Microsoft Outlook은 Microsoft Office 패키지에 포함된 대표적인 이메일 클라이언트로, 별도의 소개가 필요 없을 만큼 널리 사용되는 프로그램입니다. 이미 Outlook을 사용 중이라면 그 편리함과 안정성을 잘 알고 계실 것입니다. 강력한 기능과 Microsoft의 공식 기술 지원, 그리고 Gmail, Yahoo, Exchange 등 거의 모든 종류의 이메일 계정을 지원한다는 점이 많은 사용자가 Outlook을 선택하는 이유입니다.
그런데 이메일을 작성하다 보면 실수가 종종 생기곤 합니다. 여러 개의 비슷한 이메일 주소를 사용하다 잘못된 계정으로 답장을 보내거나, 전송 버튼을 누른 직후에 오타나 누락된 내용을 발견하는 경험은 누구나 있을 것입니다. 이럴 때 전송 버튼을 누른 후에도 잠시 동안 메일을 수정할 수 있다면 얼마나 좋을까요?
기본적으로 Outlook은 '보내기' 버튼을 클릭하는 즉시 메일을 발송합니다. 하지만 규칙(Rule) 기능을 활용하면 전송 시점을 원하는 만큼 지연시킬 수 있습니다. 이 가이드에서는 Outlook 2019/2016에서 이메일 전송을 지연하거나 예약하는 방법을 단계별로 소개합니다.
별도의 프로그램이나 애드인(add-in)을 설치할 필요 없이 Outlook에 내장된 규칙 마법사만으로 손쉽게 설정할 수 있으며, 생성한 규칙은 백그라운드에서 자동으로 실행되어 지정한 시간만큼 전송을 늦춰 줍니다.
개별 이메일 전송 지연 또는 예약하기
특정 이메일 하나만 전송 시간을 지연하고 싶다면 더욱 간단합니다. 새 이메일 작성 창에서 상단의 옵션(Options) 탭을 클릭한 뒤 지연 배달(Delay Delivery) 버튼을 누르세요. 열리는 대화상자에서 배달 옵션과 함께 원하는 날짜와 시간을 지정하면 됩니다. 이렇게 설정하면 해당 메일은 지정한 시간까지 발송되지 않고 보낼 편지함에 머무릅니다.
팁: Outlook.com 웹 버전에서도 이메일 예약 전송 기능을 사용할 수 있습니다.
모든 이메일 전송 자동으로 지연하기
발송하는 모든 메일에 일괄적으로 지연 시간을 적용하려면 규칙 마법사(Rules Wizard)를 활용해야 합니다. 아래 방법은 Outlook 2016 기준으로 진행했으며, Outlook 2013에서도 동일하게 적용할 수 있습니다.
1. 규칙 관리 창 열기
Outlook을 실행한 뒤 파일(File) > 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)를 클릭합니다. 또는 홈(Home) 탭의 규칙(Rules) > 규칙 및 알림 관리를 선택해도 됩니다.
2. 새 규칙 만들기
규칙 목록 화면에서 새 규칙(New Rule) 버튼을 클릭합니다.
3. 템플릿 선택
'빈 규칙으로 시작(Start from a blank rule)' 섹션에서 보내는 메시지에 규칙 적용(Apply rule on messages I send)을 선택하고 다음(Next)을 클릭합니다.
4. 조건 건너뛰기
조건 선택 화면에서는 아무것도 선택하지 않고 바로 다음을 누릅니다. 그러면 "모든 보내는 메시지에 이 규칙을 적용하시겠습니까?"라는 확인창이 나타나는데, 예(Yes)를 선택합니다.
5. 동작 지정
동작 목록에서 몇 분 동안 배달 지연(Defer delivery by a number of minutes)에 체크한 뒤, 아래 설명란에 있는 '분'(a number of) 링크를 클릭합니다.
6. 지연 시간 설정 및 저장
원하는 지연 시간(분)을 입력하고 확인을 누른 뒤 다음을 클릭합니다. 마지막으로 규칙 이름을 지정하고 마침을 눌러 저장하면 설정이 완료됩니다.
이제부터는 이메일을 보낼 때마다 Outlook이 지정한 시간(분)만큼 기다린 후 실제로 수신자에게 메일을 발송합니다. 그 사이에 보낼 편지함에서 메일을 열어 내용을 수정하거나 삭제할 수 있으므로, 실수로 인한 불편을 크게 줄일 수 있습니다.
마무리
이처럼 Outlook의 규칙 기능을 활용하면 추가 프로그램 없이도 이메일 전송을 자유롭게 지연하거나 예약할 수 있습니다. 급하지 않은 메일이라면 1~2분의 지연 시간만 설정해 두어도 오타나 수신자 오류 같은 사소한 실수를 미리 잡을 수 있습니다. 참고로 이미 전송된 이메일을 회수하고 싶다면 Outlook의 '메시지 회수(Recall)' 기능을 활용하는 방법도 함께 살펴보시기 바랍니다.