잘못된 사람에게 기밀 이메일을 보내고 나서 실수를 되돌리고 싶었던 적이 있나요? 아니면 받는 사람이 이메일 내용을 다운로드하거나 전달하거나 복사하지 못하도록 막고 싶은데 그런 옵션이 없어 답답했던 경험이 있으신가요?
Gmail의 기밀 모드(Confidential Mode)를 사용하면 이런 고민을 모두 해결할 수 있습니다.
그렇다면 Gmail 기밀 모드란 정확히 무엇이고, 왜 사용해야 하며, 구글 메일 서비스로 어떻게 비공개 이메일을 보낼 수 있을까요?
Gmail 기밀 모드를 사용해야 하는 이유
Gmail 기밀 모드는 iOS와 Android용 Gmail 앱은 물론 웹 버전에서도 사용할 수 있어, 개인정보 보호를 중시하는 요즘 이메일 사용자라면 누구나 만족할 만한 기능입니다.
기밀 모드를 사용해 볼 만한 흥미로운 이유들을 하나씩 살펴보겠습니다.
비밀번호(Passcode)로 안전한 이메일 보내기
기밀 모드는 받는 사람이 이메일을 열 때 비밀번호 입력을 요구하는 옵션을 제공하여 이메일 보안을 한 단계 끌어올립니다.
즉, 이메일에 비밀번호 잠금을 걸면 해당 코드가 받는 사람에게 문자(SMS)로 전송되고, 받는 사람은 이 코드를 입력해야만 메시지를 열 수 있습니다.
만료일 설정하기
마치 스파이 영화에 나오는 장치처럼, Gmail 기밀 모드에는 자동 소멸 기능이 있습니다. 발신자가 만료일을 설정하면 해당 시간이 지나는 순간 이메일이 자동으로 만료됩니다.
이 기능은 이메일 유형에 관계없이 문서, 텍스트, 동영상, 사진 등 어떤 내용에도 적용할 수 있습니다. 만료 기간은 1주일, 1개월, 3개월, 5년 중에서 선택할 수 있습니다.
휴대폰 번호로 이메일 내용 보호하기
기밀 모드에서는 휴대폰 번호를 사용해 이메일 내용을 보호하는 옵션도 제공합니다. 연락처 번호를 선택하면 받는 사람이 이메일 잠금을 해제할 수 있는 비밀번호를 문자로 받게 됩니다.
단, 휴대폰 번호를 잘못 입력하거나 잊어버리면 이메일을 열 방법이 전혀 없다는 점에 유의하세요.
받는 사람의 전달·다운로드 차단
기밀 모드로 받은 이메일은 기본적으로 전달 옵션이 비활성화됩니다. 또한 받는 사람은 비밀번호를 입력하지 않으면 첨부파일을 다운로드할 수 없습니다.
다만 악성 프로그램을 이용해 첨부파일을 다운로드하는 행위까지 완전히 막을 수는 없다는 점을 기억해 두세요.
이메일 내용 복사 방지
기밀 모드에서는 받는 사람이 이메일 내용을 복사할 수 없습니다. 하지만 화면 캡처나 사진 촬영까지 막지는 못합니다.
다른 이메일 서비스로도 비공개 이메일 보내기
받는 사람이 다른 이메일 업체나 플랫폼을 사용하더라도 상관없습니다. Gmail 기밀 모드는 모든 이메일 서비스와 받은 편지함으로 비공개 이메일을 보낼 수 있습니다.
기밀 모드에서 이메일을 보내고 받는 방법
기밀 모드가 마음에 드셨나요? 이제 이 모드를 통해 이메일을 주고받는 구체적인 방법을 알아보겠습니다.
Gmail에서 기밀 이메일 보내는 방법
평소처럼 Gmail 계정에 로그인한 뒤, 왼쪽 상단의 작성 버튼을 클릭합니다.
이메일을 작성하고 받는 사람과 제목을 입력한 후, 창 하단에 있는 자물쇠와 시계 모양의 기밀 모드 아이콘을 클릭합니다.
새 팝업 창이 뜨면 만료일을 설정할 수 있습니다. 원하는 기간을 정하고 나면 SMS 비밀번호를 요구할지 여부를 선택하는 옵션이 나타납니다.
SMS 비밀번호 없음을 선택하면 비밀번호가 SMS가 아닌 받는 사람의 이메일 주소로 전송됩니다.
이메일 하단에는 설정된 만료일이 표시됩니다. 메시지를 보내기 전에 반드시 저장을 클릭하세요. SMS 비밀번호 옵션을 선택했다면 받는 사람의 전화번호를 입력하라는 안내가 나타납니다.
주의할 점: 잘못된 번호를 입력하지 않도록 꼼꼼히 확인하세요!
이미 보낸 메시지 취소하는 방법
이메일을 보내자마자 마음이 바뀌었나요? 걱정하지 마세요. 기밀 모드에서는 접근 권한을 손쉽게 취소하거나 메시지를 '발송 취소'할 수 있습니다.
기밀 이메일을 보내면 항상 받은편지함과 보낸편지함에 함께 표시됩니다. 메시지를 취소하려면 해당 기밀 이메일을 클릭한 뒤 액세스 삭제(Remove access)를 선택하면 됩니다.
받는 사람이 아직 이메일을 읽지 않았다면 더 이상 접근할 수 없게 됩니다.
기밀 모드 이메일 여는 방법
Gmail 기밀 모드로 보낸 이메일은 일반 이메일과 같은 방식으로 열 수 있습니다. 다만 다음 사항을 유의하세요.
- 만료일이 지나거나 발신자가 접근 권한을 삭제하기 전까지 첨부파일과 이메일 내용을 볼 수 있습니다.
- 복사, 붙여넣기, 다운로드, 전달이 비활성화되어 있더라도 놀라지 마세요. 기밀 모드의 정상적인 동작입니다.
- 비밀번호가 필요한 이메일이라면 메시지를 읽거나 첨부파일을 보기 전에 비밀번호를 입력해야 합니다.
이메일을 열려다 오류가 발생한다면, 발신자가 만료일 이전에 접근 권한을 취소했거나 이메일을 삭제했을 가능성이 큽니다. 이 경우 발신자에게 연락해 열람 기간을 늘려 달라고 요청하거나 이메일을 다시 보내 달라고 하는 것 외에 방법이 없습니다.
Gmail 기밀 모드는 정말 안전할까?
이메일 계정에 아무리 많은 개인정보 보호 옵션이 포함되어 있어도 진정으로 완전히 안전하다고 말하기는 어렵습니다. Gmail, Outlook, Yahoo 같은 웹메일 서비스는 특히 더 그렇습니다. 기밀 모드를 사용해 보낸 이메일이라도 구글 서버에 저장되며, 구글이 원한다면 접근할 수 있습니다.
또한 비밀번호 옵션은 받는 사람의 개인 전화번호를 구글에 넘겨야 한다는 점에서 받는 사람에게 새로운 위험 요소가 될 수 있습니다. 그리고 구글의 기밀 모드는 진정한 비공개 통신에 필수적인 종단 간 암호화(end-to-end encryption)를 제공하지 않는다는 단점도 있습니다.
이메일을 완전히 암호화하고 싶다면 ProtonMail처럼 이메일을 최대한 안전하게 보호하고 암호화해 주는 보안 이메일 서비스를 이용하는 것이 좋습니다. 다만 당장 빠르고 무료이면서 다른 이메일 서비스보다 더 나은 개인정보 보호 기능을 원한다면, 구글의 기밀 모드도 나쁘지 않은 선택입니다.