기
통합 문서 하단의 Projects Summary(프로젝트 요약) 시트로 이동합니다.
Projects라는 이름 아래 B열 범위(B4~B13)에 들어 있는 기존 샘플 프로젝트 데이터를 모두 삭제합니다.
B4 셀부터 시작해 B열에 프로젝트 제목을 입력합니다. 원하는 만큼 많은 프로젝트를 자유롭게 입력할 수 있습니다.
통합 문서 하단의 Project Plan(프로젝트 계획) 시트를 클릭합니다. Project Plan 시트는 템플릿의 메인 시트로, 전체 작업과 프로젝트 지표, 상태 보고서를 보여줍니다. 이 시트에서는 대시보드와 간트 차트를 통해 모든 프로젝트를 한눈에 확인할 수 있습니다.
시트 상단의 All Projects 메뉴 옆에 있는 아래 화살표를 클릭한 후, 드롭다운 메뉴에서 첫 번째 프로젝트를 선택합니다.
프로젝트 이름, 고객명, 프로젝트 관리자 등 첫 번째 프로젝트의 세부 정보를 입력합니다.
입력이 완료되면 시트 상단의 All Projects 메뉴 옆의 아래 화살표를 다시 클릭합니다.
이번에는 드롭다운 메뉴에서 두 번째 프로젝트를 선택하면 새 버전의 시트가 열립니다.
두 번째 프로젝트의 이름, 고객명, 프로젝트 관리자 등 세부 정보를 입력합니다.
완료한 후에는 위 과정을 반복하여 원하는 만큼 새로운 프로젝트와 세부 정보를 계속 추가할 수 있습니다.
Data Sheet에 새 작업 추가하기
Data Sheet는 진행 중인 프로젝트 활동과 그 세부 정보를 체계적으로 입력할 수 있는 시트입니다. Data Sheet에는 각 프로젝트별 작업과 해당 프로젝트 활동을 추적할 수 있는 필드가 포함되어 있습니다. 데이터 시트에서는 프로젝트별 작업을 추가하고, 특정 작업에 팀원을 배정하며, 시작일과 예상 완료일을 기록할 수 있습니다. 프로젝트 아래에 새 작업을 추가하려면 아래 단계를 따르세요.
통합 문서 하단의 Data Sheet 탭으로 이동합니다.
Project 열에서 프로젝트 제목을 선택합니다.
Task 열에 새 작업을 추가합니다.
Responsible 열에 작업이 배정된 담당자의 이름을 입력합니다.
Start Date 열에 담당자가 작업을 시작해야 하는 날짜를 지정합니다.
Days Required 열에는 각 작업마다 팀원이나 담당자가 프로젝트 활동을 완료하는 데 필요한 일수를 입력합니다. 이 진행 데이터는 대시보드와 간트 차트에 프로젝트 상태로 표시됩니다.
Progress라는 별도의 열에서는 완료된 작업의 진행률을 백분율로 매일 업데이트할 수 있습니다.
변경 사항을 저장합니다.
Data Sheet에서 변경한 내용은 Project Plan과 Project Summary에 자동으로 반영됩니다.
여기에서 프로젝트의 전체 상태를 확인하고, 완료된 프로젝트 비율과 남아 있는 작업 비율을 차트로 한눈에 볼 수 있습니다.
이것으로 끝입니다!
