이메일을 PDF 파일 형태로 누군가에게 전달하고 싶다면, Gmail과 Outlook에서 제공하는 기능을 활용하면 됩니다. Outlook 데스크톱 앱을 사용하든 웹 버전인 Outlook.com을 사용하든, 이 가이드의 단계를 그대로 따라 하면 됩니다. Microsoft Outlook에 Gmail 계정을 연동해 사용 중인 경우에도 동일한 방법으로 진행할 수 있습니다.
Gmail에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
Gmail에서 이메일을 PDF로 저장하려면 아래 단계를 따르세요.
- Gmail 웹사이트에 접속해 계정에 로그인합니다.
- PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
- 인쇄(Print) 아이콘을 클릭합니다.
- 대상(Destination) 드롭다운 목록에서 PDF로 저장(Save as PDF)을 선택합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 저장 경로를 지정하고 파일 이름을 입력합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
이제 각 단계를 자세히 살펴보겠습니다.
시작하기 전에 알아둘 점은, 생성된 PDF 파일에는 발신자의 이메일 주소와 날짜, 시간 정보가 함께 포함된다는 것입니다.
먼저 Gmail 웹사이트에 접속하여 올바른 로그인 정보를 입력해 계정에 로그인합니다. 그다음 PDF로 저장하고 싶은 이메일을 엽니다.
텍스트만 있는 이메일이든 이미지가 포함된 이메일이든 모두 가능합니다. 다만 이미지가 첨부 파일 형태로 전송된 경우에는 PDF에 해당 이미지가 표시되지 않으니 참고하세요.
이메일을 연 뒤 화면 오른쪽 상단에 있는 인쇄(Print) 버튼을 클릭합니다.
이제 대상(Destination) 드롭다운 목록에서 PDF로 저장(Save as PDF) 옵션을 선택합니다. 필요에 따라 페이지 범위나 레이아웃 등도 함께 조정할 수 있습니다.
모든 설정이 끝나면 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
그러면 파일을 저장할 위치를 선택하고 PDF 파일 이름을 지정하라는 창이 나타납니다. 위치와 이름을 지정한 후 저장(Save) 버튼을 클릭하세요.
이 과정을 마치면 해당 이메일이 PDF 파일로 컴퓨터에 저장됩니다.
Outlook에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
Outlook은 수많은 사용자가 선택하는 대표적인 이메일 플랫폼으로, 다른 서비스와 마찬가지로 이메일을 오프라인에서 볼 수 있도록 저장하는 기능을 제공합니다. 나아가 이메일을 PDF로 변환해 저장하는 것도 가능합니다. 작업 방식은 매우 간단하며, 여기서는 세부 과정을 하나하나 설명해 드리겠습니다. 또한 Outlook의 다양한 버전별 저장 방법도 함께 다룹니다. 웹용 Outlook(Outlook.com), Windows 10용 Outlook 앱, Office 365 버전의 Outlook, 그리고 구버전 Outlook까지 모두 포함됩니다.
Outlook.com에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
Outlook.com에서 이메일을 PDF로 저장하려면 아래 단계를 따르세요.
- 브라우저에서 Outlook.com을 엽니다.
- 이메일 계정에 로그인합니다.
- PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
- 점 세 개(⋯) 아이콘을 클릭합니다.
- 인쇄(Print) 옵션을 선택합니다.
- 인쇄(Print) 버튼을 한 번 더 클릭합니다.
- 대상(Destination)에서 PDF로 저장(Save as PDF)을 선택합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 저장 위치를 지정하고 파일 이름을 입력합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
브라우저에서 Outlook.com에 접속해 사용자 계정에 로그인합니다. 그다음 컴퓨터에 PDF로 저장할 이메일을 엽니다. 이메일을 연 후 점 세 개(⋯) 버튼을 클릭하고 목록에서 인쇄(Print) 옵션을 선택합니다.
그러면 인쇄 시 이메일이 어떻게 표시되는지 미리보기 화면이 나타납니다. 여기서 인쇄(Print) 버튼을 한 번 더 클릭합니다.
이후 브라우저에서 인쇄 대상을 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 대상(Destination) 목록에서 PDF로 저장(Save as PDF)을 고르고 저장(Save) 버튼을 클릭하세요.
마지막으로 팝업 창이 열리면 파일을 저장할 위치를 선택하고 원하는 이름을 지정합니다. 저장(Save) 버튼을 클릭하면 전체 과정이 완료됩니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
Outlook 데스크톱 앱에서 이메일을 PDF로 저장하려면 아래 단계를 따르세요.
- PC에서 Outlook 앱을 실행합니다.
- PDF로 저장할 이메일을 선택합니다.
- Ctrl+P 키를 누릅니다.
- Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
- 인쇄(Print) 버튼을 클릭합니다.
- 저장 경로를 지정하고 파일 이름을 입력합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
PC에서 Microsoft Outlook 앱을 실행한 뒤 PDF로 저장할 이메일을 선택합니다. 그런 다음 Ctrl+P 키를 누르면 화면에 인쇄(Print) 패널이 열립니다. 여기서 프린터 항목에서 Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄(Print) 버튼을 클릭합니다.
이제 파일을 저장할 경로를 선택하고 이름을 지정한 뒤 저장(Save) 버튼을 클릭하면 됩니다.
Office 365 Outlook에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
더 강력한 기능을 갖춘 Office 365 버전의 Outlook을 선호한다면, PDF 저장 과정에서 어려움을 겪을 일은 없습니다.
앱을 실행한 후 PDF로 저장할 이메일로 이동합니다. 이메일 제목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 메뉴에서 빠른 인쇄(Quick Print)를 선택합니다. 이후 하드 드라이브의 원하는 위치에 파일을 PDF 형식으로 저장하면 됩니다.
구버전 Outlook에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
아직 구버전 Office를 사용 중이라면, 현재 사용 중인 Outlook 버전에서는 이메일을 PDF로 손쉽게 저장하는 기능이 없을 가능성이 높습니다. 이 경우 가장 좋은 방법은 이메일 내용을 복사해 Microsoft Word 문서에 붙여넣는 것입니다.
그런 다음 Word의 내보내기(Export) 기능을 사용해 문서를 PDF로 저장하면 됩니다.
Gmail이든 Outlook이든, Outlook 앱에서 어떤 이메일 서비스를 사용하든 이 무료 이메일 클라이언트에서 이메일을 PDF로 저장할 수 있습니다.
이상입니다. 도움이 되길 바랍니다!