편지 병합은 몇 년 동안 전화하지 않은 오랜 친구 중 하나와 같습니다. 필요로 하는 날까지 과소평가되고 무시됩니다.
마지막 순간에 수백 명의 초대를 관리하는 작업을 위임받을 때까지는 그 잠재력을 깨닫지 못합니다. 아마도 그들은 결혼식 초대장의 무리이거나 임박한 좀비 종말에 대한 적색 경보일 것입니다. 또는 주소 라벨과 이름 배지를 인쇄하는 것과 같이 무해한 것일 수도 있습니다.
괜찮아요. 몇 번의 클릭만으로 Microsoft Outlook 2016에서 개인화된 대량 이메일을 보낼 수 있습니다. 그리고 하루를 저장하십시오.
편지 병합은 언제 사용해야 합니까?
앞서 나가기 전에 편지 병합은 기본적으로 동일하지만 각 문서에 고유한 세부 정보가 포함된 여러 문서를 만들 때 사용됩니다. 이메일은 동일한 형식과 동일한 텍스트 및 그래픽(있는 경우)을 공유합니다. 예를 들어, 텍스트는 동일하지만 이름, 주소 또는 제목 비트가 각각 고유한 초대장입니다.
메일 병합 - 여러 사람에게 메시지를 이메일로 보내는 것과 달리 - 메시지의 각 수신자를 유일한 수신자로 지정 .
지금까지 내가 찾은 최고의 활용법 - 대량 이메일을 각 고용주에 대한 맞춤형 세부 정보가 포함된 구직 도구로 사용하십시오.
편지 병합 기능은 다음 두 부분을 사용합니다.
- 기본 상수 문서 (여기:Microsoft Word) 이메일 본문을 작성하는 곳입니다.
- 변경 가능한 데이터 소스 (여기:Microsoft Outlook 연락처)는 일반적으로 받는 사람의 주소와 이름입니다.
이 둘은 "병합"됩니다. Outlook이 Microsoft Office 제품군의 일부이므로 이 기능을 사용하여 메일을 대량으로 보낼 수 있습니다. 스팸은 아니지만 메일 병합을 사용하여 원치 않는 이메일을 폭탄으로 만들 수 있다고 생각합니다.
Microsoft Office를 사용하면 주소 세부 정보에 대해 다양한 데이터 소스를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 Excel 스프레드시트나 Access 데이터베이스를 사용할 수도 있습니다. 여기에서 Microsoft Outlook 연락처를 사용하여 이메일을 보내게 됩니다.
편지 병합을 위한 연락처 풀 준비
이제 Microsoft Outlook을 실행한 후의 단계를 세분화해 보겠습니다.
1. 사람 열기 연락처 목록을 표시합니다.
개인화된 이메일 목록에 포함할 연락처(CTRL + 클릭)를 선택합니다. 방대한 목록을 더 쉽게 관리하려면 정렬을 사용하세요. 사용 가능한 옵션(전체 옆에 있는 드롭다운 화살표 클릭 ). 더 쉽게 관리할 수 있도록 동일한 드롭다운을 통해 카테고리별로 정렬할 수 있습니다.
참고: 메일 병합은 메일 그룹에서 작동하지 않습니다.
2. 메일 병합을 선택합니다. 리본> 홈> 작업 그룹에서 .
3. 지금 표시되어야 하는 편지 병합 연락처 화면에서 선택한 연락처만을 선택합니다. 개인화된 이메일이 연락처의 선별된 배치를 의미하는 경우. 아래의 병합 옵션 섹션에서 다음 매개변수를 선택합니다.
- 문서 유형: 양식 편지
- 병합 대상: 이메일
- 메시지 제목: 모든 이메일의 제목은 변경되지 않습니다.
4. 확인을 클릭합니다. 그러면 Microsoft Word가 실행되어 개인화된 메시지를 작성할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 맞춤형 메시지 작성
리본의 우편물 탭은 전면 중앙에 있습니다. 여기에서 개인화된 인사말으로 대량 이메일을 시작하고 싶을 것입니다. . 메일링에서 Microsoft Word의 탭에서 인사말을 선택합니다. .
보시다시피 대화 상자는 Mr. Randall의 이름으로 미리 채워져 있습니다. 이것은 연락처 목록에 있는 이름의 자리 표시자일 뿐입니다. 바로 아래에서 목록에서 이름의 미리보기를 확인할 수 있습니다. 여기에 제공된 옵션으로 항목을 사용자 정의할 수 있습니다.
병합 필드는 메일링 목록의 열 머리글에서 가져옵니다. 따라서 불일치가 있는 경우 일치 필드를 사용합니다. 병합이 정확하게 유지되도록 합니다. 원하는 필드가 "일치하지 않음"이라고 표시되면 해당 필드의 드롭다운 목록을 선택한 다음 목록에서 해당 열과 일치하는 열 이름을 선택하십시오.
확인을 클릭하면 여기에서 나가면 인사줄 자리 표시자(Dear Mr....)가 Word 문서에 배치됩니다.
기억: 추가 필드가 있는 문서에 추가 정보를 입력할 수 있습니다.
병합 필드 삽입을 클릭합니다. 이 데이터는 원본 데이터 원본(이 경우 Microsoft Outlook의 연락처 정보)에 있어야 합니다. 예를 들면 집 주소, 집 전화번호, 직위 등이 있습니다. 작은 드롭다운 화살표를 클릭하면 전체 목록을 볼 수 있습니다.
인사말 형식을 지정합니다. 인사말 라인의 서식을 원하는 방식으로 지정하려면 각 끝에 있는 표시를 포함하여 전체 필드를 강조 표시합니다. 홈으로 이동 탭을 클릭하고 글꼴 설정을 사용합니다. 또한 줄 간격을 설정합니다. 줄 간격이 문서의 나머지 부분에 있는 간격과 일치하는지 확인합니다.
지금 메시지를 입력하세요
메시지의 시작은 <
이메일 본문이 완료되면 마침 및 병합> 이메일 메시지 보내기를 클릭합니다. .
이메일로 병합 대화 상자가 열립니다. 확인을 클릭합니다. .
그런 다음 MS Word는 전자 메일을 플래시에 자동으로 게시하는 작업을 수행합니다. Word에서 각 주소로 개별 전자 메일을 보냅니다. 다른 수신자를 참조하거나 숨은 참조할 수 없으며 첨부파일을 추가할 수 없습니다. 이메일로.
연락처와 같은 데이터 소스와의 링크도 저장하므로 편지 병합에 사용한 문서를 저장할 수 있습니다. 편지 병합 문서를 열 때 예를 선택합니다. Word에서 연결을 유지하라는 메시지가 표시되면
귀하의 이메일 도구 세트에 이 시간 절약 기능 추가
일단 익숙해지면 전체 프로세스가 처음부터 끝까지 몇 분 밖에 걸리지 않습니다. 동시에 한 사람을 위한 이메일을 작성하는 데 소요되지만 이제 그룹을 위해 작성할 수 있습니다. 그룹의 규모는 중요하지 않습니다.
또한 받는 사람의 이름을 인사말로 사용하는 것도 좋은 그룹 전자 메일 동작입니다. 그것은 이메일에 더 개인적인 느낌을 줍니다. CC-ed 이메일에는 뭔가 부족합니다.
다음으로 편지 병합을 시도하여 편지, 레이블 및 봉투를 인쇄할 수 있습니다. Microsoft Outlook PST 파일을 병합하는 쉬운 방법에 대해 배우고 싶을 수도 있습니다. 더 많은 Outlook 팁이 필요하십니까? 그런 다음 Outlook의 잘 알려지지 않은 기능을 살펴보겠습니다.