동료들과 회의 시간을 정하는 일이 생각보다 쉽지 않으신가요? 각자 가능한 시간을 확인하고 모두의 일정에 맞는 시간을 찾아내려면 상당한 시간과 노력이 필요합니다. 참석 인원이 적을 때는 비교적 수월하지만, 인원이 많아지면 상황은 완전히 달라집니다. 누군가 자리에 없거나 사정으로 빠지기도 하고, 조율 과정에서 소중한 업무 시간이 낭비되곤 합니다.
FindTime은 이런 고민을 해결해 주는 마이크로소프트 Outlook용 애드인(추가 기능)입니다. 체계적인 방식으로 회의 시간을 손쉽게 정할 수 있도록 도와주며, 참석자들이 가장 선호하는 요일과 시간을 자동으로 제안해 줍니다. 덕분에 복잡한 조율 없이도 합의된 시간을 빠르게 도출할 수 있습니다.
Outlook에서 Microsoft FindTime 사용하기
FindTime은 회의 준비에 드는 시간을 크게 줄여줍니다. 주최자가 후보 시간대를 제안하면 참석자 전원이 투표하고, 투표 결과가 나오면 FindTime이 주최자 대신 회의 초대장을 자동으로 발송합니다. 사람들과 일일이 연락하며 시간을 맞추던 번거로움이 사라지는 것이죠.
FindTime 설치 방법
먼저 Office 365 계정으로 로그인한 뒤 Office 스토어에서 FindTime을 설치합니다. 설치가 완료되면 Outlook을 재시작하세요. 그러면 화면 오른쪽 상단에 FindTime 아이콘이 나타납니다. Outlook 데스크톱 앱과 웹 버전에서는 아이콘의 위치와 모양이 다소 다르니 아래 이미지를 참고하세요.
Outlook 데스크톱 앱
Outlook 웹 버전
회의 일정 만들기
설치가 끝나면 새 메일을 작성하거나 기존 메일에 답장하는 방식으로 회의를 예약할 수 있습니다.
예를 들어 기존 이메일 스레드에 있는 사람들과 회의를 잡고 싶다면 "Reply with Meeting Poll(회의 투표로 답장)" 버튼을 클릭합니다.
패널이 열리면 먼저 회의 진행 시간을 설정합니다. 패널 중앙과 하단에는 초대할 사람들의 일정이 표시되며, 여러 개의 시간대를 선택해 참석자들에게 투표를 요청할 수 있습니다.
참석자별 가용 여부는 색상으로 구분되어 표시됩니다. 이를 바탕으로 모두에게 가장 적합한 시간대를 한눈에 파악할 수 있습니다.
"Next(다음)"를 클릭하면 후보 시간대 목록과 "meeting location(회의 장소)" 탭 등이 나타납니다. 여기까지 완료하면 초대장을 보낼 준비가 된 것입니다. "Insert to email(메일에 삽입)"을 클릭해 초대장을 작성하세요.
초대장이 완성되면 메일 창에서 "보내기"를 클릭합니다. 그러면 참석자들이 선택된 시간대에 투표를 시작할 수 있습니다. 초대받은 모든 사람은 온라인 투표 현황을 실시간으로 확인할 수 있고, 누가 어느 시간대에 투표했는지, 자신이 선호하는 시간대도 함께 공유할 수 있습니다.
투표가 마감되면 회의 일정이 자동으로 확정되고, 주최자에게도 초대 확정 안내 메일이 발송됩니다.
참석자 측 유의 사항
참석자 입장에서는 이메일 주소만 있으면 초대장을 받을 수 있고, FindTime 웹사이트에 접속해 투표할 수 있는 인터넷 환경만 갖추면 됩니다. PC든 스마트폰이든 어떤 기기에서든 투표가 가능하며, FindTime을 따로 설치하거나 Office 365 계정을 가질 필요는 없습니다.
findtime.microsoft.com에 지금 바로 방문해 FindTime을 사용해 보세요. 마이크로소프트의 이 새로운 앱이 회의 일정 조율을 얼마나 편리하게 바꿔주는지 직접 경험해 보시길 바랍니다.