요즘 대부분의 이메일 서버는 기본적으로 보안 연결을 사용하지만, 마이크로소프트 아웃룩 데스크톱 클라이언트나 웹용 아웃룩(Outlook.com)에서 이메일 자체를 암호화하고 싶다면 별도의 설정을 통해 가능합니다. 다만 두 환경에서 암호화 절차는 서로 다릅니다. 여기서 다루는 것은 연결 암호화가 아니라 이메일 본문에 대한 암호화로, 하나의 추가 보안 계층이라고 이해하면 쉽습니다.
암호화 기능 자체는 사용법이 어렵지 않지만, 반드시 수신자와 그가 사용하는 메일 클라이언트를 함께 고려해야 합니다. 발신자와 수신자 양쪽 모두 같은 암호화 형식을 지원해야만 원활하게 주고받을 수 있기 때문입니다.
아웃룩이 지원하는 암호화 방식은 크게 두 가지입니다.
- S/MIME 암호화
- Office 365 메시지 암호화(OME)
후자인 Office 365 메시지 암호화는 기업이 Office 365 Enterprise E3 라이선스를 사용할 때만 이용할 수 있습니다. 반면 S/MIME은 널리 쓰이는 표준으로, 아웃룩 외에도 대부분의 이메일 애플리케이션과 호환됩니다.
웹용 아웃룩은 자체 암호화 기능을 제공하며, 개별 이메일마다 선택적으로 활성화할 수 있습니다. 이 글에서 다룰 내용은 다음과 같습니다.
- 오피스 아웃룩(데스크톱) 이메일 암호화 방법
- 웹용 아웃룩 이메일 암호화 방법
- 오피스 클라이언트 외부에서 암호화된 이메일 읽는 방법
참고: 아웃룩에는 개별 이메일에 비밀번호를 걸어 잠그는 기능은 없습니다. PST 파일 자체에 비밀번호를 설정해 모든 메일 접근을 차단할 수는 있지만, 이는 암호화와는 별개의 기능입니다.
윈도우 10 아웃룩에서 이메일 암호화하기
시작하기 전에 알아둘 점이 있습니다. S/MIME 암호화를 사용하려면 발신자와 수신자 모두 S/MIME 표준을 지원하는 메일 애플리케이션이 필요합니다. 아웃룩은 S/MIME 표준을 지원합니다. 모든 이메일을 자동으로 암호화할 수도 있고, 특정 이메일만 골라 암호화할 수도 있으며, 어떤 방식을 선택할지는 소속 조직 IT 부서의 정책에 따라 달라질 수 있습니다. 또한 S/MIME 인증서가 사전에 설치되어 있어야 하므로, 담당자와 협의해 미리 준비하세요. 인증서가 설치되면 아웃룩의 디지털 인증서 드롭다운 목록에서 해당 옵션을 사용할 수 있습니다.
개별 이메일 암호화하기
- 새 메일 작성 창에서 옵션 탭으로 이동합니다.
- 오른쪽 아래의 화살표를 클릭해 '추가 옵션' 영역을 펼칩니다.
- 속성 창이 열리면 보안 설정 버튼을 클릭합니다.
- 먼저 '메시지 내용 및 첨부 파일 암호화' 항목에 체크합니다.
- 다음으로 보안 설정의 드롭다운 메뉴에서 S/MIME 인증서를 선택합니다.
- 필요하다면 보안 레이블(security label)도 지정합니다.
- 이렇게 설정한 후 메일을 보내면 해당 표준에 따라 암호화되어 전송됩니다.
참고: S/MIME 인증서가 없으면 아웃룩이 인증서 추가를 요청하는 안내를 표시합니다. 인증서를 추가할 수 없다면 암호화된 메일을 보낼 수 없습니다.
모든 이메일 자동으로 암호화하기
- 아웃룩을 열고 파일 메뉴를 클릭합니다.
- 옵션을 누른 뒤 보안 센터 > 보안 센터 설정 > 전자 메일 보안으로 이동합니다.
- '메시지 내용 및 첨부 파일 암호화' 항목에 체크합니다.
- 암호화된 전자 메일 항목에서 설정 > 인증서 및 알고리즘 순서로 들어가 S/MIME 인증서를 선택합니다.
- 확인을 클릭해 저장합니다.
이 옵션을 활성화하면 모든 이메일이 자동으로 암호화됩니다. 다만 수신자 역시 S/MIME 인증서를 지원하는 클라이언트를 사용하고 있어야 메일을 정상적으로 읽을 수 있다는 점을 유의하세요.
함께 읽기: 아웃룩용 무료 이메일 암호화 애드인 추천
웹용 아웃룩에서 이메일 암호화하기
웹용 아웃룩의 암호화 기능은 Office 365 Home 또는 Office 365 Personal 구독자에게만 제공됩니다. 받는 사람의 이메일 서비스 업체를 신뢰하기 어려울 때 특히 유용합니다. 다만 기능의 작동 방식을 정확히 이해한 상태에서 사용해야 하며, 그렇지 않으면 수신자가 메일을 읽거나 내용에 접근하지 못하는 상황이 생길 수 있습니다.
Outlook 계정에 로그인한 뒤 새 메시지 버튼을 클릭합니다. '첨부' 버튼 바로 옆에 있는 암호화(Encrypt) 링크를 클릭하면 두 가지 옵션이 나타납니다.
- 암호화(Encrypt):
- 메시지는 암호화된 상태로 유지되며 Office 365 밖으로 나가지 않습니다.
- Outlook.com 또는 Office 365 계정을 사용하는 수신자는 암호화 없이 첨부 파일을 바로 내려받을 수 있습니다.
- 이는 Outlook.com, 아웃룩 모바일 앱, 윈도우 10의 메일 앱을 사용할 때 적용됩니다.
반면 다른 이메일 클라이언트를 사용하는 수신자는 Office 365 메시지 암호화 포털에서 임시 암호(passcode)를 입력해야 첨부 파일을 내려받을 수 있습니다.
- 암호화 및 전달 금지(Encrypt and Prevent Forwarding):
- 메시지는 Office 365 내부에서 암호화된 상태로 유지됩니다.
- 복사나 전달이 불가능합니다.
- Word, Excel 등 오피스 문서는 다운로드한 후에도 암호화가 유지됩니다.
- PDF나 이미지 파일 등 기타 첨부 파일은 암호화 없이 내려받을 수 있습니다.
오피스 클라이언트 외부에서 암호화된 이메일 읽기
Gmail처럼 다른 메일 앱을 사용하는 사람에게 암호화된 이메일을 보내야 한다면, 아래 방법을 미리 공유해 두세요. 이 방식에서는 메일에 접근하기 위해 암호를 입력해야 하는데, 이는 수신자의 신원을 확인하기 위해 마이크로소프트가 제공하는 일회용 코드입니다.
- 암호화를 적용해 이메일을 작성하고 전송합니다.
- 수신자는 발신자의 이름과 이메일 주소 정보가 담긴 안내 메일을 받게 됩니다.
- 메시지를 읽으려면 메시지 읽기(Read the Message) 버튼을 클릭합니다.
- Office 365 포털로 이동한 뒤 일회용 암호(OTP) 입력 또는 구글 계정 로그인 중 한 가지 방법으로 본인을 인증합니다.
- 인증이 완료되면 이메일 내용이 표시됩니다.
참고: OTP는 수신자의 이메일로 전송됩니다.
이 과정에서 알 수 있듯이, 이메일은 끝까지 Office 365 서버를 벗어나지 않습니다. 메일은 해당 서버에 호스팅된 상태로 유지되며, 인증이 완료된 후에야 열람이 허용됩니다. 물론 아웃룩 클라이언트를 사용하는 수신자라면 이러한 추가 인증 절차 없이 바로 메일을 읽을 수 있습니다.
이 글이 이메일 암호화의 개념과 실제 적용 방법을 이해하는 데 도움이 되었기를 바랍니다.