이메일을 보내는 것은 누구에게나 일상적인 업무입니다. 하지만 상사에게 보낸 메일에 중요한 내용을 빠뜨렸다면 어떨까요? 잘못된 수신자에게 메일을 보냈다면요? 본문에서 언급했던 파일을 첨부하지 않고 메일을 보냈다면요? 그런 순간, 보낸 메일을 되돌릴 수 있다면 얼마나 좋을까요?
Outlook 사용자라면 좋은 소식이 있습니다. 수신자가 아직 이메일을 열어보지 않았다면, 이미 보낸 메일도 회수할 수 있습니다.
이 글에서는 Outlook에서 이메일을 회수하는 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
Outlook에서 메일 회수하는 방법
이제 가능하다는 것을 알았으니, Outlook에서 이메일을 회수하는 데 필요한 절차를 살펴보겠습니다. 많은 Office 사용자가 업무용 기본 이메일 클라이언트로 Microsoft Outlook을 선호합니다. 모든 플랫폼에서 안정적으로 작동하기 때문에 업무 환경에서 메일을 주고받는 데 널리 활용됩니다. 따라서 실수나 당혹스러운 상황을 피하려면 메일 회수 방법을 반드시 알아두는 것이 좋습니다.
먼저 기억해야 할 핵심은 시간입니다. Outlook에서 메일 회수를 요청할수록 성공 확률이 높아집니다. 또한 다음과 같은 경우에는 회수가 작동하지 않을 수 있습니다.
- 수신자가 이미 메일을 열어 확인한 경우
- 발신자와 수신자가 모두 Office 365를 사용하지 않는 경우
- Microsoft Exchange 메일 계정에서 서로 다른 네트워크에 속해 있는 경우
- 메시지가 Azure로 보호되고 있는 경우
조건을 파악했으니, 지금부터 단계별로 진행 방법을 알아보겠습니다.
1단계: Outlook 실행
시작 메뉴의 검색창에서 Outlook을 검색하여 실행합니다.
2단계: 보낸 편지함으로 이동
왼쪽 메뉴에서 보낸 편지함(Sent Items)을 클릭합니다. 그러면 도구 모음에 다양한 옵션이 표시된 화면을 볼 수 있습니다.
3단계: 회수할 메일 더블클릭
회수하고 싶은 메일을 더블클릭하여 엽니다. 단순히 메일을 선택하는 것과는 결과가 다르므로 주의하세요. 선택만 한 상태에서는 동일한 옵션이 나타나지 않습니다.
4단계: 메시지 탭 클릭
열린 메일 창 상단에 있는 메시지(Message) 탭을 클릭합니다.
5단계: 메시지 회수 선택
동작(Actions) 버튼을 클릭한 뒤 이 메시지 회수(Recall This Message)를 선택합니다.
6단계: 회수 옵션 선택
대화상자가 나타나면 다음 두 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 읽지 않은 이 메시지의 복사본 삭제(Delete unread copies of this message): 이름 그대로 수신자의 받은 편지함에서 메시지를 삭제하여 수신자가 메일을 아예 보지 못하게 하는 옵션입니다. 이것이 바로 Outlook에서 이메일을 회수하는 핵심 기능입니다.
- 읽지 않은 복사본 삭제 후 새 메시지로 교체(Delete unread copies and replace with a new message): 이 옵션은 보낸 메일을 수정한 뒤 새 메일로 교체할 때 유용합니다. 원래 수신 예정이었던 모든 수신자에게 적용되며, 간단한 수정 사항을 빠르게 반영해 Outlook에서 메일을 손쉽게 교체할 수 있습니다.
위의 간단한 단계만 거치면 Outlook에서 메일 전송 실수를 충분히 만회할 수 있습니다. 시간이 허락하는 동안 수신자에게서 메일을 되돌려 가져올 수 있는 마지막 수단이니 꼭 기억해 두세요.
마무리
불완전한 메일을 보냈거나 잘못된 수신자에게 보냈다는 사실을 깨달았다면, 오늘 소개한 방법으로 Outlook에서 메시지를 회수해 보시기 바랍니다. 최신 IT 소식을 정기적으로 받아보려면 뉴스레터를 구독하고, Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube에서 저희를 팔로우하며 유용한 글을 공유해 주세요.