Outlook은 연락처를 관리하기에 매우 편리한 프로그램으로, 수백 명에서 수천 명에 이르는 연락처를 Outlook 주소록에 보관하는 사용자가 많습니다. 하지만 때로는 주소록의 모든 연락처가 아니라 일부 연락처만 텍스트 파일로 내보내야 할 경우가 생기기도 합니다. 겉보기에는 Outlook 2010에서 주소록 전체만 내보낼 수 있고 특정 그룹만 따로 내보내는 기능이 없는 것처럼 보이지만, 실제로는 주소록에 저장된 수많은 연락처 중 원하는 그룹만 골라서 내보내는 것이 충분히 가능합니다.
방법은 간단합니다. 내보내고 싶은 연락처를 모두 포함하고 있는 배포 목록(Distribution List)을 텍스트(.TXT) 파일로 내보낸 뒤, 그 파일을 엑셀에서 열어 .CSV 파일로 저장하면 됩니다. 구체적인 절차를 단계별로 살펴보겠습니다.
1단계: 배포 목록을 텍스트 파일로 저장
Outlook 2010을 실행합니다.
내보내려는 연락처들이 포함된 배포 목록을 찾아서 엽니다.
파일(File) > 다른 이름으로 저장(Save as…)을 클릭합니다.
파일 이름은 원하는 대로 지정하되, 드롭다운 메뉴에서 파일 형식(Save as type)을 반드시 텍스트 전용(Text Only)(*.txt)으로 설정합니다. 텍스트 파일을 저장할 폴더를 선택한 후 저장(Save) 버튼을 누릅니다.
2단계: 엑셀에서 텍스트 파일 열기
엑셀을 실행합니다.
Ctrl + O 키를 눌러 열기(Open) 창을 띄웁니다. 이때 파일 형식(Files of type) 항목의 드롭다운 메뉴에서 모든 파일(All Files)이 선택되어 있는지 확인하세요.
앞서 4번 단계에서 텍스트 파일을 저장했던 폴더로 이동한 뒤, 해당 파일을 클릭해 선택하고 열기(Open)를 누릅니다. 그러면 자동으로 엑셀의 텍스트 가져오기 마법사(Text Import Wizard)가 실행됩니다.
텍스트 가져오기 마법사의 3단계 중 1단계 화면에서 가져오기 시작 행(Start import at row) 값을 4 또는 5로 입력합니다. 배포 목록의 헤더 정보가 최소 4행 정도를 차지하기 때문입니다. 나머지 옵션은 기본값으로 그대로 두고 다음(Next)을 클릭합니다. 이후 화면들에서는 설정을 가볍게 확인하면서 다음(Next), 그리고 마지막 화면에서 마침(Finish)을 순서대로 눌러주면 됩니다.
3단계: CSV 파일로 변환하여 저장
마침(Finish)을 클릭하면 배포 목록이 엑셀에서 정상적으로 열립니다. 이제 이 데이터를 .CSV 파일로 저장하면 Outlook 2010 연락처 그룹 내보내기가 완료됩니다.
.CSV 파일로 저장하려면 Ctrl + S를 누르고, 저장할 폴더로 이동한 뒤 파일 형식(Save as type)을 CSV(쉼표로 분리)(*.csv)로 설정합니다. 파일 이름을 지정한 후 저장(Save)을 클릭하면 끝입니다.
이렇게 변환된 CSV 파일은 Gmail, 스마트폰 주소록 등 다른 연락처 관리 프로그램으로 손쉽게 가져올 수 있으므로, 연락처를 이전하거나 백업할 때 유용하게 활용할 수 있습니다.