Microsoft Outlook은 여러 이메일 계정을 손쉽게 관리할 수 있어 많은 사람들이 애용하는 대표적인 메일 클라이언트입니다. 하지만 수신 메일이 많아지면 알림이 작업 센터에 끊임없이 뜨면서 오히려 방해가 되기 쉽습니다. 알림을 아예 꺼버리면 편하겠지만, 중요한 메일이나 특정 연락처의 소식은 놓칠 수 없는 분들도 많습니다. 이번 글에서는 Microsoft Outlook에서 선택한 연락처에 대해서만 알림을 받도록 설정하는 방법을 소개합니다.
Outlook에서 선택한 연락처 알림 설정하기
이 방법의 핵심은 이메일 필터(규칙)를 활용하는 것입니다. 효과를 제대로 확인하려면 먼저 Outlook의 모든 알림을 꺼두는 것이 좋습니다.
1단계: 기본 데스크톱 알림 끄기
Outlook에서 파일 > 옵션 > 메일 항목으로 이동합니다. '메시지 도착(Message Arrival)' 섹션에서 '바탕 화면 경고 표시(Display a Desktop Alert)' 옵션의 체크를 해제하세요. 이렇게 하면 모든 메일에 대한 기본 알림이 사라집니다.
2단계: 새 규칙 만들기
알림을 받고 싶은 연락처가 보낸 이메일을 하나 찾아 선택합니다. 그런 다음 Outlook 검색 상자에 RULES라고 입력하면 작업 메뉴 아래에 규칙(Rules) 옵션이 나타나며, 여기서 새 규칙을 만들 수 있습니다. 또는 홈 > 이동 섹션에서 찾거나, 해당 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 '규칙 만들기(Create Rule)'를 선택해도 같은 결과를 얻을 수 있습니다.
참고: 규칙은 개별 연락처마다 하나씩 따로 만들어야 합니다.
3단계: 규칙 조건과 알림 옵션 지정
규칙 생성 화면에서는 제목, 받는 사람, 폴더 이동 등 다양한 조건을 지정할 수 있으며, 가장 중요한 옵션은 바로 '새 항목 알림 창에 표시(Display in the new item alert window)'입니다. 주의를 끌기 위해 알림 소리를 추가할 수도 있습니다. 이후 고급(Advanced) 버튼을 클릭하면 규칙 마법사(Rules Wizard)가 열립니다. 여기서 '선택한 사람(from the selected contact)' 체크박스를 선택하면 2단계 상자에 해당 조건이 추가됩니다. 연락처 이름을 클릭하면 언제든 수정할 수 있습니다.
4단계: 사용자 지정 메시지 추가 및 규칙 적용
다음(Next)을 클릭한 뒤 '새 항목 알림 창에 특정 메시지 표시' 옵션을 선택합니다. 이곳에서 원하는 문구로 메시지를 자유롭게 사용자 지정할 수 있어, 해당 연락처의 메일이 중요하다는 것을 한눈에 파악하는 데 큰 도움이 됩니다. 마지막으로 규칙 이름을 정하고 현재 사서함에 적용하면 됩니다. 단, 규칙은 사서함별로 각각 적용해야 하므로 다른 사서함에도 동일하게 적용하려면 규칙을 새로 만들어야 합니다.
설정이 완료되면 다음부터 해당 연락처의 메일이 도착할 때 작업 센터를 거치지 않고 팝업 알림으로 바로 표시됩니다. 덕분에 시스템 알림을 꺼두었더라도 중요한 메일 알림은 놓치지 않을 수 있다는 점이 이 방법의 가장 큰 장점입니다.
이렇게 중요한 연락처마다 규칙을 만들어 두면, 일반 메일은 조용히 받아 보면서 정말 필요한 알림만 선별적으로 확인할 수 있습니다.
