메일 병합(Mail Merge)은 오랫동안 연락하지 않았던 옛 친구 같은 기능입니다. 평소에는 존재감이 없어 무시하기 쉽지만, 정말 절실한 순간이 오면 그 가치를 실감하게 되죠.
수백 통의 초대장을 마감 직전에 발송해야 하는 임무를 맡기 전까지는 그 잠재력을 깨닫지 못하는 경우가 많습니다. 결혼식 초대장일 수도 있고, 긴급 공지 메일일 수도 있겠죠. 아니면 주소 라벨이나 명찰 인쇄처럼 단순한 작업일 수도 있습니다.
걱정하지 마세요. Microsoft Outlook 2016과 Word의 메일 병합 기능을 활용하면 클릭 몇 번으로 몇 분 안에 개인화된 대량 이메일을 보낼 수 있습니다.
메일 병합은 언제 사용해야 할까?
메일 병합은 기본적으로 내용이 동일하면서도 문서마다 고유한 세부 정보가 들어가야 하는 여러 문서를 만들 때 사용합니다. 모든 이메일이 같은 형식과 본문, 이미지를 공유하되, 이름·주소·제목 등 일부 정보만 수신자마다 달라지는 방식입니다. 예를 들어 본문은 그대로 두고 받는 사람 이름만 바뀌는 초대장이 대표적입니다.
여러 명에게 한꺼번에 이메일을 보내는 것과 달리, 메일 병합의 핵심은 각 수신자가 유일한 받는 사람이 된다는 점입니다.
특히 취업 준비할 때 강력한 도구로 활용할 수 있습니다. 지원 회사마다 세부 내용을 조금씩 다르게 넣어 맞춤형 지원 메일을 대량으로 보낼 수 있기 때문입니다.
메일 병합은 두 가지 요소로 구성됩니다.
- 고정 문서(본문): 여기서는 Microsoft Word로 작성하는 이메일 본문
- 변경 데이터 원본: 여기서는 Microsoft Outlook 연락처에 저장된 수신자의 이름과 주소 등 정보
이 둘이 '병합'되면서 Outlook에서 각 연락처에 맞게 개인화된 메일을 일괄 발송할 수 있습니다. 물론 잘못 사용하면 스팸성 광고 메일을 뿌리는 데 악용될 수 있지만, 올바르게 쓰면 매우 유용한 기능입니다.
Microsoft Office에서는 주소 데이터 원본을 자유롭게 선택할 수 있습니다. Excel 스프레드시트나 Access 데이터베이스도 가능하지만, 이 글에서는 Outlook 연락처를 활용해 이메일을 보내는 방법을 알아보겠습니다.
1단계: 메일 병합용 연락처 목록 준비하기
Microsoft Outlook을 실행한 후 아래 순서대로 진행하세요.
1. 하단 탐색 창에서 사람(People)을 열어 연락처 목록을 표시합니다.
개인화 이메일에 포함할 연락처를 Ctrl + 클릭으로 선택합니다. 목록이 방대하다면 모두(All) 옆의 드롭다운 화살표를 눌러 정렬(Sort) 옵션을 활용하세요. 범주(Categories)별로 정렬하면 대규모 목록도 훨씬 관리하기 쉬워집니다.
주의: 메일 병합은 배포 목록(Distribution List)과는 호환되지 않습니다.
2. 리본 메뉴에서 홈 > 작업 그룹 > 메일 병합(Mail Merge)을 선택합니다.
3. 메일 병합 연락처 화면에서 특정 연락처만 대상으로 한다면 선택한 연락처만(Only selected contacts)을 선택합니다. 아래 병합 옵션(Merge options) 섹션에서는 다음과 같이 설정합니다.
- 문서 종류(Document type): 편지 양식(Form Letters)
- 병합 대상(Merge to): 전자 메일(Email)
- 메시지 제목(Message Subject Line): 모든 이메일에 동일하게 적용될 제목 입력
4. 확인(OK)을 클릭하면 Microsoft Word가 실행되며, 개인화된 메시지를 작성할 수 있게 됩니다.
2단계: Word에서 개인화된 메시지 작성하기
Word가 열리면 리본 메뉴에 메일ings(Mailings) 탭이 나타납니다. 대량 이메일은 개인화된 인사말로 시작하는 것이 좋으므로, Mailings 탭에서 인사말 줄(Greeting Line)을 선택하세요.
대화 상자에는 예시 이름이 미리 채워져 있는데, 이것은 연락처 목록의 실제 이름이 들어갈 자리 표시자일 뿐입니다. 그 아래에서 목록에 있는 이름들의 미리 보기를 확인할 수 있으며, 제공된 옵션으로 표시 형식을 자유롭게 조정할 수 있습니다.
병합 필드는 메일ing 목록의 열 제목에서 가져옵니다. 따라서 항목이 서로 맞지 않으면 필드 일치(Match Fields)를 사용해 병합이 정확하게 이루어지도록 해야 합니다. 원하는 필드가 "일치하지 않음(Not Matched)"으로 표시되면 해당 필드의 드롭다운 목록을 열고 목록의 열 이름과 일치하는 항목을 선택하세요.
확인(OK)을 누르고 나오면 Word 문서에 인사말 자리 표시자(예: ○○님께...)가 삽입됩니다.
팁: 추가 필드를 활용하면 문서에 더 많은 정보를 넣을 수 있습니다.
병합 필드 삽입(Insert Merge Field)을 클릭하면 Outlook 연락처에 저장된 데이터(집 주소, 집전화, 직함 등)를 본문에 넣을 수 있습니다. 드롭다운 화살표를 클릭하면 전체 목록을 확인할 수 있습니다.
인사말 서식 지정. 인사말 줄의 서식을 변경하고 싶다면 양 끝의 표시를 포함해 필드 전체를 선택한 뒤, 홈(Home) 탭의 글꼴 설정을 사용하세요. 또한 줄 간격(Line Spacing)을 조절해 문서의 나머지 부분과 간격이 어색하지 않도록 맞추는 것이 좋습니다.
3단계: 본문 작성 후 메일 발송하기
메시지의 시작 부분은 <
본문 작성이 끝나면 마침 및 병합(Finish & Merge) > 전자 메일 메시지 보내기(Send E-mail Messages)를 클릭합니다.
전자 메일에 병합(Merge to E-mail) 대화 상자가 열리면 확인(OK)을 클릭하세요.
그러면 MS Word가 자동으로 각 주소에 개별 이메일을 순식간에 발송해 줍니다. 참고로 이 방식에서는 CC나 BCC로 다른 수신자를 추가할 수 없으며, 첨부 파일도 추가할 수 없습니다.
메일 병합에 사용한 문서는 저장해 두는 것이 좋습니다. 데이터 원본인 연락처와의 연결 정보까지 함께 저장되기 때문입니다. 이후 병합 문서를 다시 열 때 Word가 연결 유지 여부를 묻으면 예(Yes)를 선택하면 됩니다.
이메일 업무 시간을 크게 줄여 주는 필수 기능
한 번 익숙해지면 처음부터 끝까지 걸리는 시간은 고작 몇 분입니다. 한 사람에게 이메일 하나 쓰는 시간으로, 규모에 상관없이 여러 명에게 개인화된 메일을 보낼 수 있게 되는 것이죠.
또한 받는 사람의 이름으로 인사말을 시작하는 것은 좋은 그룹 메일 예절이기도 합니다. CC로 여러 명에게 보내는 메일에는 없는 개인적인 느낌을 더해 줍니다.
메일 병합은 편지, 라벨, 봉투 인쇄에도 활용할 수 있습니다. Outlook PST 파일을 손쉽게 병합하는 방법도 함께 익혀 두면 좋고, 더 많은 Outlook 팁이 필요하다면 잘 알려지지 않은 Outlook 숨은 기능들을 살펴보는 것도 추천합니다.