이메일 필터를 설정하거나 대화를 폴더로 정리하는 것은 받은편지함을 효율적으로 관리하는 가장 확실한 방법입니다. 예를 들어 뉴스레터와 중요한 메시지를 자동으로 분리하는 필터를 만들 수 있고, 특정 이메일을 자동으로 삭제하거나 스팸으로 표시하는 데에도 활용할 수 있습니다.
이 글에서는 Gmail, Yahoo Mail, Outlook에서 이메일 필터를 설정해 메일을 자동으로 분류하는 방법을 단계별로 소개합니다.
Gmail에서 이메일 필터 설정하기
Gmail 필터를 편집하기 시작하면 Gmail에는 실제 '폴더'라는 개념이 없다는 점을 알게 될 것입니다. Gmail은 이를 라벨(label)이라고 부르지만, 이름만 다를 뿐 기능상으로는 폴더와 동일합니다.
Gmail 필터를 만들려면 Gmail 받은편지함을 열고 상단 검색창 오른쪽의 작은 화살표 아이콘을 클릭하세요. 그러면 고급 검색 창이 열리며, 여기서 필터에 적용할 조건들을 지정할 수 있습니다.
각 항목의 활용법은 다음과 같습니다.
- 보낸사람(From) 필드에 이메일 주소를 입력하면 해당 주소에서 온 메시지에 필터가 적용됩니다.
- * 문자는 와일드카드이므로 *@domain.com처럼 입력하면 특정 도메인에서 오는 모든 메시지를 한 번에 필터링할 수 있습니다.
- 받는사람(To) 필드는 Gmail 별칭(alias)과 함께 활용하기 좋습니다. 이메일 주소 뒤에 플러스(+)를 붙이면 무제한의 대체 주소를 만들 수 있고, 모두 같은 받은편지함으로 전달됩니다.
- 예를 들어 LinkedIn에 가입할 때 John+LinkedIn@gmail.com을 사용했다면, 해당 주소로 발송된 메시지만 필터링해 받은편지함에 LinkedIn 메일이 쌓이지 않도록 할 수 있습니다.
- 제목(Subject) 필드에서는 제목에 특정 단어가 포함된 모든 메시지를 필터링할 수 있습니다.
- 단어 포함(Has the words)과 단어 제외(Doesn't have)를 사용하면 원하는 단어가 포함된 메일을 검색할 수 있습니다. AND나 OR 같은 Gmail 검색 연산자도 사용 가능합니다.
- 예를 들어 '수신거부(Unsubscribe)'라는 단어가 포함된 모든 메시지에 필터를 적용하되 은행 메일은 제외하고 싶다면, 단어 포함에 'Unsubscribe'를 입력하고 단어 제외에 'Bank of America'를 입력하면 됩니다.
- 원한다면 메시지 크기가 특정 값보다 크거나 작은 경우를 지정할 수도 있습니다.
- 날짜 범위(Date within)를 사용하면 특정 날짜 전후로 받은 메시지를 필터링할 수 있습니다.
- 첨부파일이 있는 이메일만 찾고 싶다면 첨부파일 있음(Has attachment) 체크박스를 선택하세요. Gmail에서 Hangouts 채팅을 자주 사용한다면 채팅 제외(Doesn't include chats)를 체크해 불필요한 알림을 줄이는 것도 좋습니다.
- 마지막으로 검색(Search) 박스는 특정 라벨 내에서만 필터링하고 싶은 경우가 아니라면 모든 메일(All Mail)로 두는 것이 좋습니다.
설정이 끝나면 창 우측 하단의 필터 만들기(Create filter) 버튼을 클릭하세요. 필터 조건이 올바른지 확인하려면 먼저 검색을 클릭해 일치하는 이메일을 미리 살펴볼 수 있습니다.
필터 작업 사용자 지정하기
다음으로는 이 필터에 걸린 이메일을 어떻게 처리할지 결정해야 합니다.
깔끔한 받은편지함을 유지하고 싶다면 받은편지함 건너뛰기(보관처리)를 선택하는 것이 좋은 첫걸음입니다. 여기에 더해 별표를 추가하거나, 나중에 어떻게 처리할지 알 수 있도록 라벨을 붙이거나, 중요 표시를 할 수도 있습니다.
그 외에도 필터 용도에 따라 유용한 추가 옵션이 있습니다. Gmail이 정상적인 메일을 스팸으로 분류한다면 스팸으로 보내지 않음(Never send it to Spam) 옵션이 특히 유용합니다.
완료 후 기존 메일에도 필터를 적용하고 싶다면 일치하는 X개의 대화에도 필터 적용을 체크하세요. 필터 만들기를 클릭하면 설정 과정이 끝납니다.
기존 필터는 언제든 검토하거나 수정할 수 있습니다. 우측 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭한 뒤 모든 설정 보기를 선택하세요. 상단의 필터 및 차단된 주소 탭에서 모든 필터를 확인하고 필요하면 삭제하거나 변경할 수 있습니다. Gmail은 내보내기 기능도 제공하므로 필터를 파일로 저장해 공유할 수도 있습니다.
좋은 필터 아이디어가 떠오르지 않으신가요? Gmail이 도와줄 수 있습니다.
받은편지함에서 원하는 메시지 옆의 체크박스를 선택한 뒤 점 세 개 메뉴 > 이와 유사한 메일 필터링으로 이동하세요. 앞서 본 필터 창이 열리는데, 선택한 메시지를 기반으로 일부 필드가 미리 채워져 있어 훨씬 편리합니다.
Yahoo Mail 필터 설정하기
Yahoo Mail에서 필터를 설정하려면 Yahoo 받은편지함을 연 뒤 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 추가 설정(More Settings)을 선택하세요. 왼쪽의 필터(Filters) 탭을 선택한 다음 새 필터 추가(Add new filters)를 눌러 시작합니다.
Yahoo는 Gmail만큼 다양한 필터 기능을 제공하지는 않습니다. 사용자 지정할 수 있는 필드는 보낸사람(From), 받는사람/참조(To/CC), 제목(Subject), 본문(Body) 네 가지입니다. 필터에 이름을 붙일 수 있어, 세부 내용을 열어보지 않고도 필터 탭에서 빠르게 검토할 수 있다는 점이 장점입니다.
각 카테고리는 직관적입니다. 항목마다 선택한 단어를 포함, 포함하지 않음, 시작, 끝 중 어떤 조건으로 필터링할지 고를 수 있습니다. 대소문자 구분 일치 옵션도 있어, 모두 대문자로 된 약어를 필터링할 때 유용합니다.
필터 조건을 원하는 대로 완성했다면, 조건에 맞는 메시지를 이동시킬 폴더를 선택하면 됩니다.
필터는 위에서 아래 순서로 적용된다는 점에 유의하세요. 따라서 목록을 검토할 때 가장 중요한 필터가 맨 위에 오도록 배치해야 합니다. 하나의 메시지가 여러 필터에 해당할 경우 맨 위 필터가 우선 적용됩니다. 이 페이지에서 기존 필터를 수정하거나 삭제할 수도 있습니다.
Yahoo 필터링에 대해 알아야 할 것은 이것이 전부입니다. 더 많은 팁이 필요하다면 Yahoo 계정 보안을 강화하는 방법도 함께 참고해 보세요.
Outlook에서 이메일 필터 설정하기
Outlook.com을 사용한다면 다음 방법으로 메시지를 손쉽게 필터링할 수 있습니다.
Outlook 받은편지함을 열고 우측 상단의 톱니바퀴(Gear) 아이콘을 클릭한 뒤 목록 하단의 모든 Outlook 설정 보기를 선택하세요. 왼쪽 탭에서 메일이 선택되어 있는지 확인한 다음, 다음 목록에서 규칙(Rules)을 고르세요. 마지막으로 새 규칙 추가를 클릭하면 새 필터를 만들 수 있습니다.
먼저 필터에 이름을 지정해야 합니다. 그런 다음 조건 추가 아래의 박스를 열어 사용 가능한 옵션을 확인하세요.
옵션이 매우 많으며 Outlook은 이를 그룹별로 나눠 제공합니다. 예를 들어 내 이름이 카테고리에서는 받는 사람에 있음, 참조에 있음, 받는 사람에 없음 등을 선택할 수 있습니다. 조건을 여러 개 추가하려면 첫 번째 박스 아래의 다른 조건 추가를 클릭하세요.
모든 옵션을 나열하기엔 너무 많지만, 특히 유용한 몇 가지는 다음과 같습니다.
- 내 이름이 > 받는 사람에 없음: 참조로 받았거나 대량 발송된 이메일을 걸러냅니다.
- 표시 > 중요도 또는 민감도: Outlook 고유의 민감도나 우선순위 수준이 지정된 메시지를 잡아냅니다.
- 받은 날짜 > 이전 또는 이후: 날짜를 기준으로 메시지를 필터링합니다.
조건을 설정한 후에는 작업 추가 아래에서 최소 한 가지 작업을 지정해야 합니다. 메시지를 폴더로 이동하거나 복사하거나 삭제할 수 있습니다. 메시지를 고정(pin)하는 것도 좋은 선택인데, 이렇게 하면 검토할 때까지 받은편지함 상단에 유지됩니다. 특정 중요도로 표시하거나 다른 주소로 전달하는 것도 유용한 작업입니다.
또한 Outlook에서는 앞서 언급한 조건들로 예외를 추가할 수 있습니다. 따라서 특정 사람이 보낸 메시지나 중요 표시된 메시지를 제외하는 필터도 만들 수 있습니다.
이 필터를 통과한 메시지가 다른 필터의 영향을 받지 않게 하려면 추가 규칙 처리 중지 체크박스를 선택하세요. 예를 들어 한 필터가 모든 중요 메시지를 고정하고, 두 번째 필터가 첨부파일이 있는 모든 메시지를 삭제한다면, 중요한 메시지가 첨부파일 때문에 삭제되지 않도록 이 체크박스를 반드시 선택해야 합니다.
Outlook 필터 생성은 이것이 전부입니다. 더 필요하다면 위 과정을 반복해 여러 규칙을 만들면 됩니다.
이메일 필터, 생각보다 쉽습니다
이메일 필터는 받은편지함에 쏟아지는 메시지 홍수를 줄일 수 있는 강력한 도구입니다. 특히 더 많은 옵션을 제공하는 Gmail과 Outlook에서 필터를 잘 활용하면 메일 업무 흐름을 크게 개선할 수 있을 것입니다.
더 많은 도움이 필요하다면 받은편지함을 정리하고 관리하는 다른 방법들도 확인해 보세요. 또한 커스텀 회신 주소(reply-to) 사용법 같은 이메일 활용 팁도 함께 살펴보시길 추천합니다.