Microsoft Outlook은 단순한 이메일 서비스 그 이상의 기능을 제공합니다. 특히 캘린더 기능을 활용하면 동료나 고객과의 회의를 손쉽게 예약하고 관리할 수 있습니다.
Outlook에서는 모든 참석자의 가능한 시간을 한눈에 확인하고, 모두가 만족할 수 있는 시간대를 선택할 수 있습니다. 이번 글에서는 Outlook의 회의 예약 기능을 효과적으로 사용하는 방법을 단계별로 소개합니다.
Outlook에서 새 일정(이벤트) 만들기
1. 회의나 일정을 등록하려면 새 메시지(New Message) 버튼 위로 마우스를 올린 뒤 드롭다운 메뉴에서 새 이벤트(New Event)를 선택하거나, 캘린더 아이콘을 클릭한 후 새 이벤트(New Event)를 선택하세요.
2. 팝업 창이 열리면 다음 항목들을 입력할 수 있습니다.
- 일정 제목 입력
- 이메일 주소로 참석자 초대
- 날짜 및 시간 지정
- 회의 장소 선택
- 일정에 대한 상세 설명 추가
Outlook 일정 도우미(Scheduling Assistant) 사용 방법
1. 참석자를 추가하면 Outlook이 자동으로 모두가 비어 있는 시간대를 추천해 줍니다. 하지만 직접 시간을 정하고 싶다면 상단 탭 목록에서 일정 도우미(Scheduling Assistant)를 클릭하세요.
2. 일정 도우미 화면에서는 나와 참석자들이 회의가 가능한 정확한 시간을 확인할 수 있습니다. 일정이 있는 시간은 파란색으로 표시되고, 비어 있는 시간은 흰색으로 남아 있습니다.
3. 모든 참석자가 가능한 시간대에는 파란색 사각형 선택자가 나타납니다. 이 사각형을 원하는 편리한 시간으로 드래그한 후, 창 왼쪽 상단의 완료(Done) 버튼을 클릭하면 됩니다.
Outlook에서 회의 장소 선택하기
일정 도우미 작업을 마치면 자동으로 이벤트 상세 화면으로 돌아갑니다. 여기서 장소를 선택하여 회의 설정을 마무리할 수 있습니다.
팀이 원격 근무 중이라면 Zoom이나 Skype 같은 온라인 회의 도구를 활용할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴 옆의 장소 입력란에 해당 회의 URL을 붙여넣기만 하면 됩니다.
반대로 팀이 사무실에서 근무한다면 회의실을 선택할 수 있습니다. 장소 추가(Add a location) > 더 많은 회의실 찾아보기(Browse more rooms)를 차례로 클릭하세요.
Office 365 관리자가 설정해 둔 회의실 목록이 오른쪽의 회의실 찾기(Room Finder) 아래에 표시되며, 일정 도우미에서 선택한 시간에 각 회의실이 사용 가능한지 여부도 함께 보여줍니다.
장소까지 지정했다면 회의 준비는 끝났습니다! 보내기(Send) 버튼만 누르면 참석자들에게 회의 알림 이메일이 발송되고, 수신자는 이를 수락하거나 거절할 수 있습니다.
Outlook으로 회의를 예약해야 할까?
Outlook에서 회의를 설정하면 날짜 조율을 위한 불필요한 메시지 주고받기를 크게 줄일 수 있습니다. 다만, 참석자들 역시 Outlook 사용자일 때만 이 방식을 온전히 활용할 수 있다는 점에 유의해야 합니다.
따라서 Outlook을 사용하지 않는 외부 고객과의 회의를 자주 잡는다면, 다른 일정 조율 도구를 함께 사용하는 것이 더 효율적일 수 있습니다.