이전 글에서 Windows 10의 Outlook에 연락처를 추가하는 방법을 소개해 드렸는데요, 이번에는 추가한 연락처를 관리하는 방법을 살펴보겠습니다. 여러 명의 연락처를 하나의 폴더로 정리하고 싶거나, 대량으로 이메일을 발송할 수 있는 목록을 만들고 싶다면 주목하세요. 이번 Office 365 가이드에서는 연락처 관리 방법과 함께 실무에 유용한 다양한 팁까지 자세히 알려드립니다.
연락처 목록을 만들어 원하는 연락처를 쉽게 찾기
Outlook에서 연락처를 관리하는 가장 간편한 방법 중 하나는 연락처 목록(contact list)을 만드는 것입니다. 연락처 목록을 활용하면 연락처를 체계적으로 분류할 수 있어, 필요한 순간에 원하는 연락처를 훨씬 빠르게 찾을 수 있습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- 화면 왼쪽 하단 탐색 모음에서 사람(People) 아이콘을 클릭합니다.
- 폴더(Folder)를 클릭한 뒤, 화면 오른쪽 상단의 새 폴더(New Folder) 옵션을 선택합니다.
- 각 필드를 작성하고 연락처 목록의 이름을 입력합니다. 이때 '폴더에 포함될 항목(folder contains)' 메뉴에서 반드시 연락처 항목(contact items)을 선택해야 합니다.
- 확인(OK) 버튼을 눌러 목록을 저장합니다.
기존에 저장된 연락처를 목록에 추가하는 것도 매우 간단합니다. 연락처 목록에서 해당 연락처를 선택한 후, 화면 왼쪽의 '내 연락처(My Contacts)' 영역으로 드래그하기만 하면 됩니다. 새 연락처를 만들고 싶다면 홈(Home) 탭을 클릭한 뒤, 탐색 모음에서 연락처 폴더를 선택해 생성하면 됩니다.
연락처 그룹을 만들어 대량 이메일 발송하기
Outlook에서 연락처를 관리하는 또 다른 유용한 방법은 '연락처 그룹(contact group)'을 만드는 것입니다. 이 기능을 사용하면 여러 연락처를 하나의 그룹으로 묶어, 한 번의 클릭으로 그룹 전체에 이메일을 발송할 수 있습니다. 예전 Office 버전에서 '메일 그룹(distribution list)'이라고 불리던 기능과 동일한 개념입니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- 화면 왼쪽 하단에서 사람 아이콘을 클릭한 후, 내 연락처(My Contacts)를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 새 폴더 그룹(New Folder Group)을 선택하고 그룹 이름을 입력합니다.
- 앞서 만든 연락처 목록을 마우스로 드래그하여 새 그룹 안으로 옮깁니다.
설정이 완료되면 탐색 모음에서 메일(Mail)을 클릭하고, 홈 > 새 메일(New Mail)을 차례대로 선택하여 그룹 전체에 이메일을 보낼 수 있습니다. 이후 주소록(Address Book) 드롭다운 상자에서 해당 연락처 목록을 선택하면 그룹 구성원 모두에게 메일이 발송됩니다.
여러분은 어떻게 Outlook을 활용하시나요?
연락처 관리는 Outlook에서 할 수 있는 수많은 작업 중 하나일 뿐입니다. 저희는 이전 글에서 첨부 파일 문제 해결 방법, 파일 첨부 요령, 이메일 계정 설정 및 관리 방법 등을 소개해 드렸습니다. 앞으로도 Office 365 허브에서 각 Office 365 앱의 숨겨진 기능들을 더욱 깊이 있게 다룰 예정이니 많은 관심 부탁드립니다.