이메일을 PDF 파일 형태로 누군가에게 전달하고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 이 글에서는 Gmail과 Outlook에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법을 단계별로 자세히 안내해 드립니다. Outlook 데스크톱 앱을 사용하든 웹 버전인 Outlook.com을 사용하든 상관없이 아래 튜토리얼을 따라 하면 됩니다. Microsoft Outlook에 Gmail 계정을 연동해 사용 중인 경우에도 동일한 방법을 적용할 수 있습니다.
Gmail에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
Gmail에서 이메일을 PDF로 저장하려면 다음 단계를 따르세요.
- Gmail 웹사이트에 접속하여 계정에 로그인합니다.
- PDF로 저장하고 싶은 이메일을 엽니다.
- 인쇄(Print) 아이콘을 클릭합니다.
- 대상(Destination) 드롭다운 목록에서 'PDF로 저장(Save as PDF)'을 선택합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 저장 경로를 지정하고 파일 이름을 입력합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
이제 각 단계를 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
시작하기 전에 알아두어야 할 점은, 생성된 PDF 파일에는 발신자의 이메일 주소와 날짜, 시간 정보가 함께 포함된다는 것입니다.
먼저 Gmail 웹사이트에 접속한 후 올바른 계정 정보를 입력해 로그인하세요. 그다음 PDF로 저장하고 싶은 이메일을 엽니다.
이메일은 텍스트만 있는 것도 가능하고 이미지가 포함되어 있어도 상관없습니다. 다만 이미지가 첨부파일 형태로 전송된 경우에는 PDF에 해당 이미지가 표시되지 않으니 유의하세요.
이메일을 연 뒤 화면 오른쪽 상단에 표시되는 인쇄(Print) 버튼을 클릭합니다.
이제 대상(Destination) 드롭다운 목록에서 'PDF로 저장' 옵션을 선택합니다. 필요에 따라 페이지 범위나 레이아웃 등도 조정할 수 있습니다.
모든 설정이 끝나면 저장(Save) 버튼을 클릭하세요.
그러면 파일을 저장할 위치와 PDF 파일 이름을 지정하라는 창이 나타납니다. 위치와 이름을 지정한 후 저장(Save) 버튼을 클릭하면 됩니다.
이 과정을 마치면 해당 이메일이 PDF 파일로 컴퓨터에 저장됩니다.
Outlook에서 이메일을 PDF로 저장하는 방법
Outlook은 수많은 사용자가 선택하는 대표적인 이메일 플랫폼으로, 다른 서비스와 마찬가지로 이메일을 오프라인에서 볼 수 있도록 저장하는 기능을 제공합니다. 나아가 이메일을 PDF로 변환해 저장하는 것도 가능합니다. 작업 자체는 매우 간단하며, 여기서는 세부 과정까지 자세히 설명해 드리겠습니다. 또한 웹용 Outlook(Outlook.com), Windows 10용 Outlook 앱, Office 365의 Outlook, 그리고 구버전 Outlook 등 다양한 버전에서 각각 PDF로 저장하는 방법도 함께 다룹니다.
Outlook.com에서 이메일을 PDF로 저장
Outlook.com에서 이메일을 PDF로 저장하려면 다음 단계를 따르세요.
- 브라우저에서 Outlook.com을 엽니다.
- 이메일 계정에 로그인합니다.
- PDF로 저장할 이메일을 엽니다.
- 점 세 개(...) 아이콘을 클릭합니다.
- 인쇄(Print) 옵션을 선택합니다.
- 인쇄(Print) 버튼을 한 번 더 클릭합니다.
- 대상(Destination)에서 'PDF로 저장'을 선택합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 저장 위치를 선택하고 파일 이름을 지정합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
브라우저에서 Outlook.com에 접속해 사용자 계정에 로그인하세요. 그다음 컴퓨터에 PDF로 저장할 이메일을 엽니다. 이메일을 연 후 점 세 개(...) 버튼을 클릭하고 목록에서 인쇄(Print) 옵션을 선택합니다.
그러면 인쇄했을 때 이메일이 어떻게 보이는지 미리보기가 표시됩니다. 여기서 인쇄(Print) 버튼을 한 번 더 클릭하세요.
그러면 브라우저에서 인쇄 대상을 선택하라고 요청합니다. 대상(Destination) 목록에서 'PDF로 저장'을 선택하고 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
이후 팝업 창이 나타나면 파일을 저장할 위치를 선택하고 원하는 이름을 지정하세요. 마지막으로 저장(Save) 버튼을 클릭하면 모든 과정이 완료됩니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 이메일을 PDF로 저장
Outlook 데스크톱 앱에서 이메일을 PDF로 저장하려면 다음 단계를 따르세요.
- PC에서 Outlook 앱을 실행합니다.
- PDF로 저장할 이메일을 선택합니다.
- Ctrl+P 키를 누릅니다.
- 'Microsoft Print to PDF'를 선택합니다.
- 인쇄(Print) 버튼을 클릭합니다.
- 저장 경로를 지정하고 파일 이름을 입력합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
PC에서 Microsoft Outlook 앱을 열고 PDF로 저장할 이메일을 선택하세요. 그다음 Ctrl+P 키를 누르면 화면에 인쇄(Print) 패널이 열립니다. 여기서 프린터(Printer) 항목에서 'Microsoft Print to PDF'를 선택하고 인쇄(Print) 버튼을 클릭합니다.
이제 파일을 저장할 경로를 선택하고 이름을 지정한 뒤 저장(Save) 버튼을 클릭하면 됩니다.
Microsoft Office 365의 Outlook에서 이메일을 PDF로 저장
더 강력한 기능을 갖춘 Outlook 도구, 즉 Microsoft Office 365에 포함된 Outlook을 사용한다면 별다른 어려움 없이 진행할 수 있습니다.
앱을 실행한 후 PDF로 저장할 이메일로 이동하세요. 이메일 제목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 메뉴에서 빠른 인쇄(Quick Print)를 선택합니다. 그런 다음 파일을 하드 드라이브의 원하는 위치에 PDF로 저장하면 됩니다.
구버전 Outlook에서 이메일을 PDF로 저장
아직 구버전 Office를 사용 중이라면 현재 사용 중인 Outlook 버전에서는 이메일을 PDF로 손쉽게 저장하는 기능이 없을 가능성이 높습니다. 이 경우 가장 좋은 방법은 메일 내용을 복사한 후 Microsoft Word 문서에 붙여넣는 것입니다.
그런 다음 Word의 내보내기(Export) 기능을 사용해 문서를 PDF로 저장하면 됩니다.
Gmail이든 Outlook 앱에서 사용하는 Outlook 이메일 서비스든, 위에서 소개한 방법만 알면 언제든지 이메일을 PDF 파일로 깔끔하게 저장하고 공유할 수 있습니다.
이상입니다! 도움이 되길 바랍니다.