이메일에 답장했다가 '전체 답장'으로 보내버렸거나, 받는 사람이 보면 안 되는 내용을 실수로 전송한 경험이 있다면 그 난감함을 누구보다 잘 알 것입니다. 다행히 이런 흔한 문제를 해결할 방법이 있습니다. Office 365에 포함된 Outlook 앱에서는 이메일을 손쉽게 회수할 수 있습니다. 단, Microsoft Exchange 계정을 사용 중이어야 하고, IT 부서에서 해당 기능을 활성화해 두었어야 합니다. 이 가이드에서는 Outlook에서 실수를 되돌리고 이메일을 회수하는 방법을 자세히 소개합니다.
Outlook에서 이메일 회수하는 방법
Outlook에서 이메일을 회수하려면 먼저 Outlook 앱의 보낸 편지함(Sent Items)으로 이동합니다. 그다음 회수하고 싶은 메시지를 더블클릭하여 엽니다. 열린 메시지 창에서 메시지 탭(Message)으로 이동한 뒤, 상단 메뉴 모음의 네 번째 옵션 그룹인 이동(Move)에서 이 메시지 회수(Recall This Message)를 선택하세요.
위 단계를 마치면 메시지 회수 옵션이 담긴 새 창이 나타납니다. 여기서 두 가지 옵션 중 하나를 선택한 후 확인 버튼을 누르면 됩니다. 첫 번째는 서버에서 읽지 않은 메시지 사본 삭제이고, 두 번째는 새 메시지로 교체하는 것입니다. 다만 수신자가 이미 메시지를 확인했을 가능성이 있으므로, 읽지 않은 사본 삭제가 항상 성공하는 것은 아닙니다. 대신 회수 성공 여부에 대한 보고서를 받아보는 옵션을 함께 선택해 두면 결과를 바로 확인할 수 있어 유용합니다.
이메일 회수에서는 무엇보다 속도가 중요합니다. 실수를 깨달은 순간 즉시 회수 요청을 실행해야 성공 확률이 높아집니다. 만약 회수가 실패한다면 두 번째 옵션을 활용해 사과 메시지를 작성하세요. 이렇게 하면 원본(오류) 이메일이 열리기 전에 수정된 내용을 전달할 수 있습니다.
애초에 회수할 일이 없도록 예방하는 방법
메시지 회수가 항상 성공하는 것은 아니기 때문에, 회수해야 하는 상황 자체를 피하는 것이 가장 좋습니다. 우선 이메일을 보내기 전에는 항상 속도를 늦추고 수신자와 참조 주소를 꼼꼼히 확인하는 습관을 들이세요. 또한 Outlook 규칙을 설정해 이메일 발송을 지연시키는 방법도 효과적입니다. 이렇게 하면 Outlook을 통해 보내는 메시지가 일정 시간 동안 대기한 후 발송되므로, 실수를 발견했을 때 그 사이에 메시지를 회수하거나 수정할 수 있는 소중한 시간을 벌 수 있습니다.