Outlook 연락처를 내보내야 하는데 어디서부터 시작해야 할지 막막하신가요? 새로운 이메일 계정으로 옮기거나, Excel 파일로 정리하거나, Access 데이터베이스에 입력해야 하는 상황이라면 걱정하지 마세요. Outlook 연락처 내보내기는 생각보다 훨씬 간단합니다.
이 글에서는 연락처를 내보내는 기본 과정부터 내보낸 파일을 다양한 프로그램과 서비스로 가져오는 방법까지 단계별로 안내해 드립니다.
Outlook에서 연락처 내보내기
먼저 Outlook 상단 메뉴에서 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기를 차례로 선택합니다. 창이 열리면 목록에서 파일로 내보내기를 선택하세요. 그러면 두 가지 파일 형식 중 하나를 고를 수 있습니다. 바로 쉼표로 구분된 값(CSV, .csv)과 Outlook 데이터 파일(.pst)입니다.
대부분의 경우 CSV 형식이 가장 좋은 선택입니다. 필드를 직접 매핑할 수 있어 깔끔하게 데이터를 옮길 수 있으며, 스프레드시트, 데이터베이스, 각종 웹메일 서비스에 손쉽게 불러올 수 있기 때문입니다. 반면 단순히 Outlook 데이터 전체를 백업하는 것이 목적이라면 PST(Outlook 데이터 파일) 형식이 적합합니다.
다음 단계에서는 폴더 목록에서 연락처를 선택한 뒤 다음을 클릭합니다. 이후 파일이 저장될 위치와 기본 파일명이 표시되는데, 두 가지 모두 변경할 수 있습니다. 찾아보기 버튼을 눌러 원하는 저장 위치를 지정하거나, 파일명 입력란에서 이름을 직접 수정한 후 다음을 클릭하세요.
마지막 화면에서 내보내기를 확정하게 되는데, 필요하다면 그 전에 사용자 지정 필드 매핑 버튼을 눌러 세부 설정을 조정할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 파일에 포함될 필드를 추가하거나 삭제할 수 있지만, 필수 단계는 아닙니다.
예를 들어 연락처에서 접미사(Suffix) 필드를 사용하는 사람이 한 명도 없다면 해당 필드를 선택해 왼쪽으로 드래그하여 제외할 수 있습니다. 반대로 홈페이지 주소 같은 자주 쓰는 필드를 추가하고 싶다면 오른쪽으로 옮기면 됩니다. 이전과 다음 버튼으로 매핑 결과를 미리 확인할 수도 있습니다. 설정이 끝나면 마침을 클릭하면 내보내기가 진행됩니다.
Excel로 가져오기
Excel을 실행한 상태에서 연락처 파일을 불러오는 것은 아주 간단합니다. 메뉴에서 데이터 > 텍스트/CSV에서(구버전은 '텍스트에서')를 선택하고, 내보낸 파일이 저장된 위치로 이동해 파일을 선택한 뒤 열기를 클릭하세요.
그러면 텍스트 가져오기 마법사가 나타납니다. Excel이 파일 형식을 자동으로 인식하며, 데이터를 가져오기 시작할 행 번호 조정과 첫 행을 제목으로 사용할지 여부(헤더 체크박스)를 지정할 수 있습니다. 다음 단계에서는 구분 기호를 바꿔 가며 데이터가 어떻게 나뉘는지 미리 볼 수 있고, 마지막에는 열별 데이터 형식을 지정할 수 있습니다. 이 마법사의 각 단계는 모두 선택 사항이므로 기본값으로 진행해도 무방합니다. 완료되면 마침을 클릭합니다.
Access로 가져오기
연락처를 추가하려는 Access 데이터베이스를 연 상태에서 외부 데이터 > 텍스트 파일로 이동합니다. 파일을 찾아 선택한 뒤 데이터를 어떻게 배치할지 결정하면 됩니다. 새 테이블로 가져오거나, 기존 테이블에 레코드를 추가(Append)하거나, 데이터 원본에 연결만 하는 세 가지 방식 중 선택할 수 있습니다.
Excel 가져오기와 마찬가지로 구분 기호 방식과 고정 너비 방식 중 하나를 고르고, 구분 문자를 지정하고, 필드 옵션을 조정할 수 있습니다. 이후 기본 키를 설정한 뒤 마침을 클릭하면 완료됩니다.
Gmail로 가져오기
브라우저에서 Gmail 계정에 로그인한 후, 좌측 상단의 앱 메뉴에서 연락처를 클릭합니다. 연락처 화면에서 가져오기 메뉴를 선택하고 CSV 파일을 업로드하면 됩니다. 구버전 인터페이스를 사용 중이라면 더보기 > 가져오기를 선택한 뒤 CSV 옵션을 고르고, 이전 연락처 화면으로 이동했다면 탐색 메뉴에서 연락처 가져오기를 찾아 파일을 지정하고 가져오기를 클릭하세요.
Yahoo! 메일로 가져오기
웹에서 Yahoo! 메일에 로그인한 뒤 좌측 상단의 연락처 아이콘을 클릭합니다. 기본 화면에서 연락처 가져오기 옵션을 찾을 수 있습니다. 해당 버튼을 누른 후 파일 업로드(File Upload) 항목의 가져오기를 클릭하고, 파일을 선택한 다음 다시 가져오기를 누르면 됩니다.
Outlook.com(웹)으로 가져오기
웹 버전인 Outlook.com에 파일을 가져와야 한다면 Gmail이나 Yahoo!만큼이나 쉽습니다. 로그인한 후 좌측 상단의 앱 아이콘을 클릭하고 피플(People)을 선택하세요. 연락처 가져오기 항목에서 가져오기 시작을 클릭하고, 다음 화면에서 기타(Other)를 선택한 뒤 파일을 찾아 업로드하면 됩니다.
Outlook(데스크톱)으로 가져오기
새 계정을 개설한 경우처럼 Outlook에 연락처를 가져와야 할 때도 내보내기만큼 간단합니다. 먼저 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기를 선택합니다. 창이 열리면 목록에서 다른 프로그램 또는 파일에서 가져오기를 고르고, 쉼표로 구분된 값을 선택한 후 다음을 눌러 파일을 지정합니다.
이제 중복 항목을 바꾸기, 허용, 아니면 가져오지 않기 중에서 선택할 수 있습니다. 다음을 클릭하고 대상 폴더 목록에서 연락처를 선택한 뒤 다시 다음을 누르세요. 내보낼 때와 마찬가지로 필요하면 필드 매핑을 조정할 수 있으며, 완료되면 마침을 클릭하면 됩니다.
Mac으로 가져오기
PC에서 Mac으로 완전히 갈아타는 경우에도 CSV 파일 하나면 충분합니다. Mac에서 연락처 앱을 연 상태로 메뉴에서 파일 > 가져오기를 선택하세요. 문서를 미리 옮겨 두었거나 클라우드 등 다른 저장소를 사용 중이라면 해당 위치로 이동해 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.
그러면 필드 매핑 화면이 나타나며, 각 항목 머리글 옆의 화살표를 눌러 조정할 수 있습니다. 예를 들어 '이름(First Name)' 대신 '별명(Nickname)'으로 지정하는 식입니다. 특정 항목을 아예 가져오지 않도록 설정하는 것도 가능합니다.
다음으로 중복 항목이 있을 때 새 정보만 유지할지, 기존 정보를 유지할지, 둘 다 보관할지 선택할 수 있습니다. 기존 정보를 새 정보로 업데이트하는 옵션도 있습니다. 상단에서 원하는 방식을 고르고, 모든 항목에 일괄 적용하려면 하단의 체크박스를 반드시 선택하세요. 이후 다음과 가져오기를 차례로 클릭하면 끝납니다.
연락처 이동, 생각보다 훨씬 쉽습니다
업무든 개인적인 용도든 연락처를 옮겨야 할 순간은 누구에게나 찾아옵니다. Outlook에서 내보내는 과정이 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 위에서 확인했듯이 실제로는 몇 번의 클릭만으로 해결됩니다.
Outlook에서 연락처를 파일이나 다른 곳으로 내보내다가 어려움을 겪은 적이 있나요? 아래에 경험을 공유해 주세요. 다른 독자들에게 큰 도움이 됩니다.