편지 병합을 사용하면 자리 표시자를 사용하여 대량 전자 메일과 편지를 개인화할 수 있습니다. 연락처 데이터베이스와 이메일 또는 편지 템플릿만 있으면 됩니다.
이 기사에서는 Excel 데이터베이스를 사용하여 Microsoft Word 편지 병합을 만드는 방법을 보여줍니다. 단계는 Microsoft Word 및 Excel 2016에서 가져왔지만 프로세스는 모든 버전에서 동일합니다.
Excel에서 편지 병합을 수행하는 방법
편지 병합은 데이터베이스의 데이터 원본을 사용하고 각 자리 표시자에 배치하여 대량 전자 메일을 개인화합니다. 이러한 데이터베이스는 아래에 언급된 목록의 모든 것일 수 있습니다.
1. Microsoft Excel 스프레드시트를 엽니다.
2. 편지 병합을 사용할 때 Word에서 수동 연락처 목록을 만듭니다.
3. 연락처 데이터를 선택합니다. Microsoft Outlook 앱에서.
다음 두 가지 옵션 중에서 선택할 수 있습니다.
- 호환되는 파일의 Gmail 연락처.
- 마이크로소프트 SQL 서버.
Microsoft Excel 통합 문서 데이터베이스는 Word에서 편지 병합을 사용해야 할 때 가장 선호됩니다. 편지 병합의 경우 Excel을 사용하여 나중에 Word에서 사용할 데이터베이스를 만듭니다.
연락처가 포함된 Excel 파일이 없는 경우 이 샘플 Excel 파일을 시험용으로 사용할 수 있습니다.
대량 이메일이나 편지의 불일치를 방지하려면 아래에 언급된 대로 Excel 파일을 조정해야 합니다.
- 첫 번째 행에는 셀 A1에서 시작하는 열 머리글만 있어야 합니다. . Word는 이러한 열 머리글을 필드 병합으로 사용합니다. Microsoft Word 편지 병합을 사용할 때.
- 이메일 또는 편지 템플릿 문서에서 사용할 자리 표시자 이름과 일치하도록 열 머리글을 편집해야 합니다.
- 스프레드시트 파일에 행 패턴당 하나의 레코드로 연락처 데이터가 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 예를 들어, 현재 자습서에서 고객 James Butt의 사용 가능한 모든 연락처 세부정보는 셀 A2 사이에서 액세스 가능 및 J2 .
- 우편번호, 할인 비율, 마일리지, 통화 등과 같은 연락처의 숫자 데이터는 적절한 숫자 형식이어야 합니다.
- 변경하려면 숫자가 포함된 셀 또는 셀 범위를 선택하십시오.
- 홈 탭에서 , 리본 내 , 드롭다운 화살표를 클릭합니다. 일반 외에 .
-
편지 병합 Word 문서를 Excel 데이터베이스 파일에 연결하기 전에 모든 추가 작업을 수행합니다. 모든 변경 사항을 적용한 후 저장 엑셀 파일. - 연락처의 Excel 데이터베이스 파일은 컴퓨터의 로컬 저장소에 있어야 합니다.
- 모든 데이터가 Excel 통합 문서의 첫 번째 시트에 있는지 확인합니다.
Word에서 편지 병합을 수행하는 방법
Excel에서 데이터베이스를 생성한 후 많은 수신자에게 보내고 싶은 이메일 또는 편지 템플릿을 열어야 합니다. 아래에 설명된 단계를 따르십시오.
1. 리본 , 메일링 탭을 클릭합니다. .
2. 편지 병합 시작 그룹에서 , 편지 병합 시작을 클릭해야 합니다. .
3. 6개의 편지 병합 문서 유형이 표시됩니다. 문자를 클릭합니다. 또는 이메일 메시지 .
4. 편지 병합 시작에서 그룹에서 수신자 선택을 클릭합니다. . 새 목록 입력, 기존 목록 사용 및 Outlook 연락처에서 선택과 같은 옵션이 표시됩니다.
5. 연락처 목록을 템플릿 편지에 연결하는 방법에 따라 위의 세 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. 이 자습서에서는 기존 목록 사용을 선택하겠습니다. 이전에 생성하거나 다운로드한 Excel 데이터베이스를 활용합니다.
6. 데이터 소스 선택에서 대화 상자에서 Excel 데이터베이스 파일을 사용할 수 있는 폴더를 찾습니다. 파일을 찾으면 파일을 선택한 다음 열기를 클릭합니다. 데이터베이스를 Word의 편지 병합에 로드합니다.
7. 테이블 선택이 표시됩니다. 대화 상자. 확인을 클릭하여 상자를 종료합니다. 대화 상자에서 변경하지 않고.
8. 대단해! 원본 데이터를 Word 편지 병합 프로그램과 성공적으로 연결했습니다.
9. Word는 자동으로 데이터베이스 열 머리글을 병합 필드 항목과 일치시킵니다. 적절한 일치를 확인하려면 필드 작성 및 삽입 그룹으로 이동하세요. 메일링 탭에서 리본 그런 다음 필드 일치를 클릭합니다. .
10. 일치 필드 대화 상자가 나타납니다. 왼쪽 열에 병합 필드 항목이 표시됩니다. 오른쪽에는 연결된 Excel 데이터베이스에서 일치하는 데이터가 있습니다.
11. Outlook 연락처 또는 Gmail에서 내보낸 연락처와 같은 다른 소스 데이터를 사용하는 경우에도 동일합니다. 목록을 스크롤하여 불일치가 없는지 확인하십시오. 확인을 클릭합니다. 닫습니다.
12. 템플릿 문자에서 커서를 첫 번째 문자 앞에 놓고 Enter 키를 누릅니다. 편지 본문 위에 공간을 만들기 위해 몇 번입니다.
13. 문서 상단에 커서를 놓고 주소 차단을 클릭합니다. 쓰기 및 삽입 필드 그룹에서 메일링 탭에서 리본 .
14. 주소 블록 삽입 왼쪽 대화 상자에서 이름, 회사 이름, 주소, 국가 등 서식 옵션을 선택할 수 있습니다. 오른쪽에 주소 블록의 미리보기가 표시됩니다.
15. 일치 필드를 사용할 수 있습니다. 입력 데이터 불일치를 수정하는 옵션. 확인을 클릭합니다. AddressBlock 추가 갈매기 모양 내에서.
16. 다음으로 인사말을 클릭합니다. 쓰기 및 삽입 필드에서 AddressBlock 뒤의 그룹 , 줄 간격을 지정합니다.
17. 인사말 삽입 대화 상자가 나타납니다. 원하는 대로 변경한 다음 확인을 클릭할 수 있습니다. . 인사말 내 갈매기 모양이 편지에 표시됩니다.
18. 미리보기 결과를 클릭할 수 있습니다. 리본 명령 편지가 어떻게 보이는지 확인하십시오.
19. AddressBlock과 별도로 맞춤 병합 필드를 추가할 수도 있습니다. 및 인사말 . 차량 제조사 및 모델을 추가한다고 가정해 보겠습니다. 본문 내에서.
20. 그렇게 하려면 편지 병합에 연결된 Excel 데이터베이스 파일을 열고 차량 제조사 및 모델을 추가합니다. 열 머리글. 차량 세부정보를 입력하고 저장 엑셀 파일입니다.
21. 이제 편지 병합 Word 문서로 이동하여 4단계를 반복합니다. , 다섯 , 및 6 .
22. 이제 문자 본문 내에서 단어 또는 몇 단어를 선택한 다음 병합 필드 삽입을 클릭합니다. Write &Insert Fields 그룹에서 .
23. 병합 필드 삽입에서 상자에서 데이터베이스 필드를 선택합니다. 을 클릭한 다음 차량 제조사 및 모델을 선택합니다. . 삽입을 클릭합니다. 맞춤 병합 필드를 추가합니다.
24. 보내는 각 편지나 이메일을 사용자 지정하려는 만큼 변수 자리 표시자를 추가할 수 있는 방법입니다. Microsoft Word 편지 병합은 데이터를 받는 사람의 이름과 자동으로 일치시킵니다.
25. 리본에서 , 마침 및 병합을 클릭합니다. 명령을 선택한 다음 문서 인쇄를 선택합니다. 또는 이메일 메시지 보내기 . 개별 문서 수정을 클릭할 수도 있습니다. 이메일이나 편지를 보내기 전에 교정하십시오.
메일 병합을 사용하여 이메일 생산성 향상
이제 Microsoft Word와 Excel을 사용하여 편지 병합을 수행하는 방법을 알게 되었습니다. 편지 병합을 사용하여 맞춤형 이메일을 더 빠르게 보내고 전문적 또는 개인적 연락처와 좋은 관계를 맺을 수 있습니다. Word를 계속 사용하여 이전보다 더 쉽게 직업 및 개인 생활을 하세요.