개인적인 용도든 업무용이든, 이메일은 오늘날 가장 중요하고 가장 자주 사용되는 소통 수단입니다. 그리고 이메일은 한번 보내면 영원히 남는다는 점에서, 작성할 때 세심한 주의를 기울일 필요가 있습니다.
하지만 글쓰기가 모두에게 쉬운 일은 아닙니다. 다행히 훌륭한 이메일을 쓰기 위해 문학적 재능이 필요한 것은 아닙니다. 몇 가지 사이트와 확장 프로그램만 있으면 누구나 완성도 높은 메시지를 보낼 수 있습니다.
1. DraftMap(크롬, 웹) – 실시간 개선 제안
Hemingway나 Grammarly처럼 더 나은 글쓰기를 돕는 브라우저 기반 도구는 이미 여러 가지가 있습니다. DraftMap도 같은 계열의 도구지만, 여기에 문체와 단어 반복까지 점검해 준다는 차별점이 있습니다. 크롬 확장 프로그램으로 설치하면 실시간 제안 기능을 직관적으로 활용할 수 있어 만족스러운 경험을 제공합니다.
DraftMap은 스타일 관련 제안마다 서로 다른 색상으로 강조 표시해 줍니다. 반복되는 단어, 수동태 표현, 부사, 상투적인 문구를 짚어주고, 이메일의 가독성과 전반적인 문체에 대해서도 조언해 줍니다. 그 원칙은 어니스트 헤밍웨이의 글쓰기 규칙과 같으며, 이 모든 기능이 지메일 작성 창 안에서 바로 작동합니다.
걱정하지 않아도 됩니다. DraftMap은 여러분의 문구를 임의로 바꾸지 않습니다. 혹시 강조 색상이 남아 있는 상태로 이메일을 보내더라도, 받는 사람에게는 그 색상이 전혀 보이지 않습니다. 이 기능은 오직 작성자 본인만을 위한 것입니다.
2. Email Text Formatter(크롬) – 지메일을 깔끔하게
지메일은 마크다운(Markdown)을 지원하기 때문에 시각적으로 보기 좋은 메시지를 작성할 수 있는 스마트한 방법 중 하나입니다. 하지만 단점도 있습니다. 웹사이트에서 내용을 복사해 붙여넣으면 원본 페이지의 서식이 그대로 따라온다는 점입니다. 이상한 글꼴과 제멋대로인 글자 크기가 뒤섞인 이메일을 받아본 적이 있다면, 얼마나 거슬리는지 잘 아실 겁니다.
Email Text Formatter는 이런 글꼴, 색상, 크기를 모두 제거해 줍니다. 붙여넣은 모든 내용이 지메일 기본 텍스트로 변환되지만, 대문자 표기와 링크는 그대로 유지됩니다. 메시지 서식을 정리하는 훨씬 간편한 방법입니다.
참고로 이 크롬 확장 프로그램은 오페라(Opera) 같은 다른 크로미엄 기반 브라우저에서도 정상적으로 작동합니다.
3. Email Oops Blocker(크롬) – 흔한 실수 예방하기
'BCC(숨은참조)' 기능은 모두가 알아야 할 기본적인 기술 매너입니다. 발신자가 상대방의 의견을 요청하지 않으면서도 정보를 공유해 둘 수 있게 해주는 기능이니까요. 만약 이 개념이 익숙하지 않다면, 이메일 에티켓 교육과 함께 이 확장 프로그램이 필요할지도 모릅니다.
숨은참조로 받은 이메일에는 일반적으로 별도의 조치가 필요하지 않습니다. 하지만 습관이란 쉽게 고쳐지지 않는 법이죠. 숨은참조로 받은 이메일에서 '전체답장'이나 '전달' 버튼을 누르려는 순간, Email Oops Blocker가 즉시 작동합니다.
확장 프로그램은 그런 이메일에 해당 동작을 하는 것이 실례라는 점을 상기시켜 주고, 정말 그렇게 해야 하는지 다시 한번 생각해 보게 만듭니다. 때로는 사소한 질책 하나만으로도 큰 실수를 피할 수 있는 것입니다.
4. Brief(크롬) – 간결함을 강제하는 단어 카운터
이메일에서 가장 큰 실수 중 하나는 받는 사람이 감당하기에는 너무 긴 메시지를 보내는 것입니다. 수신함에 쌓인 장문의 글을 읽을 여유는 누구에게나 없으며, 특히 대부분의 사람이 이메일을 확인하는 스마트폰 화면에서는 더더욱 그렇습니다.
크롬 확장 프로그램 'Brief for Gmail'은 신중하게 단어를 고르도록 강제합니다. 트위터가 140자 제한을 두듯이, Brief는 125단어 제한을 부과합니다. 125단어를 초과하면 이메일을 보낼 수 없으며, 화면 하단의 카운터에 현재 작성한 단어 수 또는 초과된 단어 수가 표시됩니다.
물론 어떤 이메일은 125단어 이상이 필요할 때도 있다는 걸 우리 모두 압니다. Brief도 이 규칙에 융통성이 없는 것은 아닙니다. '보내기' 버튼을 세 번 클릭하면 제한을 우회할 수 있습니다.
5. Minimize.Email(웹) – 익명으로 상대에게 메일 줄이기 요청하기
누구에게나 이메일을 너무 많이 보내는 동료나 친구가 한 명쯤 있기 마련입니다. 직접 그만두라고 말하기에는 좀 무례하고 불쾌할 수 있죠. 하지만 익명으로 전달한다면 상대방의 감정을 덜 상하게 할 수 있습니다.
Minimize.Email이 이 번거로운 일을 대신 처리해 줍니다. 사이트에 접속해 메일 빈도를 줄였으면 하는 사람들의 이메일 주소를 추가하기만 하면 됩니다. 그러면 해당 인물에게 비난이 아닌 친근한 어조로 자동으로 안내 메일이 발송됩니다.
네, 이 도구는 여러분이 더 나은 이메일을 쓰도록 돕는 것은 아니지만, 폭주하는 수신함이 줄어드는 것만으로도 환영할 만한 변화입니다. 게다가 최소한 앞으로는 끊임없이 오는 메시지 때문에 동료에게 화를 낼 일은 없을 겁니다.
지메일을 사용하지 않으신가요?
이 글에서 소개하는 대부분의 도구가 지메일을 대상으로 하는 이유는, 주변 거의 모든 사람이 이메일 용도로 지메일을 사용하기 때문입니다. 하지만 그 밖의 서비스를 사용하는 분들의 이야기도 항상 궁금합니다.
여러분은 지메일을 사용하시나요, 아니면 다른 서비스로 갈아타셨나요? 지금 어떤 이메일 서비스를 사용하고 계신가요?