연락처 목록에 있는 사람들에게 이메일을 하나씩 개인화해서 보내다 보면 하루의 상당한 시간이 소모됩니다. 이런 방식은 시간 대비 효율이 떨어지기 때문에 비추천할 수밖에 없습니다.
구글 스프레드시트의 'Yet Another Mail Merge(YAMM)' 부가 기능을 사용하면 연락처 목록, 구글 스프레드시트, Gmail만으로 수백 명에게 개인화된 이메일을 한꺼번에 발송할 수 있습니다.
Yet Another Mail Merge 설치하기
YAMM을 통해 무료로 최대 50통의 이메일을 보낼 수 있습니다. 가장 먼저 YAMM 공식 웹사이트에 접속해 앱을 내려받으세요.
- YAMM 웹사이트에 접속해 Get Started For Free(무료로 시작하기)를 클릭합니다.
- 설치(Install) 버튼을 클릭합니다.
- 계속(Continue)을 클릭합니다.
- 사용할 구글 계정을 선택합니다.
- 허용(Allow)을 클릭해 YAMM에 계정 접근 권한을 부여합니다.
- 완료(Done)를 클릭하면 설치가 끝납니다.
설치가 완료되면 구글 스프레드시트를 열 때마다 메뉴의 '확장 프로그램' 옵션을 통해 언제든지 YAMM에 접근할 수 있습니다.
구글 스프레드시트와 이메일 초안 준비하기
대량 이메일을 설정하려면 발송 대상자들의 연락처 정보가 담긴 구글 스프레드시트를 먼저 만들어야 합니다.
또한 이메일 템플릿과 함께 시트 템플릿도 준비해야 합니다. 그래야 시트와 이메일을 병합할 때 연락처 정보가 자동으로 동기화됩니다.
구글에 기존 연락처 목록이 있는지 여부에 따라 스프레드시트에 연락처를 입력하는 방법이 조금 달라집니다.
처음부터 새로 만들어 보내기
- 구글 스프레드시트를 열고 새 빈 문서를 생성합니다.
- 대량 이메일에 포함할 열 제목(컬럼 헤더)을 추가합니다. 예를 들어 이메일 주소, 이름 등이 있습니다. 열 제목은 반드시 1행(Row 1)에 위치해야 합니다.
- 정확한 정보로 시트를 모두 작성합니다.
- Gmail 받은편지함으로 이동해 새 이메일을 작성(Compose)합니다.
- 각 항목마다 {{..}} 형식으로 초안을 작성합니다. 이때 항목 이름이 구글 스프레드시트의 열 제목과 정확히 일치해야 합니다.
- 초안 이메일을 닫습니다.
- 구글 스프레드시트에서 메뉴의 확장 프로그램을 선택합니다.
- Yet Another Mail Merge(YAMM) > Start Mail Merge(메일 병합 시작)를 선택합니다.
- 발신자 이름을 입력하고 해당 항목이 포함된 초안 이메일을 선택합니다.
- 이메일 열람·클릭·반송 추적 체크박스에 체크합니다.
- 테스트 이메일 받기(Receive a test email) 버튼을 클릭합니다.
- 받은편지함에서 이메일이 정상적으로 발송되었는지 확인합니다.
- 구글 스프레드시트에서 Send Emails(이메일 보내기) 버튼을 클릭합니다.
이렇게 하면 구글 스프레드시트에 추가한 모든 연락처에게 이메일이 발송됩니다.
기존 연락처 목록 활용하기
앞서 설명한 방법대로 초안 이메일을 작성하되, 모든 연락처를 일일이 스프레드시트에 입력하는 대신 기존 목록에서 불러올 수 있습니다.
- 구글 스프레드시트를 열고 새 빈 문서를 생성합니다.
- 상단 메뉴에서 확장 프로그램을 클릭합니다.
- Yet Another Mail Merge(YAMM) > Import Contacts(Google, Salesforce)를 선택합니다.
- 가져올 연락처 목록을 선택합니다.
- 또는 드롭다운 메뉴에서 특정 연락처 목록을 선택합니다.
- Import Contacts(연락처 가져오기) 버튼을 클릭합니다.
- Start Mail Merge(메일 병합 시작)를 클릭하고 앞서 설명한 9~13단계를 그대로 따라 진행합니다.
목록을 미리 준비해야 하는 번거로움은 있지만, 모든 데이터를 수동으로 입력하는 것보다 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
발송 결과 추적하기
대량 이메일을 발송한 후에는 캠페인용으로 만든 시트로 돌아가 성과 데이터를 확인할 수 있습니다.
시트를 열면 화면 오른쪽에 팝업 사이드바가 나타나며, 캠페인 관련 모든 통계가 표시됩니다.
여기에는 열람, 클릭, 응답, 반송, 수신 거부된 이메일 현황이 포함됩니다. 또한 'Merge Status(병합 상태)'라는 열이 있어 각 이메일 주소별 통계를 한눈에 파악할 수 있습니다.
색상 코드도 함께 표시되므로 캠페인 내 특정 이메일 주소를 쉽게 식별할 수 있습니다. 단, 사이드바는 최근 10일간 발송된 이메일만 추적하므로 더 긴 기간의 데이터가 필요하다면 직접 기록을 관리해야 합니다.
사이드바를 실수로 닫았다면 메뉴에서 Yet Another Mail Merge > Open tracking report(추적 리포트 열기)를 선택하세요.
그러면 사이드바가 다시 열리고 모든 데이터를 다시 확인할 수 있습니다.
YAMM 요금제
YAMM으로 처음 보내는 50통의 이메일은 완전 무료입니다. 하지만 더 규모가 큰 캠페인을 진행하거나 대량 이메일을 동시에 발송해야 하는 환경이라면 상위 플랜으로 업그레이드해야 합니다.
YAMM 요금제는 Personal(개인), Team(팀), Unlimited(무제한) 세 가지로 나뉩니다.
Personal(개인)
Personal 플랜은 일반 Gmail 주소를 사용하는지, Google Workspace 계정을 사용하는지에 따라 두 가지 가격 옵션이 있습니다. 일반 Gmail 주소는 연 20달러이며 하루 최대 400명의 수신자, 1명의 사용자 액세스가 포함됩니다.
Workspace 계정은 연 40달러이며 하루 최대 1,500명의 수신자, 1명의 사용자 액세스가 포함됩니다.
Team(팀)
Google Workspace 도메인을 보유하고 있다면 YAMM은 필요한 팀원 수에 따라 과금됩니다. 플랜은 5~100명 규모이며 가격대는 100~2,000달러입니다. 모든 플랜에서 사용자당 하루 최대 1,500명에게 발송할 수 있습니다.
Unlimited(무제한)
100명 이상의 사용자가 있는 기업은 온라인으로 구매할 수 없지만, 필요한 사용자 수에 따라 YAMM에 맞춤 견적을 요청할 수 있습니다.
사용자 수는 사실상 원하는 만큼 추가할 수 있으며, 모든 사용자가 하루 최대 1,500명의 수신자와 전체 기능을 이용할 수 있습니다.
YAMM으로 대량 이메일 보내기
Yet Another Mail Merge를 활용하면 이메일을 일괄 처리하면서도 개인화 요소를 더해 오픈률을 높일 수 있어 상당한 시간을 절약할 수 있습니다. 최상의 결과를 얻으려면 Google Workspace(G Suite)에 연락처 메일링 리스트를 미리 구성해두는 것이 좋습니다. 회사 공지 이메일 발송에도 활용하면 모든 구성원이 안내를 확실히 받도록 할 수 있습니다.