Gmail 메일 머지란?
'메일 머지(mail merge)'라는 용어가 마치 90년대의 유물처럼 느껴질 수 있지만, 사실 아직도 수많은 연락처에 대량으로 이메일을 보낼 때 가장 확실한 방법입니다. 게다가 똑똑한 Gmail 애드온 덕분에 요즘은 그 어느 때보다 손쉽게 활용할 수 있습니다.
이번 글에서는 Google Sheets용 "Mail Merge with Attachments" 애드온을 이용해 Gmail에서 메일 머지를 보내는 방법을 단계별로 알려드립니다.
참고: 무료 버전은 하루 최대 50통까지만 발송할 수 있지만, 며칠에 걸쳐 나눠 예약 발송하면 한계를 보완할 수 있습니다. 프리미엄 버전(29달러)은 일반 Gmail 계정 기준 하루 250통, Google Workspace(구 Google Apps for Work) 계정이라면 1,500통까지 발송이 가능합니다.
1. 메일 머지 애드온 설치하기
가장 먼저 메일 머지 애드온을 Gmail 계정에 추가합니다. 이 과정에서는 Google 계정에 로그인되어 있어야 합니다.
2. 병합 템플릿 만들기
빈 Google Sheets 문서를 연 뒤, 상단 메뉴에서 [확장 프로그램 → Mail Merge with Attachments → Create Merge Template]를 선택하세요.
그러면 발송 대상 연락처 목록을 관리하는 데 필요한 여러 카테고리(열)가 자동으로 생성됩니다.
3. 연락처 가져오기
연락처를 직접 입력할 수도 있지만, Google 주소록에 이미 필요한 연락처가 있다면 가져오기 기능을 활용하는 편이 훨씬 편리합니다.
[확장 프로그램 → Mail Merge with Attachments → Import Google Contacts]로 이동한 후, 추가할 주소록 그룹을 선택하면 됩니다. 아직 발송 대상 그룹을 만들지 않았다면 Google 주소록에서 먼저 그룹을 생성해 두는 것이 좋습니다.
4. 첨부 파일 추가하기
연락처를 모두 불러왔다면, 메일 머지에 첨부 파일을 추가할 수 있습니다. 특정 수신자에게만 파일을 보내려면 'File Attachments' 열에서 해당 연락처에 해당하는 셀을 선택하세요.
이후 [확장 프로그램 → Mail Merge with Attachments → Add File Attachments]를 클릭하고, 첨부 파일을 가져올 위치를 선택합니다.
첨부 파일이 추가되면 시트 안의 다른 수신자에게 복사-붙여넣기 할 수 있습니다. 모든 수신자에게 동일한 파일을 보내려면 첨부 파일이 있는 셀의 오른쪽 아래 모서리로 마우스를 옮겨 커서가 검은 십자가로 바뀌면, 클릭한 상태로 연락처 목록 끝까지 드래그하면 됩니다.
5. 예약 발송 설정하기
특정 날짜와 시간에 이메일을 보내고 싶다면 'Scheduled Date' 열에 'dd/mm/yyyy hh:mm' 형식으로 원하는 일시를 입력하고, 필요한 만큼 다른 행에도 복사-붙여넣기 하면 됩니다.
6. 메시지 작성하기
이제 본문을 작성할 차례입니다. [확장 프로그램 → Mail Merge with Attachments → Configure Mail Merge]로 이동하세요.
새 창이 열리면 발송에 필요한 세부 정보를 입력합니다. 프리미엄 버전 사용자라면 이메일 열람 여부 추적 같은 추가 옵션도 함께 설정할 수 있습니다.
Continue(계속)를 클릭한 뒤, 기존 Gmail 초안을 템플릿으로 사용할지, 아니면 일반 텍스트나 HTML로 새 템플릿을 직접 작성할지 선택합니다.
어떤 방식을 고르더라도 수신자마다 달라지는 부분은 이중 중괄호({{ }})로 표시해야 합니다. 변수는 스프레드시트의 열을 기준으로 하므로, 새로운 변수를 추가하고 싶다면 먼저 시트에 해당 열을 추가해야 합니다. 기본 템플릿 변수만으로도 아래와 같은 메일 머지를 만들 수 있습니다.
테스트 메일을 발송해 메일 머지가 제대로 설정됐는지 확인한 후, 준비가 완료되면 'Run Mail Merge' 버튼을 눌러 실제 발송을 시작하면 됩니다!
마무리
이제 직접 메일 머지를 보낼 준비가 되었습니다. 여기서는 기본적인 방법만 다뤘지만, 이메일에는 원하는 만큼 다양한 변수를 추가할 수 있습니다. 단, 반드시 메일 머지 스프레드시트에 해당 열을 먼저 추가해야 한다는 점만 잊지 마세요.