구글 문서(Google Docs)를 사용하다가 문서 창을 벗어나지 않고 바로 이메일을 보낼 수 있다면 얼마나 편할까요? 구글은 실제로 이런 기능을 제공하고 있습니다. 비교적 최근에 추가된 기능이라 생소하게 느껴질 수 있지만, 몇 번만 따라 해 보면 누구나 쉽게 활용할 수 있습니다.
이 글에서는 구글 문서 안에서 직접 이메일을 작성하고 전송하는 방법과, 문서 자체를 이메일로 발송하는 방법까지 차근차근 알려드리겠습니다.
구글 문서에서 이메일을 직접 보내는 방법
이미 구글 문서를 열어둔 상태에서 빠르게 이메일을 보내야 한다면, 별도의 탭을 띄우지 않고도 바로 처리할 수 있습니다. 아래 순서대로 진행해 보세요.
- 기존 구글 문서 파일을 열거나 새 문서를 생성합니다.
- 상단 메뉴에서 삽입 > 빌딩 블록 > 이메일 초안(Email draft)으로 이동합니다.
- 받는 사람, 제목 등 필요한 항목을 모두 입력하고 본문을 작성한 뒤 파란색 M 아이콘을 클릭합니다.
- Gmail 작성 창이 나타나면 추가로 다듬고 싶은 내용을 수정한 후 보내기 버튼을 누릅니다.
이렇게 보낸 이메일은 현재 로그인 중인 Gmail 계정에서 발송됩니다. 구글 문서가 메일함과 직접 연동되기 때문에, 보낸 메시지는 평소처럼 Gmail의 '보낸편지함'에서 확인할 수 있습니다.
전송이 완료되면 문서 속 이메일 초안 블록을 삭제해도 되고, 기록용으로 남겨두어도 무방합니다.
구글 문서를 이메일로 보내는 방법
구글 문서에서 이메일을 다룰 때는 한 가지 옵션이 더 있습니다. 작성 중인 문서 전체를 첨부파일로 보내거나, 이메일 본문에 그대로 담아 전송하고 싶다면 '이 파일 이메일로 보내기' 기능을 활용하면 됩니다.
구글 문서를 이메일로 발송하는 방법은 다음과 같습니다.
- 상단 메뉴에서 파일 > 이메일 > 이 파일 이메일로 보내기를 선택합니다.
- 받는 사람, 제목 등 필수 항목을 모두 입력합니다.
- 첨부할 문서의 형식(PDF, Word 등)을 선택하거나, '첨부하지 않고 이메일에 내용 포함'을 선택한 후 보내기를 클릭합니다.
문서 전체를 상대방에게 전달해야 할 때 이 기능이 특히 유용합니다. 일일이 파일을 저장하고 첨부하는 번거로운 과정을 건너뛰고, 한 번의 클릭으로 빠르게 발송할 수 있기 때문입니다.
굳이 구글 문서에서 이메일을 보내야 할까?
사용 방법 자체는 간단하지만, 굳이 구글 문서 안에서 이메일을 작성하고 보내야 하는 이유가 궁금할 수 있습니다.
가장 큰 장점은 역시 생산성입니다. Gmail 받은함 탭으로 화면을 전환하는 데 드는 몇 초의 시간조차 아낄 수 있고, 문서 작업 흐름을 끊지 않고 커뮤니케이션을 마칠 수 있습니다. 또한 구글 문서의 서식 도구를 활용하면 복잡한 내용의 이메일을 더 깔끔하게 작성할 수 있다는 점도 매력적입니다.
어쩌면 구글은 '문서에서 이메일을 보낼 수 있는가'라는 가능성에 집중한 나머지, 정말 필요한 기능인지는 고민하지 않았을지도 모르겠네요. 하지만 한번 익혀두면 분명 쓸모 있는 기능임은 틀림없습니다.
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