Microsoft Word의 편지 병합(Mail Merge) 기능을 활용하면 매번 편지를 일일이 수정하지 않고도 개인화된 편지와 이메일을 대량으로 보낼 수 있습니다. 문서를 원하는 형태로 작성한 뒤, 데이터 원본에서 자동으로 채워질 데이터 필드의 자리 표시자만 넣어두면 됩니다.
예를 들어 지인들에게 안부를 묻는 편지 한 통을 준비하되, 이름과 도시가 사람마다 다르게 들어가도록 만들 수 있습니다. John에게 보내는 편지에는 John의 이름과 그의 도시가, Mike에게 보내는 편지에는 Mike의 이름과 그의 도시가 자동으로 입력되는 방식입니다.
엑셀 스프레드시트로 받는 사람 목록 만들기
먼저 받는 사람 목록과 관련 데이터를 하나의 데이터 원본으로 모아야 합니다. 가장 간단한 방법은 Microsoft Excel 스프레드시트를 만들어 모든 받는 사람의 정보를 입력하는 것입니다. 이렇게 만든 엑셀 데이터를 Word의 편지 병합 문서에서 불러와 사용할 수 있습니다.
- 시작 메뉴 검색창에서 Microsoft Excel을 검색해 실행합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 홈 탭을 클릭하고 오른쪽 창에서 새 통합 문서를 선택합니다. 그러면 빈 워크시트가 생성됩니다.
- 편지 병합에 사용할 받는 사람 데이터를 입력하기 시작합니다. 첫 번째 행에는 반드시 데이터의 머리글(헤더)을 입력하세요. 예를 들어 이름을 입력할 열이라면 첫 행에 Name이라고 적는 식입니다.
- 다음 예시에서는 네 명의 데이터로 구성된 표를 만들었습니다. Word에서 이 네 사람 각각에게 개인화된 편지를 만들어 보겠습니다.
- 상단의 파일 메뉴를 클릭하고 왼쪽 사이드바에서 저장을 선택한 뒤 찾아보기 버튼을 클릭합니다.
- 바탕 화면으로 이동해 스프레드시트 이름을 입력하고 저장 버튼을 눌러 바탕 화면에 저장합니다. 나중에 Word에서 파일을 불러올 때 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 컴퓨터에서 Microsoft Excel을 닫습니다.
Microsoft Word에서 문서 준비하기
모든 받는 사람에게 보낼 공통 내용이 담긴 일반적인 편지를 작성해야 합니다. 인사말, 근황을 묻는 내용, 전하고 싶은 이야기처럼 모든 수신자에게 동일하게 들어갈 부분을 작성하면 됩니다.
받는 사람의 정보가 들어가야 할 자리는 비워둡니다. 해당 부분은 아래에서 편지 병합을 시작할 때 채워 넣게 됩니다.
- 시작 메뉴에서 Microsoft Word를 실행합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 홈을 클릭하고 오른쪽 창에서 새 문서를 선택합니다. 원한다면 템플릿을 사용할 수도 있습니다.
- 빈 문서가 열리면 받는 사람들에게 보낼 편지 내용을 작성합니다.
- 색상, 서식, 글꼴 스타일 등은 자유롭게 꾸미면 됩니다. 여기서는 상단에 이름이, 하단에 도시가 들어가는 간단한 편지를 만들었습니다.
- 문서를 열어 둔 상태로 유지하세요. 다음 섹션에서 이 문서로 편지 병합을 진행합니다.
Microsoft Word에서 편지 병합 만들기
Microsoft Word는 단계별 마법사를 통해 편지 병합을 만들 수 있도록 지원합니다. 덕분에 사용할 편지 선택, 받는 사람 추가, 편지 내용 동적 변경 등을 아주 쉽게 처리할 수 있습니다.
- Word에서 편지가 열려 있는 상태에서 상단의 메일 탭을 클릭하고, 편지 병합 시작 옵션을 선택한 후 단계별 편지 병합 마법사를 고릅니다.
- 화면 오른쪽에 새 창이 나타납니다. 첫 번째 섹션인 문서 종류 선택에서 편지(Letters)를 선택합니다. 이메일로 보내고 싶다면 전자 메일 메시지(E-mail messages)를 선택할 수도 있습니다.
그런 다음 하단의 다음: 시작 문서를 클릭해 계속 진행합니다. - 다음 화면에서 Word는 편지 병합에 사용할 문서를 묻습니다. 현재 작성 중인 편지를 사용하려면 현재 문서 사용 옵션을 클릭합니다.
편지가 다른 Word 파일에 있다면 기존 문서에서 시작을 클릭해 해당 파일을 불러오세요.
이후 하단의 다음: 받는 사람 선택을 클릭합니다. - 받는 사람 선택 섹션에서 기존 목록 사용을 선택합니다. 이미 받는 사람 데이터가 담긴 엑셀 스프레드시트를 만들어 두었기 때문입니다.
아직 데이터를 정리하지 않았다면 새 목록 입력 옵션을 선택할 수도 있습니다.
그다음 찾아보기를 클릭해 엑셀 스프레드시트를 가져옵니다. - 바탕 화면으로 이동해 앞서 만든 엑셀 스프레드시트를 더블클릭합니다. 그러면 Word에서 스프레드시트가 열립니다.
- Word가 스프레드시트에서 어떤 시트를 사용할지 묻습니다. 데이터가 있는 시트를 선택하고, 첫 데이터 행에 열 머리글 포함 옵션에 체크한 뒤 확인을 클릭합니다.
- 목록에 있는 모든 사람을 사용하고 싶지 않다면, 편지 병합에 포함할 받는 사람을 직접 선택할 수 있습니다. 편지에 포함할 사람의 체크박스에 체크하세요.
목록 아래의 세부 옵션을 사용하면 받는 사람을 정렬하거나 필터링할 수 있습니다. 정렬(Sorting)은 레코드를 오름차순·내림차순으로 정렬하고, 필터(Filtering)는 필드 값을 비교해 필요 없는 항목을 걸러냅니다.
마지막으로 하단의 확인을 클릭합니다. - 하단의 다음: 편지 쓰기를 클릭합니다.
- 다음 화면에서는 데이터 필드를 편지에 삽입할 수 있습니다. 편지에서 데이터 필드를 추가할 위치에 커서를 놓고 오른쪽 창의 추가 항목(More items)을 클릭합니다.
- 추가할 데이터 필드를 선택하고 하단의 삽입을 클릭합니다.
- 편지에 필요한 모든 데이터 필드를 삽입해야 완성된 편지에 필요한 정보가 모두 들어갑니다. 완료했다면 다음: 편지 미리 보기를 클릭합니다.
- 편지 병합 결과로 생성될 편지를 미리 볼 수 있습니다. 좌우 화살표 아이콘을 클릭하면 각 받는 사람의 편지를 차례로 확인할 수 있습니다.
확인 후 다음: 병합 완료를 클릭합니다. - 이제 인쇄를 클릭해 개인화된 편지를 출력하거나, 개별 편지 편집을 선택해 편지 내용을 수정할 수 있습니다.
편지 병합은 Microsoft Word에서 시간을 크게 절약해 주는 강력한 기능입니다.
Word에서 여러 문서를 하나로 병합할 수 있다는 사실도 알고 계셨나요? 이미 개인화된 편지를 작성해 두었고 이를 하나의 파일로 합치고 싶을 때 특히 유용합니다.