Microsoft Outlook을 사용하면 회의 주최자가 회의 초대를 수락한 사람들의 목록을 확인할 수 있습니다. 즉, Outlook의 회의 추적 기능을 활용하면 회의에 응답(RSVP)한 모든 사람의 목록을 볼 수 있으며, 대부분의 경우 회의 주최자가 아니더라도 누가 회의를 수락했는지 확인할 수 있습니다.
이 글에서는 Outlook에서 회의 응답이 처리되는 방식과 브라우저, 데스크톱, 모바일 버전에서 회의 참석자 추적 정보를 확인하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
응답을 보내는 것이 좋을까?
회의 초대를 받으면 수락, 미정, 거절 중 하나를 선택할 수 있습니다. 어떤 응답을 선택하든 이후 다음 옵션 중 하나를 고를 수 있습니다:
- 보내기 전에 응답 편집
- 지금 응답 보내기
- 응답 보내지 않기
세 번째 옵션을 선택하면 회의 주최자는 회원님의 응답이 담긴 이메일을 받지 못합니다. 하지만 그렇다고 해서 응답이 추적되지 않는 것은 아닙니다. Mac용 Outlook, 웹용 Outlook, iOS용 Outlook 또는 Android용 Outlook을 사용하는 경우, "응답 보내지 않기"를 선택하더라도 응답은 계속 추적됩니다.
또한 Microsoft 365 사용자가 응답을 보내지 않고 회의 초대를 수락, 미정 또는 거절로 처리하면, 회의 주최자와 Microsoft 365를 사용하는 다른 참석자들도 모두 해당 응답을 볼 수 있습니다.
Windows용 Outlook은 예외입니다. 회의에 초대받은 후 "응답 보내지 않기"를 선택하면 주최자나 다른 참석자 모두 초대에 대한 회원님의 응답을 볼 수 없습니다. 다만 이 상황이 오래 지속되지는 않을 수 있습니다. Microsoft는 "Windows용 Outlook에서도 이 동작을 업데이트할 계획이지만, 아직 예상 출시일은 정해지지 않았다"고 밝혔습니다.
마지막으로, 회의가 Microsoft 365 사용자에 의해 주최된 경우, 초대받은 사람 목록과 그들의 응답은 Android용 Outlook을 제외한 모든 Outlook 앱에서 확인할 수 있습니다. Outlook이 아닌 앱에서는 응답을 볼 수 없습니다.
브라우저에서 Outlook 회의 추적 사용하는 방법
Outlook 웹 버전에서 회의 응답을 확인하려면 다음 단계를 따르세요.
- outlook.office.com에 접속한 후 사용자 이름과 비밀번호로 로그인합니다.
- 왼쪽의 캘린더 아이콘을 선택합니다.
- 추적하려는 회의 날짜를 선택합니다.
- 응답을 확인하고 싶은 특정 회의를 선택합니다.
- 회의 정보 팝업에서 대각선 화살표 "이벤트 보기" 아이콘을 선택합니다.
- 확장된 이벤트 보기에서 회의 주최자 정보와 초대받은 사람들의 응답 현황을 확인할 수 있습니다.
- > 아이콘을 선택하여 각 카테고리를 확장하면 개별 응답을 볼 수 있습니다.
앞서 언급했듯이, Microsoft 365 사용자라면 위 단계는 회의 주최자 여부와 관계없이 모두 작동합니다.
참고로 Outlook 웹 버전에서는 응답 목록을 복사하는 좋은 방법이 없습니다. 이를 위해서는 Outlook 데스크톱 앱을 사용해야 합니다.
데스크톱 앱에서 Outlook 회의 추적 사용하는 방법
대부분의 데스크톱 버전 Outlook 사용자는 다음 단계를 통해 누가 회의 초대를 수락했는지 확인할 수 있습니다. 앞서 언급했듯이, 이 방법은 회의 주최자인 경우에만 작동합니다.
- Outlook을 열고 Outlook 탐색 창에서 캘린더를 선택합니다.
- 캘린더에서 확인하려는 회의를 선택합니다.
- 모임 또는 모임 항목 탭을 선택합니다.
- 추적을 선택합니다.
- 반복되는 회의인 경우, 해당 회의 항목에 대한 추적을 볼지 전체 시리즈에 대한 추적을 볼지 선택합니다.
- 회의 초대자 목록과 그들의 응답이 표시됩니다.
- 응답 목록을 인쇄하거나 다른 곳에 붙여넣고 싶다면, 모임 탭의 추적 옆 드롭다운 화살표를 선택하고 상태를 클립보드로 복사를 선택합니다.
- 이제 추적 정보를 Word나 Excel 같은 문서에 붙여넣어(Ctrl + V) 인쇄하거나, 이메일이나 채팅 메시지 등 원하는 곳에 붙여넣을 수 있습니다.
Windows용 Outlook 데스크톱 앱은 온라인 버전보다 다소 투박하고 세련되지 않지만, 회의 추적 정보를 손쉽게 복사할 수 있는 기능은 유용한 장점입니다.
Outlook 모바일에서 회의 초대 수락자 확인하는 방법
이동 중에도 모바일 기기의 Outlook 앱을 사용하여 누가 회의 초대를 수락했는지 확인할 수 있습니다.
- Outlook 앱을 실행합니다.
- 캘린더를 선택합니다.
- 캘린더에서 회의를 선택합니다.
- 참석자 아래에서 회의 초대를 수락한 사람들의 목록을 볼 수 있습니다.
- 참석자가 많은 회의라면 모든 참석자 보기 링크가 표시될 수 있습니다.
- 참석자 ###명 모두 보기 링크를 선택하면 응답(수락, 미정, 거절)별로 정렬된 전체 참석자 목록을 볼 수 있습니다.
Outlook의 회의 응답 처리 방식 변경하는 방법
Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013을 사용하는 회의 주최자는 Outlook이 회의 응답을 처리하는 방식을 변경할 수 있습니다. 회의 응답이 받은 편지함을 거치지 않도록 설정할 수 있으며, 기본적으로 회의 응답은 받은 편지함을 건너뛰도록 설정되어 있지만 원하는 경우 이 동작을 변경할 수 있습니다.
- Outlook에서 파일 > 옵션을 선택합니다.
- Outlook 옵션 창에서 메일을 선택합니다.
- 추적 섹션에서 모임 요청과 모임 요청 및 설문에 대한 응답 자동 처리 확인란이 체크되어 있으면, 초대자가 응답에 코멘트를 추가한 경우를 제외하고는 어떤 회의 응답도 받은 편지함에 표시되지 않습니다. 대신 회의 추적 정보가 그에 맞게 업데이트됩니다. 이 확인란의 체크를 해제하면 참석자가 응답을 업데이트할 때마다 받은 편지함에 메시지가 도착합니다.
- 마찬가지로 추적 정보 업데이트 후 코멘트가 없는 응답 삭제 확인란을 체크할 수도 있습니다. 이렇게 하면 받은 응답으로 회의가 업데이트되고, 코멘트가 포함되지 않은 응답은 삭제됩니다.
이처럼 몇 가지 설정만 조정하면 Outlook이 회의 응답과 추적 정보를 원하는 대로 정확하게 처리하도록 만들 수 있습니다.