이메일을 보내고 싶은데 어디서부터 시작해야 할지 막막하신가요? 아니면 이미 이메일을 보낼 줄 알지만, 좀 더 좋은 이메일을 작성하는 팁이 필요하신가요? 이 글이 도움이 될 것입니다.
이메일을 보내는 행위 자체는 간단해 보이지만, 훌륭한 이메일을 작성하는 것은 전혀 다른 이야기입니다. 다음에 이메일로 소통할 일이 생기면, 수신자와 전달할 메시지를 아는 것만으로는 부족하다는 사실을 깨닫게 될 겁니다. 지금부터 좋은 이메일을 보내는 방법을 하나씩 알아보겠습니다.
이메일을 보내려면 무엇이 필요할까?
이메일 발송 방법을 살펴보기 전에, 먼저 몇 가지 준비물을 갖춰야 합니다. 이메일을 보내려면 사용 가능한 이메일 서비스(여기서는 Gmail을 예로 들겠습니다) 중 하나의 계정, 인터넷 연결, 컴퓨터 또는 모바일 기기, 그리고 받는 사람의 이메일 주소가 필요합니다.
Gmail로 이메일 보내는 방법
아직 이메일 계정이 없다면 Gmail 또는 Gmail 대안으로 널리 쓰이는 서비스에서 계정을 먼저 만드세요. 계정 생성이 끝났다면 다음 단계인 이메일 메시지 작성으로 넘어갈 수 있습니다.
1. 이메일 계정에 로그인하기
Gmail의 경우 google.com/gmail에 접속한 뒤 아이디와 비밀번호를 입력해 계정에 로그인하세요.
2. 빈 이메일 만들기
다음으로, 곧 보낼 이메일 작성을 시작합니다. 작성(Compose) 버튼을 눌러 새 이메일 창을 여세요. 웹 버전 Gmail에서는 화면 왼쪽에, 모바일 앱에서는 오른쪽 하단에 작성 버튼이 위치해 있습니다.
3. 받는 사람 이메일 주소 입력하기
받는 사람 이메일 주소란 이메일을 전달하고자 하는 상대방의 주소를 의미합니다. 수신자가 두 명 이상이라면 CC나 BCC를 활용할 수 있습니다.
CC에 넣으면 모든 수신자가 다른 수신자 목록을 볼 수 있습니다. 반면 BCC에 포함된 수신자는 같은 이메일의 다른 수신자를 확인할 수 없습니다(CC에 함께 포함된 경우는 예외).
웹 버전 Gmail에서는 수신자 필드를 클릭하고 이메일 주소를 입력한 뒤, CC 또는 BCC를 선택해 여러 명을 추가할 수 있습니다. 모바일 Gmail 앱(Android, iOS)에서는 첫 번째 수신자를 받는 사람 필드에 입력한 후 아래쪽 화살표를 누르면 CC와 BCC 입력란이 나타납니다.
주소를 정확히 확인하지 않으면 엉뚱한 사람에게 메시지를 보낼 수 있으니 항상 신경 쓰세요.
4. 이메일 제목 작성하기
제목은 이메일의 내용을 한눈에 요약해 보여줘야 합니다. 좋은 결과를 원한다면 제목이 본문 내용을 정확히 반영하도록 하고, 구체적이면서도 간결하게 작성하세요.
또한 제목이 매력적이어야 수신자가 이메일을 열어볼 가능성이 높아집니다. 제목 줄에 이메일 관련 약어를 활용하는 것도 도움이 되지만, 상황에 맞게 적절히 사용하는 것이 중요합니다.
5. 이메일 본문 작성하기
이제 수신자에게 전달하고 싶은 내용을 자세히 담을 차례입니다. 다만 본문을 쏟아내기 전에 적절한 인사말로 시작하는 것이 좋습니다.
예를 들어 전문적인 업무 이메일을 작성할 때는 'Dear'나 'Hi' 같은 표현을 피하는 것이 좋습니다. 메시지는 간결하게 유지하고, 비즈니스 에티켓을 지키며, 이메일 형식도 올바르게 갖추세요(형식에 대한 자세한 내용은 아래에서 계속 설명합니다).
전문적인 이메일을 작성하는 다양한 방법을 익혀두는 것이 중요하며, 어려움을 느낀다면 인터넷의 여러 도구를 활용해 더 나은 이메일을 작성할 수 있습니다.
6. 맺음말(Sign-off)로 마무리하기
이메일은 맺음말로 끝을 맺습니다. 따라서 항상 맺음말을 포함해야 하며, 이메일의 성격에 따라 맺음말을 작성할 때 고려해야 할 기준이 달라집니다.
이메일 맺음말을 작성할 때 참고할 만한 팁은 다음과 같습니다:
- 이름 전체를 사용하세요.
- 상황에 맞는 마무리 인사를 고르세요. 특히 취업 관련 이메일에는 전문적인 맺음말을 사용하는 것이 좋습니다.
- 직함과 기타 연락처 정보를 포함하세요. 필수는 아니지만 넣어두면 도움이 됩니다.
- 서명을 추가하면 더욱 좋습니다.
7. 필요하다면 파일 첨부하기
이메일로 파일을 공유해야 하나요? 지금이 바로 파일을 추가할 최적의 타이밍입니다. 이력서나 자기소개서 제출이 필수인 채용 지원 과정 등에서는 파일 첨부가 꼭 필요할 수 있습니다.
다만 파일을 첨부하기 전에는, 본문 마지막 부분에 파일을 첨부했다는 사실을 수신자에게 미리 알려주는 것이 좋습니다.
Gmail에서 파일 첨부하는 방법
모바일 Gmail 앱에서는 상단의 종이클립 아이콘을 누른 뒤 파일 첨부 또는 Drive에서 삽입을 선택하고 첨부할 파일을 고르면 됩니다.
웹 버전에서는 종이클립 아이콘을 클릭해 컴퓨터에 저장된 파일을 업로드하거나, Google Drive를 클릭해 드라이브 계정에 저장된 파일을 불러올 수 있습니다.
이메일 서비스마다 첨부 파일의 최대 용량 제한이 다를 수 있습니다. Gmail의 경우 최대 25MB까지 허용되며, 파일을 먼저 Google Drive에 업로드하면 이 제한을 우회할 수 있습니다.
파일을 여러 개 보내야 한다면 같은 절차를 반복하면 됩니다.
8. 이메일 서식 정리 및 교정하기
보내기 버튼을 누르기 전에, 글꼴 크기와 종류가 통일되어 있는지 확인하며 이메일 서식을 정리하세요. 정렬과 들여쓰기가 올바른지 점검하고, 마지막으로 메시지가 가독성을 높이는 방식으로 표현되었는지 확인합니다.
Gmail은 내장된 서식 옵션 버튼을 통해 이메일 서식을 지정할 수 있게 해줍니다. 밑줄이 그어진 A 모양의 서식 버튼을 클릭하면 Gmail에서 사용할 수 있는 다양한 서식 옵션을 확인할 수 있습니다. 글꼴 종류와 크기 변경, 굵게, 밑줄, 글자 색 변경 등이 가능합니다.
마지막으로 이메일을 위에서 아래로 훑어보며 받는 사람 주소가 정확한지, 문법적·의미상 오류가 없는지 꼼꼼히 확인하세요. 발송 전 교정의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.
9. 이메일 보내기
모든 것이 완벽해 보인다면 이제 이메일을 보낼 차례입니다. 보내기 버튼을 누르면 이메일이 발송됩니다. 만약 이메일을 나중에 보내고 싶다면 Gmail에서 이메일 예약 발송하는 방법을 알아보세요.
이메일 소통 방법 제대로 익히기
이메일은 중요한 소통 수단이기 때문에 이메일을 잘 보내는 것은 큰 강점이 되는 스킬입니다. 인스턴트 메신저 플랫폼으로 소통의 무게 중심이 옮겨가고 있지만, 특히 직장에서는 여전히 이메일이 중요하게 여겨집니다.
다음에 이메일을 보낼 때는 이 글에서 소개한 팁들을 꼭 기억하세요.