업무를 하다 보면 특정 조건에 맞는 이메일을 다른 계정으로 자동으로 전달해야 하는 경우가 종종 있습니다. 제목, 특정 키워드, 또는 특정 발신자를 기준으로 전달할 수도 있는데요. 이번 글에서는 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook) 2019/16에서 규칙을 설정하여 이메일을 자동으로 전달하는 방법을 단계별로 소개합니다.
아웃룩에서 이메일 자동 전달 설정하기
이메일 전달은 여러 가지 기준에 따라 이루어질 수 있으므로 규칙(Rules) 기능을 활용해야 합니다. 규칙은 아웃룩에서 특정 조건에 따라 자동으로 작업을 수행하도록 해주는 기능으로, 여기서의 조건은 '이메일 전달'입니다. 규칙은 메일 삭제, 폴더 이동 등 거의 모든 작업에 활용할 수 있어 매우 유용합니다.
- 파일(File) > 규칙 및 알림(Rules and Alerts) > 규칙 및 알림 관리를 차례로 클릭합니다.
- 팝업 창에서 전자 메일 규칙 탭을 선택한 뒤 새 규칙 버튼을 클릭합니다.
- 규칙 마법사가 열리며, 크게 두 단계로 구성되어 있습니다.
- 1단계: 빈 규칙에서 시작을 선택하고, 내가 받은 메시지에 적용을 선택합니다.
- 2단계: 메시지가 도착한 후 이 규칙 적용을 선택한 뒤 다음을 클릭합니다.
- 다음 화면에서는 전달 조건을 선택합니다. 이 조건에 따라 어떤 수신 이메일이 전달될지 결정됩니다.
- 모든 메시지를 전달하려면 아무 조건도 선택하지 않으면 됩니다. 이메일 주소를 변경하면서 기존 주소를 사용하던 사람들에게 새 주소를 점진적으로 알리고 싶을 때 유용합니다.
- 특정 이메일만 골라서 전달하려면 키워드, 이메일 주소, 특정 단어, 특정 그룹 등 원하는 기준을 선택하세요.
- 메시지가 도착한 후 이 규칙 적용 옵션이 선택되어 있는지 확인한 뒤 다음을 누르고 설정 내용을 확인합니다.
- 이제 어디로 전달할지 결정합니다. 사람 또는 공용 그룹에게 전달 항목의 체크박스를 선택합니다.
- 사람 또는 공용 그룹 링크를 클릭하면 주소록이 열립니다. 여기서 연락처나 그룹 이메일 주소를 선택하거나 직접 입력할 수 있습니다.
- 다음 화면에서는 예외 조건을 추가할 수 있습니다. 특정 이메일은 받은 편지함에 그대로 두고 싶다면 이곳에 추가하세요.
- 마지막으로 나중에 알아볼 수 있도록 규칙 이름을 지정하고, 이 규칙 켜기 체크박스에 반드시 표시합니다. 마침을 클릭하면 설정이 완료됩니다.
규칙을 만든 직후 바로 실행하여 기존 받은 편지함에 한꺼번에 적용할 수도 있습니다. 아웃룩에 여러 계정을 등록해 사용 중이라면, 계정마다 규칙을 따로 적용하는 것도 가능합니다.
위 단계대로 진행하면 아웃룩 2019/16에서 이메일 자동 전달을 손쉽게 설정할 수 있으며, 이 방법은 Office 365에서도 동일하게 작동합니다.
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