편지 병합(Mail Merge) 기능을 활용하면 자리 표시자(placeholder)를 이용해 대량의 이메일과 편지를 손쉽게 개인화할 수 있습니다. 준비물은 연락처 데이터베이스와 이메일 또는 편지 템플릿 두 가지뿐입니다.
이 글에서는 Microsoft Word에서 Excel 데이터베이스를 연동해 편지 병합을 만드는 방법을 단계별로 안내합니다. 설명은 Word 및 Excel 2016 버전을 기준으로 작성되었지만, 다른 버전에서도 동일한 과정으로 진행할 수 있습니다.
엑셀(Excel) 데이터로 편지 병합 준비하기
편지 병합은 데이터베이스에 저장된 정보를 가져와 각각의 자리 표시자에 배치함으로써 대량 이메일을 개인화합니다. 데이터 원본으로 활용할 수 있는 항목은 다음과 같습니다.
1. Microsoft Excel 스프레드시트를 엽니다.
2. 편지 병합을 진행할 때 Word에서 직접 연락처 목록을 새로 만들 수 있습니다.
3. Microsoft Outlook 앱에서 연락처 데이터를 가져올 수 있습니다.
그 외에도 아래 두 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 호환 가능한 파일 형식으로 저장된 Gmail 연락처
- Microsoft SQL Server
Word에서 편지 병합을 사용할 때는 Microsoft Excel 통합 문서를 데이터 원본으로 사용하는 것이 가장 좋습니다. 즉, 먼저 Excel로 데이터베이스를 만들어 두면 이후 Word에서 바로 활용할 수 있습니다.
연락처 정보가 담긴 Excel 파일이 없다면, 연습용 샘플 Excel 파일을 내려받아 사용해도 됩니다.
대량 이메일이나 편지에 오류가 생기지 않도록 하려면, 아래 사항에 맞춰 Excel 파일을 미리 정리해야 합니다.
- 첫 번째 행에는 A1 셀부터 시작하는 열 제목만 입력해야 합니다. Word는 편지 병합 시 이 열 제목들을 병합 필드(Merge Fields)로 인식합니다.
- 열 제목은 이메일이나 편지 템플릿 문서에서 사용할 자리 표시자 이름과 일치하도록 수정하세요.
- 스프레드시트에는 한 행당 한 명의 연락처 데이터가 들어가도록 구성해야 합니다. 예를 들어 이 튜토리얼에서는 고객 James Butt의 모든 연락처 정보가 A2 셀부터 J2 셀까지에 저장되어 있습니다.
- 우편번호, 할인율, 마일리지, 통화 금액 등 숫자 데이터는 반드시 적절한 숫자 서식으로 지정해야 합니다.
- 서식을 변경하려면 해당 숫자가 있는 셀이나 셀 범위를 선택합니다.
- 홈 탭의 리본 메뉴에서 표준(General) 옆의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
모든 추가 및 수정 작업은 Word 편지 병합 문서를 Excel 데이터베이스 파일과 연결하기 전에 완료해야 합니다. 변경을 마쳤다면 Excel 파일을 저장하세요.- 연락처가 담긴 Excel 데이터베이스 파일은 컴퓨터의 로컬 저장소에 있어야 합니다.
- 모든 데이터가 Excel 통합 문서의 첫 번째 시트에 위치하도록 하세요.
워드(Word)에서 편지 병합 실행하기
Excel에서 데이터베이스를 만들었다면, 이제 여러 수신자에게 보낼 이메일 또는 편지 템플릿을 엽니다. 아래 단계를 순서대로 따라 해 보세요.
1. 리본 메뉴에서 메일 탭(Mailings)을 클릭합니다.
2. 편지 병합 시작 그룹에서 편지 병합 시작(Start Mail Merge)을 클릭합니다.
3. 여섯 가지 편지 병합 문서 유형이 표시됩니다. 그중 편지(Letters) 또는 전자 메일 메시지(E-mail Messages)를 클릭합니다.
4. 편지 병합 시작 그룹에서 받는 사람 선택(Select Recipients)을 클릭합니다. '새 목록 입력', '기존 목록 사용', 'Outlook 연락처에서 선택' 등의 옵션이 나타납니다.
5. 연락처 목록을 템플릿 편지에 연결하는 방식에 따라 위 세 가지 옵션 중 원하는 것을 고르면 됩니다. 이 튜토리얼에서는 앞서 만들었거나 내려받은 Excel 데이터베이스를 활용하기 위해 기존 목록 사용(Use an Existing List)을 선택합니다.
6. 데이터 원본 선택(Select Data Source) 대화 상자에서 Excel 데이터베이스 파일이 저장된 폴더를 찾습니다. 파일을 찾았으면 선택한 후 열기(Open)를 클릭해 데이터베이스를 Word의 편지 병합에 불러옵니다.
7. 테이블 선택(Select Table) 대화 상자가 나타나면, 설정을 변경하지 않고 확인(OK)을 눌러 창을 닫습니다.
8. 잘하셨습니다! 이제 원본 데이터가 Word 편지 병합 프로그램에 성공적으로 연결되었습니다.
9. Word는 데이터베이스의 열 제목과 병합 필드 항목을 자동으로 매칭합니다. 올바르게 연결되었는지 확인하려면 리본 메뉴의 메일 탭에 있는 필드 작성 및 삽입 그룹에서 필드 일치(Match Fields)를 클릭합니다.
10. 필드 일치 대화 상자가 열립니다. 왼쪽 열에는 병합 필드 항목이 표시되고, 오른쪽에는 연결된 Excel 데이터베이스의 대응 데이터가 나타납니다.
11. Outlook 연락처나 Gmail에서 내보낸 연락처 등 다른 데이터 원본을 사용하는 경우에도 절차는 동일합니다. 목록을 스크롤하며 잘못 매칭된 항목이 없는지 확인한 뒤 확인(OK)을 클릭해 창을 닫습니다.
12. 템플릿 편지에서 커서를 첫 글자 앞에 놓고 Enter 키를 몇 번 눌러 편지 본문 위에 여백을 만듭니다.
13. 문서 상단에 커서를 둔 다음, 리본 메뉴의 메일 탭에 있는 필드 작성 및 삽입 그룹에서 주소 블록(Address Block)을 클릭합니다.
14. 주소 블록 삽입(Insert Address Block) 대화 상자의 왼쪽에서 이름, 회사명, 주소, 국가 등의 서식 옵션을 선택할 수 있습니다. 오른쪽에는 주소 블록의 미리 보기가 표시됩니다.
15. 입력 데이터가 잘못 연결된 부분이 있다면 필드 일치 옵션을 사용해 수정할 수 있습니다. 확인(OK)을 클릭하면 꺾쇠 괄호(<>)로 감싸진 AddressBlock이 편지에 삽입됩니다.
16. 다음으로, AddressBlock 아래 한 줄 간격을 둔 위치에서 필드 작성 및 삽입 그룹의 인사말 줄(Greeting Line)을 클릭합니다.
17. 인사말 줄 삽입(Insert Greeting Line) 대화 상자가 나타납니다. 원하는 대로 설정을 조정한 후 확인(OK)을 클릭하면 꺾쇠 괄호로 감싸진 GreetingLine이 편지에 표시됩니다.
18. 리본 메뉴의 미리 보기 결과(Preview Results) 명령을 클릭하면 완성된 편지의 모습을 미리 확인할 수 있습니다.
19. AddressBlock과 GreetingLine 외에도 사용자 지정 병합 필드를 추가할 수 있습니다. 예를 들어 편지 본문에 차량 제조사 및 모델(Vehicle Make and Model) 정보를 넣고 싶다고 가정해 보겠습니다.
20. 이를 위해 편지 병합에 연결된 Excel 데이터베이스 파일을 열고 Vehicle Make and Model이라는 열 제목을 추가합니다. 차량 정보를 입력한 뒤 Excel 파일을 저장합니다.
21. 이제 편지 병합 Word 문서로 돌아가 4번, 5번, 6번 단계를 다시 반복합니다.
22. 편지 본문에서 원하는 단어나 몇 개의 단어를 선택한 후, 필드 작성 및 삽입 그룹의 병합 필드 삽입(Insert Merge Field)을 클릭합니다.
23. 병합 필드 삽입 창에서 데이터베이스 필드(Database Fields)를 선택한 다음 Vehicle Make and Model을 고릅니다. 삽입(Insert)을 클릭하면 사용자 지정 병합 필드가 추가됩니다.
24. 이런 방식으로 원하는 만큼 변수 자리 표시자를 추가해 발송하는 편지나 이메일을 세부적으로 맞춤 설정할 수 있습니다. Word 편지 병합은 데이터를 수신자 이름에 맞춰 자동으로 매칭해 줍니다.
25. 리본 메뉴에서 마침 및 병합(Finish & Merge) 명령을 클릭한 후 문서 인쇄(Print Documents) 또는 전자 메일 메시지 보내기(Send Email Messages)를 선택합니다. 발송 전에 이메일이나 편지를 검토하고 싶다면 개별 문서 편집(Edit Individual Documents)을 클릭해 교정 작업을 거칠 수도 있습니다.
편지 병합으로 이메일 업무 효율 높이기
이제 Microsoft Word와 Excel을 활용한 편지 병합 방법을 익히셨습니다. 편지 병합을 사용하면 맞춤형 이메일을 더 빠르게 발송하고, 업무상 또는 개인적인 연락처와 좋은 관계를 유지할 수 있습니다. Word를 꾸준히 활용해 업무와 일상을 그 어느 때보다 편리하게 만들어 보세요.