기업, 단체 또는 개인이 수신자의 이름, 주소, 전화번호 등 특정 정보만 다르고 나머지 내용은 동일한 양식, 편지, 우편 라벨 같은 문서를 대량으로 만들어야 할 때가 있습니다. 이럴 때 편지 병합(Mail Merge) 기능을 사용하면 하나의 문서를 바탕으로 수신자마다 맞춤화된 문서를 손쉽게 만들 수 있습니다.
Word에서 편지 병합 사용하기
Microsoft Word의 메일 탭에는 편지 병합을 수행할 수 있는 도구들이 모여 있습니다. 주요 도구는 다음과 같습니다.
- 편지 병합 시작(Start Mail Merge): 하나의 문서를 만들어 여러 사람에게 보낼 수 있게 해줍니다. 이름, 주소 같은 필드를 삽입하면 Word가 수신자마다 문서를 복사하고 해당 필드를 각 사람의 정보로 자동으로 교체합니다.
- 수신자 선택(Select Recipients): 문서를 보낼 사람들의 목록을 선택하는 기능입니다.
- 수신자 목록 편집(Edit Recipient List): 수신자 목록을 수정하거나 특정인만 받도록 선택할 수 있습니다. 정렬, 필터, 검색, 중복 제거, 주소 유효성 검사 등의 기능도 함께 제공됩니다.
편지를 위한 수동 편지 병합 설정 방법
- 빈 문서를 새로 만든 뒤 메일 탭으로 이동합니다.
- 편지 병합 시작을 클릭하고 편지(Letters)를 선택합니다.
- 수신자 선택을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴가 나타나면 새 목록 입력(Type a New List), 기존 목록 사용(Use an Existing List), Outlook 연락처에서 선택 중 하나를 고를 수 있습니다.
여기서는 새 목록 입력을 사용해 보겠습니다.
새 주소 목록(New Address List) 대화 상자가 열리면 행과 열에 데이터를 입력할 수 있습니다. 대화 상자 왼쪽에는 목록을 수정할 수 있는 명령 버튼들이 있는데, 각각 새 항목(New Entry), 항목 삭제(Delete Entry), 찾기(Find), 열 사용자 지정(Customize Columns)입니다.
새 행을 추가하려면 새 항목을, 행을 삭제하려면 항목 삭제를 클릭합니다. 열을 추가, 삭제, 이름 변경하거나 위아래로 이동하려면 열 사용자 지정을 선택합니다. 데이터를 모두 입력한 후 확인을 누르고 파일을 저장합니다. 나중에 목록을 수정하고 싶다면 수신자 목록 편집을 클릭하면 됩니다.
이제 문서에 편지 내용을 직접 작성하거나 복사해서 붙여넣습니다.
필드를 삽입할 위치에 커서를 놓고 병합 필드 삽입(Insert Merge Field)을 선택한 뒤 원하는 필드를 고릅니다. 결과 미리 보기(Preview Results)를 클릭하면 실제 데이터가 적용된 모습을 미리 확인할 수 있습니다.
필드가 표시된 화면으로 돌아가려면 결과 미리 보기를 다시 한 번 클릭합니다.
이제 마침 및 병합(Finish & Merge)을 선택합니다. 개별 문서 편집(Edit Individual Documents), 문서 인쇄(Print Documents), 전자 메일 메시지 보내기(Send Email Messages) 중 원하는 옵션을 고르면 결과를 확인할 수 있습니다.
편지 병합 마법사 활용하기
이번에는 단계별 편지 병합 마법사(Step-by-Step Mail Merge Wizard)를 사용해 편지 병합을 만들어 보겠습니다. 마법사는 편지 병합을 가장 쉽고 빠르게 만들 수 있는 방법입니다.
- 드롭다운 메뉴 하단의 단계별 편지 병합 마법사를 선택합니다.
- 오른쪽에 편지 병합 창(Mail Merge Pane)이 나타납니다. 문서 종류에서 편지를 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 여기서는 현재 열려 있는 문서를 그대로 사용합니다.
- 수신자 선택: 새 목록을 입력하거나 Outlook 연락처에서 선택하거나 기존 목록을 불러올 수 있습니다. 여기서는 기존 목록을 사용합니다.
- 파일을 찾아 선택한 뒤 다음을 클릭하고 확인을 누릅니다. 편지 병합 수신자 창이 나타납니다.
- 체크박스를 선택하거나 해제하여 수신자를 포함하거나 제외할 수 있습니다. 확인을 누른 뒤 다음을 클릭합니다.
- 편지 작성: 편지에 수신자 정보를 추가하는 단계입니다. 정보가 들어갈 위치에 커서를 놓습니다.
- 주소 블록(Address Block)을 사용하면 주소 블록 삽입 대화 상자가 나타나며, 원하는 주소 형식을 선택할 수 있습니다.
- 주소 블록 삽입 창 오른쪽에는 탐색 버튼이 있어 주소 블록 사이를 이동하며 확인할 수 있습니다.
- 주소를 선택한 뒤 확인을 클릭합니다. 편지 병합 창에서 인사말 줄(Greeting Line)을 클릭하면 인사말도 삽입할 수 있습니다. 선택 후 확인을 누르고 다음을 클릭합니다.
- 편지 미리 보기: 미리 보기 영역 아래의 탐색 버튼(<<수신자>>)으로 각 수신자의 주소 블록을 넘겨가며 확인한 뒤 다음을 클릭합니다.
- 병합 완료: 개별 문서 편집 또는 인쇄 두 가지 옵션이 나타납니다. 여기서는 개별 문서 편집을 선택합니다.
이렇게 하면 편지 병합이 완성됩니다.
사용 중 문제가 발생하면 댓글로 알려주세요. 확인 후 답변드리겠습니다.