받은 편지함에 많은 정크 파일이 있으면 실제로 읽고 싶은 메시지를 찾기가 어려울 수 있습니다. 이를 돕기 위해 Outlook에서 불필요한 이메일을 방지하는 방법에 대한 몇 가지 최상의 방법을 모았습니다.
내장된 필터 시스템을 사용하고 발신자 승인 및 차단, 규칙 적용 등을 사용하여 관심 있는 합법적인 이메일만 표시되도록 할 수 있습니다.
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1. 정크 필터 조정
Outlook에는 수신 전자 메일을 자동으로 확인하고 정크 메일인지 확인한 다음 적절한 위치로 이동하는 필터 시스템이 있습니다. 시스템에는 다양한 수준이 있으며 각각 다른 수준의 보호를 제공합니다. 설정을 변경하려면 홈으로 이동하세요. 탭에서 정크> 정크 메일 옵션...으로 이동합니다.
기본적으로 자동 필터링은 없지만 차단된 발신자를 설정한 경우 해당 발신자는 정크 폴더로 이동됩니다. 낮음으로 설정할 수 있습니다. 명백한 정크를 걸러내려면 높음 대부분의 정크를 포착하지만 일부 일반 이메일도 포착할 수 있습니다. 또는 안전한 목록만 승인한 사람에게서만 이메일을 수신합니다.
정크 메일로 의심되는 메일을 정크 메일 폴더로 이동하는 대신 영구적으로 삭제하도록 선택할 수도 있습니다. , 그러나 이것은 권장되지 않습니다. 이 옵션을 선택하면 일부 실제 이메일이 잘못 플래그 지정되어 검색할 수 없게 될 수 있습니다.
2. 클러터 폴더 사용
비즈니스용 Office 365가 있는 경우 낮은 우선 순위 메일이라는 기능을 사용할 수 있습니다. 기본적으로 활성화된 낮은 우선 순위 메일은 메시지를 분석하고 받은 편지함 또는 낮은 우선 순위 폴더에 보관할지 여부를 판단합니다.
시스템은 보낸 사람이 누구이고 대화에 참여했는지 여부와 같은 메시지의 다양한 부분을 확인합니다. 이전 읽기 습관을 기반으로 이메일을 어떻게 처리할지 결정합니다. 오른쪽 클릭으로 메시지를 낮은 우선 순위 메일로 이동하여 시스템이 학습하도록 도울 수 있습니다. 그리고 이동> 낮은 우선 순위 메일로 이동으로 이동합니다. . 마찬가지로 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 메시지를 받은 편지함으로 이동할 수 있습니다. 낮은 우선 순위 메일 및 이동> 받은편지함으로 이동으로 이동하는 메일 .
낮은 우선 순위 메일을 사용하지 않으려면 웹 버전의 Outlook을 통해 이를 해제해야 합니다. 로그인한 후 톱니바퀴 아이콘을 클릭합니다. 옵션> 메일> 자동 처리> 낮은 우선 순위 메일로 이동합니다. . 여기에서 클러터로 식별된 개별 항목 상자를 선택 해제합니다. 저장을 클릭합니다. .
3. 안전 수칙 보기
Office 365를 실행 중이고 Exchange 서버를 사용하는 경우 내용의 특성을 경고하기 위해 일부 메시지 상단에 색상이 지정된 안전 팁이 표시됩니다. 이 표시기는 메시지가 의심스러운지, 알 수 없는지, 신뢰할 수 있는지 또는 안전한지를 보여줍니다.
의심스러운 것으로 표시된 메일은 보낸 사람 인증에 실패했거나 메시지를 스푸핑하는 것으로 의심됩니다. 차단된 콘텐츠 표시를 선택할 수 있지만 이러한 이메일은 상호작용 없이 삭제하는 것이 좋습니다. 안전하다고 확신하는 경우.
알 수 없음으로 표시된 항목은 스팸으로 의심되어 정크 폴더로 이동합니다. 스팸이 아닙니다를 클릭할 수 있습니다. 받은 편지함으로 이동합니다. 메시지를 신뢰할 수 있거나 안전한 경우 별도의 조치가 필요하지 않지만 메시지의 진위 여부를 확인할 수 있는 안전 정보를 받게 됩니다.
4. 발신자 차단 및 승인
Outlook에서 보낸 사람을 차단하고 승인할 수 있습니다. 특정 이메일 주소 또는 전체 도메인. 이메일 발신자를 차단하려면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하세요. 메시지를 확인하고 정크 메일> 발신자 차단으로 이동합니다. . 이제 해당 이메일 주소에서 받은 모든 메시지는 자동으로 정크 폴더로 이동합니다.
홈으로 이동하여 언제든지 이 목록을 관리할 수 있습니다. 탭을 누른 다음 정크> 정크 메일 옵션... 차단된 발신자로 전환 탭. 여기에서 버튼을 사용하여 추가할 수 있습니다. , 수정, 및 제거 목록에서 항목. 여기에서 특정 이메일 주소를 추가하거나 전체 도메인만 추가할 수 있습니다(예:
name@example.com또는 그냥
example.com.
정크 메일 옵션 창에서도 보낸 사람을 승인할 수 있습니다. 안전한 발신자로 전환 탭. 여기에서 Outlook이 항상 신뢰하도록 하는 이메일 주소나 도메인을 추가할 수 있습니다. 즉, 이러한 발신자가 보낸 메시지는 정크 폴더로 전송되지 않으며 그 안의 모든 이미지가 자동으로 표시됩니다.
내 연락처의 이메일도 신뢰로 선택할 수 있습니다. 내가 이메일로 보내는 사람을 수신 허용 - 발신자 목록에 자동으로 추가 관리 속도를 높이고 많은 주소를 수동으로 추가하지 않아도 됩니다.
5. 규칙으로 필터링
Outlook에서 규칙을 사용하면 받은 편지함을 제어할 수 있는 좋은 방법입니다. 조건을 지정하여 수행할 작업을 결정할 수 있습니다. 예를 들어 특정 사람의 이메일을 특정 폴더로 자동 이동할 수 있습니다. 또는 특정 단어가 포함된 이메일이 자동으로 색상 분류되도록 할 수 있습니다.
Outlook 클라이언트를 시작하려면 홈으로 이동하세요. 탭을 클릭하고 규칙> 규칙 만들기...를 클릭합니다. 이미 열려 있는 이메일이 있는 경우 몇 가지 옵션이 미리 선택되어 있지만 고급 옵션...을 클릭할 수 있습니다. 규칙을 완전히 사용자 정의합니다. 먼저 원하는 조건을 선택한 다음 밑줄이 그어진 값을 클릭하여 규칙 설명을 지정합니다. 그런 다음 다음을 클릭합니다. 해당 조건과 일치하는 모든 메시지에 대해 수행할 작업을 결정합니다. 그런 다음 마침을 클릭합니다. .
웹 버전의 Outlook에서도 비슷한 결과를 얻을 수 있습니다. 톱니바퀴 아이콘을 클릭합니다. 오른쪽 상단에서 규칙 관리> 새로 만들기를 클릭합니다. . 그러나 사용 가능한 옵션은 데스크톱 클라이언트에 비해 더 제한적입니다.
Outlook에서 규칙을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 규칙을 사용하여 받은 편지함 관리에 대한 가이드를 확인하세요.
받은 편지함 제어
위의 방법 중 일부를 사용하면 받은 편지함을 제어하고 정크를 필터링하고 실제로 읽고 싶은 이메일에 빠르게 액세스할 수 있습니다. 이메일 관리를 더욱 효율적으로 하려면 Outlook 워크플로 향상에 대한 가이드를 확인하세요.
일부 스팸 이메일은 여전히 균열을 통과하여 받은 편지함에 들어갈 수 있습니다. 발신자나 내용을 모르는 경우 주의하십시오. 특히 위험해 보이는 이메일 첨부 파일이 있는 경우 주의하여 진행하십시오.
이메일이 복잡해지지 않도록 위의 방법을 사용하십니까? 공유할 조언이 있습니까?