좋은 이메일을 작성하는 방법을 이해하는 것은 특히 직장에서 중요한 기술입니다. 소규모 사업체를 소유하고 있거나 자영업자인지 여부에 관계없이 매일 수많은 이메일을 처리하게 될 것입니다.
이메일을 다른 기업 및 고객과의 주요 커뮤니케이션 수단으로 사용할 수 있습니다. 이메일을 작성하는 것은 간단한 작업처럼 보일 수 있지만 사람들은 종종 잘못된 의사 소통으로 고통받습니다.
다음은 도움이 될 수 있는 몇 가지 팁입니다!
1. 정확함
이메일 커뮤니케이션에서는 말하는 내용을 구체적으로 설명해야 합니다. "내일까지 이 작업을 완료해야 합니다."와 같은 간단한 이메일입니다. 직원에게 메시지를 보내는 것만으로는 충분하지 않습니다.
직원들이 귀하가 하는 말의 대부분을 이해해야 하지만, 대신 직접적으로 말할 수 있는데 왜 잘못된 의사소통의 위험을 감수해야 합니까?
2. 이메일을 적절하게 구성하기
제목 줄 최적화
제목에서 본문에 이르기까지 이메일의 모든 측면을 최적화해야 합니다.
당신은 매일 수많은 이메일을 수신하고 그 중 일부는 눈에 띄는 경향이 있습니다. 일반적으로 최적화된 제목이 포함된 것입니다. 이메일 제목은 이메일의 전체 제목과 관련이 있어야 합니다.
제목 줄을 인식할 수 없거나 관련이 없는 것 같으면 이메일을 읽기 전에 삭제하기만 하면 됩니다. 이를 방지하려면 제목이 올바르게 구성되었는지 확인하세요.
이메일 본문
인사말로 이메일을 시작하세요. 고객 및 비즈니스 파트너와 의사 소통할 때 공식적인 것이 중요합니다. 적절할 때 비격식적인 말을 사용하는 것도 좋지만 대부분의 경우 격식을 갖춘 말을 사용하는 것이 좋습니다.
전달하려는 질문이나 행동은 무엇입니까? 인사 후에 바로 본론으로 들어가는 것이 좋다. 주저하지 말고 직접 문의하세요.
마감
이메일의 끝 부분은 고객이나 비즈니스 파트너가 읽을 마지막 내용입니다. 이는 응답 여부에 영향을 줄 수 있습니다.
대화에서처럼 이메일을 끝내십시오. 친절하고 전문적이며 명확한 클릭 유도문안을 제시하면 긍정적인 응답을 받을 가능성이 더 높아집니다.
첨부 파일 보내기
보내려는 대용량 첨부 파일이 있는 경우 이메일을 통해 보내면 안 됩니다. 대신 파일을 파일 공유 서비스에 업로드하고 대신 링크를 보내십시오. 훨씬 더 전문적으로 보입니다.
3. 편집 및 교정!
이메일을 준비할 때 회사의 모든 사람이 읽을 것이라고 상상해 보십시오. 이메일은 빠르게 만들 수 있지만 깊은 인상을 남길 수 있으므로 보내기를 클릭하기 전에 작업을 검토해야 합니다. .
작업이 잘 작성되고 문법적으로 올바른지 확인하는 데 도움이 되는 무료 온라인 도구가 많이 있습니다. 여기에는 문장 구조, 구두점, 철자 등이 포함됩니다.
문법
Grammarly는 귀하가 작성한 텍스트를 분석하고 문법 오류가 있는지 확인합니다. 브라우저 확장 프로그램으로 설치할 수 있으므로 어떤 웹사이트를 사용하든 상관없이 액세스할 수 있습니다.
예를 들어, Grammarly는 Gmail이나 다른 이메일 사이트에 이메일을 입력할 때 문법을 확인할 수 있습니다.
Grammarly는 무료로 제공되지만 프리미엄 버전도 있습니다. 무료 버전은 쉼표, 연속 문장, 두운, 조각 등과 같은 기본 및 고급 문법 및 구두점 오류를 감지하는 데 능숙합니다.
철자 오류, 표절 및 작문 스타일도 검사합니다. Grammarly의 프리미엄 버전은 무료 버전이 제공하는 모든 것에 추가 기능을 추가합니다. 그러나 프리미엄 Grammarly는 대부분 기사를 게시할 계획인 사람들을 위한 것입니다.
헤밍웨이 편집기
Hemingway Editor는 작문 스타일을 개선하는 데 도움이 되는 무료 온라인 도구입니다. 이 플랫폼은 이메일과 같은 짧은 부분을 편집하는 데 이상적입니다.
또한 헤밍웨이 에디터는 복잡한 문장으로 긴 기사를 작성하더라도 명확하고 직접적으로 글을 작성할 수 있도록 도와줍니다. 이 편집기를 사용하여 작업의 복잡성과 가독성을 평가할 수 있습니다.
Microsoft Word 및 기타 편집 도구
Microsoft Word에 훌륭한 교정 옵션이 있다는 것을 알고 계셨습니까? Microsoft Word를 열 때 파일> 옵션> 언어 교정을 클릭합니다. . Microsoft Word에서 검사할 자동 고침 및 맞춤법 옵션을 선택할 수 있습니다.
또한 Microsoft는 문서의 문법 오류, 스타일 등을 확인할 수 있는 브라우저 확장인 Microsoft Editor도 제공합니다.
Microsoft Word에서 이메일을 편집할 때 좋은 점은 편집/서식을 Gmail이나 Outlook과 같은 일부 이메일 앱/사이트로 훌륭하게 번역한다는 것입니다.
오늘날 가장 인기 있는 이메일 제공업체에는 통합 편집 옵션이 있습니다. 그들 중 많은 사람들이 문법 오류도 확인합니다. Gmail 외에 Yahoo 및 Outlook에도 이메일 서식 옵션이 있습니다.
완벽한 이메일 구성 방법 알아보기
우리 대부분은 하루 중 상당 부분을 이메일을 작성하고 읽는 데 보냅니다. 대부분의 경우 이러한 이메일은 다른 사람들에게 혼란을 줄 수 있습니다. 위에서 언급한 팁은 간결하고 명확하며 이해하기 쉬운 이메일을 작성하는 데 도움이 됩니다.
귀하의 이메일은 귀하의 전문성, 세부 사항에 대한 관심 및 가치를 반영합니다. 따라서 다른 사람들이 귀하의 이메일 어조를 어떻게 해석할 수 있는지 염두에 두십시오.