지난 튜토리얼에서는 아웃룩에서 이메일 전송을 지연시키는 방법과 디지털 서명을 추가하는 방법을 소개했지만, 한 가지 중요한 기능을 빠뜨렸습니다. 바로 아웃룩의 메시지 회수(Recall) 기능입니다. 이 기능은 실수로 또는 무심코 보내버린 이메일을 회수하거나 새 메시지로 교체할 수 있게 해줍니다.
다만 이 기능은 Windows 클라이언트에서만 사용할 수 있으며, 마이크로소프트 아웃룩과 Outlook 365에서 지원됩니다. Mac 등 다른 플랫폼용 아웃룩에서는 이 기능을 사용할 수 없습니다.
조직에서 근무하면서 Office 365 또는 마이크로소프트 Exchange 이메일 계정을 사용하는 사용자라면, 아웃룩에서 메시지 회수 및 교체를 설정할 수 있습니다. 이 기능이 필요한 이유는 다양합니다. 당황스러운 오타부터 보내고 나서 후회하게 되는 감정적인 내용까지 여러 상황이 있겠죠. 어떤 경우든 Outlook 2019/2016/2013/2010에서는 '보내기'를 되돌릴 수 있습니다.
아웃룩에서 보낸 이메일 회수 및 교체하기
메시지를 보낸 뒤 다시 검토해보면 첨부 파일이 누락되었거나 중요한 정보가 빠져 있는 실수를 발견할 때가 많습니다. 그럴 때마다 '보낸 메일을 회수할 방법이 있으면 좋겠다'는 생각이 들죠. 다행히 마이크로소프트의 대표 이메일 클라이언트인 아웃룩에는 메시지를 회수하고 교체하는 옵션이 마련되어 있습니다.
아웃룩에서 이메일을 회수하려면 다음 순서대로 진행하세요:
- 아웃룩을 열고 보낸 편지함(Sent Items)으로 이동
- '동작(Actions)' 탭으로 전환
- '이 메시지 회수(Recall This Message)' 옵션 선택
주의할 점은 이 기능이 웹용 아웃룩(Outlook on the web)에는 없다는 것입니다. 또한 '보내기' 버튼을 클릭한 후 '이 메시지 회수' 명령이 보이지 않는다면, Exchange 계정이 없을 가능성이 높습니다.
1] 메시지 회수 및 교체 절차
먼저 마이크로소프트 아웃룩 계정에 로그인한 뒤, 왼쪽 사이드바 메뉴에서 '보낸 편지함' 폴더를 선택합니다.
그다음 '이동(Move)' 섹션으로 가서 그 아래 있는 '동작(Actions)' 메뉴를 찾습니다.
'동작' 메뉴 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하면 표시되는 목록에서 다음 두 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 이 메시지 회수(Recall This Message)
- 이 메시지 다시 보내기(Resend This Message)
선택하는 즉시 화면에 창이 뜨며, 다음 두 가지 작업 중 하나를 진행하라는 안내가 표시됩니다.
- 이 메시지의 읽지 않은 복사본 삭제
- 읽지 않은 복사본을 삭제하고 새 메시지로 교체
교체 메시지를 보내려면 새 내용을 작성한 후 '보내기'를 클릭하고, 단순 삭제를 원한다면 해당 옵션을 선택한 뒤 '확인' 버튼을 누르면 됩니다.
여기서 중요한 것은, 메시지 회수의 성공 여부가 수신자의 아웃룩 계정 설정에 따라 달라진다는 점입니다. 아래 표에서 가능한 시나리오를 확인해보세요.
2] 발신자·수신자 설정에 따른 회수 결과 시나리오
| 발신자가 취한 작업 | 수신자가 구성한 설정 | 결과 |
| 메시지를 보낸 후 회수하여 새 메시지로 교체 | '추적' 아래 '모임 요청 및 설문에 대한 요청과 응답 자동 처리' 확인란이 선택됨 | 원본 메시지와 회수 메시지가 모두 전달됩니다. 원본 메시지를 읽지 않았다면 삭제됩니다. 수신자에게는 발신자가 사서함에서 메시지를 삭제했다는 안내가 표시됩니다. |
| 메시지를 보낸 후 회수하여 새 메시지로 교체 | '추적' 아래 '모임 요청 및 설문에 대한 요청과 응답 자동 처리' 확인란이 선택되어 있지 않음 | 수신자는 원본 메시지와 회수 메시지를 모두 받으며, 결과는 두 가지로 나뉩니다. ① 회수 메시지를 먼저 열면 원본 메시지가 삭제되고, 발신자가 메시지를 삭제했다는 안내가 표시됩니다. ② 원본 메시지를 먼저 열면 회수에 실패하여 원본과 회수 메시지가 모두 남습니다. |
| 메시지를 보낸 후 회수 작업을 진행하고, 원본을 새 메시지로 교체 | 수신자가 원본 메시지를 받은 편지함에서 다른 폴더로 이동시켰지만, 회수 메시지는 받은 편지함에 그대로 둠 | 회수 메시지와 원본 메시지가 서로 다른 폴더에 있으면, 회수 시도가 실패했다는 안내 메시지가 수신자에게 전달됩니다. 다만 원본 메시지와 새 메시지는 모두 열람 가능합니다. |
| 메시지를 보낸 후 원본을 회수하여 새 메시지로 교체 | 원본 메시지와 회수 메시지가 모두 같은 폴더로 이동됨 | 수신자가 회수 메시지를 먼저 열면 원본 메시지가 삭제되며, 발신자가 사서함에서 메시지를 삭제했다는 안내가 표시됩니다. 원본 메시지를 먼저 열면 회수에 실패하여 기존 메시지와 새 메시지가 모두 열람 가능합니다. |
| 공용 폴더로 메시지를 보낸 후 원본을 회수하여 새 메시지로 교체 | 수신자가 별도의 작업을 하거나 설정을 변경하지 않음 | 수신자가 공용 폴더의 모든 항목에 대한 읽기 권한을 가지고 있으며 회수 메시지를 먼저 읽는 경우, 회수가 성공합니다. 이 경우 새 메시지만 남고, 발신자에게는 회수 성공 알림이 전달됩니다. 반대로 이미 원본 메시지를 읽음으로 표시했다면 회수 실패 안내를 받으며, 회수 메시지만 삭제됩니다. |
추가로 알아두어야 할 점이 있습니다. Azure Information Protection으로 보호된 메시지는 회수할 수 없습니다. 또한 앞서 강조했듯이, 메시지 회수의 성공 여부는 어디까지나 수신자 측 아웃룩 설정에 좌우된다는 점을 기억해야 합니다.
예를 들어 지인에게 메시지를 보냈는데 내용이 불완전하거나 중요한 부분이 빠져 있다면 어떻게 해야 할까요? 간단합니다. 원본 메시지를 회수하고 새 메시지로 교체하면 됩니다.
이런 상황에서는 원본 메시지와 회수 메시지가 모두 수신자의 받은 편지함으로 전달됩니다. 이때 수신자가 '추적' 옵션 아래의 '모임 요청 및 설문에 대한 요청과 응답 자동 처리' 확인란을 선택해 두었다면, 원본 메시지가 삭제되고 발신자가 사서함에서 메시지를 삭제했다는 안내가 표시됩니다.
반면 해당 확인란에 체크가 되어 있지 않다면, 수신자 컴퓨터에서 다음 중 하나가 발생합니다.
- 원본 메시지가 삭제되고, 발신자가 메시지를 삭제했다는 안내가 표시됨 (수신자가 회수 메시지를 먼저 연 경우)
- 수신자가 원본 메시지를 먼저 열면 회수에 실패하고, 원본과 회수 메시지가 모두 열람 가능한 상태로 유지됨
정리하면, 메시지 회수 기능은 '보내기'를 클릭한 이후에 사용할 수 있으며, 같은 조직 내 Exchange 계정을 사용하는 수신자에게만 적용됩니다.
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