구버전 마이크로소프트 아웃룩에는 'Outlook Add-in: Personal Folders Backup'이라는 기본 백업 기능이 내장되어 있었습니다. 하지만 최신 버전의 아웃룩에서는 이 기능이 더 이상 제공되지 않습니다. 이 글에서는 오픈소스 서드파티 플러그인인 OutlookBackupAddin을 활용해 아웃룩 PST 데이터 파일을 자동으로 백업하는 방법을 소개합니다.
이 플러그인은 일정한 간격으로 백업을 수행하며, 사용자가 지정한 대상 폴더에 백업 파일을 저장합니다. 아웃룩이 종료된 상태에서 작동하며, 마지막 백업 날짜를 확인한 후 필요할 경우 복사 작업을 자동으로 실행합니다. 시작하기 전에 PST 파일을 압축(컴팩트)하는 방법도 함께 확인해 두면 좋습니다.
아웃룩 PST 데이터 파일 자동 백업하기
본격적으로 시작하기 전에, 아웃룩의 데이터 저장 방식부터 간단히 짚고 넘어가겠습니다. 아웃룩은 PST와 OST 두 가지 유형의 파일로 데이터를 저장합니다. 두 형식 모두 이메일, 일정, 연락처를 저장할 수 있지만, OST는 IMAP 또는 Exchange 프로토콜을 사용할 때 생성되고, PST는 POP3 계정을 설정할 때 생성됩니다.
OST 파일의 가장 큰 문제점은 원래 컴퓨터에서 동일한 이메일 계정과 사용자 프로필로만 다시 사용할 수 있다는 점입니다. 즉, 다른 PC에서는 사용할 수 없으며, 컴퓨터를 포맷하면 해당 파일도 더 이상 활용할 수 없습니다. 파일 유형은 아웃룩의 [계정 설정] → [데이터 파일] 메뉴에서 직접 확인할 수 있습니다.
OutlookBackupAddin을 다운로드한 후 설치합니다. 설치 전에 컴퓨터에 .NET Framework 4.0이 설치되어 있는지 확인하고, 서비스 팩이 적용되지 않은 Outlook 2010을 사용 중이라면 VSTO 런타임도 반드시 설치해야 합니다.
- 설치가 완료되면 리본 메뉴에 '백업(Backup)' 버튼이 추가됩니다.
- 애드인의 설정 창을 열어 다음 항목들을 구성합니다.
- 백업할 PST 파일 선택
- 백업 주기(일 단위)
- 대상 폴더
- 'backupexecutor.exe' 파일 위치
- [저장] 버튼을 클릭한 후 아웃룩을 종료합니다.
아웃룩을 종료하는 즉시 백업 프로세스가 시작되며, PST 데이터 파일의 백업 사본이 생성됩니다. 생성된 백업 파일을 다른 컴퓨터로 복사하면 아웃룩이 자동으로 인식하여 정상적으로 사용할 수 있습니다.
그룹 정책(Group Policy) 지원
조직 환경에서 이 애드인을 활용해 아웃룩 파일을 자동으로 백업하고 싶다면 그룹 정책 기능을 사용할 수 있습니다. 설치 폴더 내 ADMX 폴더에 GPO 템플릿이 포함되어 있으며, 해당 파일과 폴더를 %systemroot%\PolicyDefinitions 경로로 복사합니다.
그룹 정책 편집기를 열고 다음 경로의 템플릿을 사용해 새 정책을 생성합니다.
사용자 구성 → 정책 → 관리 템플릿 → Outlookbackup addin settings
여기에서 접두사 유형, 카운트다운 시간, 백업 대상 등 다양한 옵션을 세부적으로 정의할 수 있습니다.
더 이상 이 프로그램을 사용하지 않기로 결정했다면, 설치 폴더에 있는 BackupExecutor.exe /unregister 명령을 실행해 등록을 해제해야 합니다.
만약 프로그램을 직접 삭제했다면, 아래 레지스트리 키도 반드시 함께 삭제해야 합니다:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn
OutlookBackupAddin은 GitHub에서 무료로 다운로드할 수 있습니다.