일반 문자 메시지와 달리 이메일 작성은 다릅니다. 사람들은 처음부터 이메일을 작성할 때 지나치게 생각하는 경향이 있습니다. 무엇을 포함해야 하는지, 무엇을 피해야 하는지 궁금합니다. 현재 작성 중인 내용이 올바른지 신은 알고 계시나요?
서비스 제공자이기 때문에 매일 수십 개의 이메일을 작성해야 합니다. 그래서 저는 귀하의 질문에 답할 수 있는 완벽한 사람이 되었습니다.
적절한 정보가 있으면 효과적인 이메일을 더 빠르게 작성하는 것이 채팅 앱에 메시지를 입력하는 것만큼 쉬워집니다. 그런 다음 AI 도구를 사용하여 프로세스 속도를 높일 수도 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
효과적인 이메일을 더 빨리 작성하기 위한 10가지 팁
1. 제목을 이메일 요약으로 취급
이메일을 보내야 할 때 가장 먼저 처리해야 할 일은 강력한 제목을 작성하는 것입니다. 받는 사람이 가장 먼저 보게 되는 내용이며 제목이 잘못되었거나 없는 이메일은 삭제되거나 스팸 폴더에 들어갈 수 있습니다.
따라서 생각하고 작성하는 데 1분이 더 필요할 수 있습니다. 제목이 일반적이거나 모호하지 않도록 하는 가장 쉬운 방법은 제목으로 처리하는 것입니다. 이메일을 간결하면서도 유익한 방식으로 요약하기만 하면 됩니다.
2. 인사하기
제목 뒤에는 이메일의 어조를 설정하고 받는 사람에게 좋은 인상을 주어야 합니다. 공식적으로든 비공식적으로든 그들에게 인사하는 것이 완벽한 방법입니다. 혼란스럽다면 형식적인 방법을 선택하세요.
받는 사람에게 인사하는 다양한 방법은 다음과 같습니다.
- 안녕하세요: 이것은 직접적이고 친근한 대화를 위한 것입니다.
- 안녕하세요: 간단하고 정중합니다.
- 친애하는, 좀 부자연스럽긴 한데, 간부급 정도 연락하면서 사용하시면 됩니다.
3. 시작 문장 추가
받는 사람에게 인사를 하고 나면 이메일 내용에 대해 이야기하고 싶지만 잠시 멈추어야 합니다. 말을 하기 전에 시작 문장을 작성하여 이메일을 원활하게 시작하세요.
가장 좋은 방법 중 하나는 시작 줄을 추가하는 것입니다.
다음은 직접 사용할 수 있는 몇 가지 예입니다.
- 자기소개를 해주세요.
- 당신의 소식을 듣게 되어 기쁩니다.
- 건강하시길 바랍니다.
- ____에 대해 연락하고 있습니다.
- 업데이트해주셔서 감사합니다.
- ____에 체크인 중입니다.
- 귀하의 (최근 성취)를 축하합니다.
4. 자기소개
누군가에게 처음으로 이메일을 보내는 경우 다른 이야기를 하기 전에 먼저 자신을 소개해야 합니다.
사람들은 보통 몇 시간 동안 이야기하지만 자기 소개를 요청하면 땀을 흘리기 시작합니다. 괜찮아요. 그렇게 될 필요는 없습니다. 더 쉽게 하려면 다음 형식 중 하나를 사용하세요.
- 제 이름은 (이름)이고 저는 (현재 역할)입니다.
- 저는 (이름)이고 (회사 이름)이라는 (산업) 회사에서 일하고 있습니다.
가장 좋은 방법은 자신에 대해 한두 문장만 포함하고 그 이상은 포함하지 않는 것입니다.
5. 요점에 빠르게 도달
귀하의 이메일이 수신자에게 가치 있게 전달되도록 하는 가장 좋은 방법은 필요한 정보를 신속하게 전달할 수 있도록 하는 것입니다. 즉, 요점에 더 빨리 도달하십시오.
받는 사람에게 인사를 하고, 서두를 썼습니다/자신을 소개했습니다. 이제 이메일을 보내는 이유를 쓰십시오. 여러 가지를 논의해야 하는 경우 우선 순위를 지정하고 가장 중요한 것으로 이메일을 시작하세요. 질문에 답하거나 요청할 수 있습니다.
6. 하나의 큰 아이디어 포함
이메일이 다소 길다면 정기적인 콘텐츠 작성에서 팁을 얻고 마지막에 결론이나 큰 아이디어를 추가하세요.
그것은 가장 중요한 것에 모든 초점을 둘 것입니다. 예를 들어, 먼저 완료해야 하는 일이 있거나 프로젝트를 진행하기 위해 즉시 답변이 필요한 경우 등입니다. 다음과 같이 말하여 결론을 추가할 수도 있습니다. 토론의 주요 내용은 [____]입니다.
7. 간결하게 유지
평균적인 전문가는 하루에 100개 이상의 이메일을 받습니다. 그것은 당신이 연락하는 대부분의 사람들이 바쁘다는 것을 의미합니다. 그들이 당신을 얼마나 좋아하든, 그들은 아마도 어떤 종류의 소란을 피우지 않을 것입니다. 따라서 이메일을 짧고 간결하게 유지하십시오.
긴 이메일의 또 다른 단점은 때때로 모호하거나 요점에서 벗어나거나 오해를 불러일으킬 수 있다는 것입니다.
8. 존중하고 관대하십시오
정중하고 정중한 이메일 작성의 장점은 다른 사람과 의견이 일치하지 않거나, 다른 의견을 제시하거나, 부탁을 할 수도 있지만 여전히 읽기에는 괜찮게 들릴 수 있다는 것입니다.
이메일로 그러한 일을 할 계획이라면 먼저 받는 사람에게 감사를 표하거나 그들의 작업이나 아이디어에 대해 칭찬하는 것을 고려하십시오. 그런 다음 그들이 한 행동이 나쁘거나 완전히 잘못되었다는 것을 직접적으로 언급하지 않고 자신의 의견을 제시하십시오.
9. 마무리 문장 추가
마감 라인은 이메일을 보내는 사람에게 기대하는 답장 유형에 따라 다릅니다. 상황에 따라 진술이나 폐쇄형 질문으로 이메일을 끝내도록 선택할 수 있습니다. 그러나 어떤 경우에도 개방형 질문으로 마무리하지 마십시오.
그 이유는 주로 진술과 폐쇄형 질문이 대화에 방향을 제시하고 상황을 추적하며 답을 확실히 해주기 때문입니다.
그러나 개방형 질문은 불필요하게 토론 스레드를 증가시킵니다. 또한 매우 바쁜 사람에게 연락하는 경우 이메일이 완전히 무시될 수 있습니다.
다음은 폐쇄형 질문의 예입니다.
통화를 통해 더 논의합시다. 당신에게 가장 적합한 시간은 무엇입니까?
|
받는 사람이 더 쉽게 의사결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.
한편, 다음은 개방형 질문의 예입니다.
| 전화를 통해 더 논의할 수 있습니다. 그래서, 당신은 언제 시간이 있습니까? |
받는 사람이 답장하기 전에 캘린더를 확인해야 하는 부담을 주어 조치를 취하기 어렵습니다.
또한 이메일에 설명을 추가하는 것도 좋은 아이디어가 될 수 있습니다. 예:
|
10. 로그오프
마지막으로 이메일의 맥락에 따라 이러한 승인 문구로 이메일을 끝낼 수 있습니다.
- 안부
- 감사합니다
- 진심으로
- 최고
- 건배
- 잘 부탁드립니다
이 모든 팁은 모든 이메일을 올바른 방법으로 작성하고 회신하는 데 도움이 됩니다.
효과적인 이메일을 더 빠르게 작성하는 데 도움이 되는 AI 도구
새 프로젝트나 새 직업을 구하거나 현재 직업에서 하루에 여러 번 이메일을 보내야 하는 경우 이 AI 도구가 도움이 될 수 있습니다.
1. 롤라 AI
이 도구를 사용하면 받는 사람의 LinkedIn 프로필 데이터를 기반으로 맞춤 시작 줄을 만들 수 있습니다. 도구에 받는 사람의 LinkedIn URL을 추가하기만 하면 프로필 세부 정보를 기반으로 고유한 시작 줄이 나타납니다.
이 도구는 최대 200개의 오프닝 라인에 대해 월 $36입니다.
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai는 받는 사람의 공개 프로필과 그들이 언급된 뉴스 기사에서 데이터를 수집하는 데 도움이 됩니다. 연락하는 사람들을 위해 개인화된 이메일을 만드는 데 도움이 됩니다.
이를 사용하여 아웃리치를 위해 콜드 이메일이나 LinkedIn 메시지를 보낼 수 있습니다. 도구 구독은 월 $49부터 시작합니다.
3. Snazzy.ai 
새로운 사업을 시작하고 자금이 필요하다면 Snazzy.ai가 완벽한 도구가 될 수 있습니다. VC 또는 엔젤 투자자를 홍보하기 위한 이메일 템플릿을 제공하는 데 도움이 됩니다.
그러나 먼저 플랫폼에서 계정을 만들어야 합니다. 이메일 보내기를 시작하려면 타겟팅하는 대상, 찾고 있는 키워드 및 제품 설명을 입력하십시오. 또한 개인화된 첫 번째 초안을 제공하여 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
그 후, 완벽을 보장하기 위해 약간 조정할 수 있습니다. 구독은 월 $25부터 시작합니다.
4. 라인.ai
이것은 수신자를 위한 완벽한 후크를 찾는 데 도움이 되는 또 다른 AI 도구입니다. Lyne.ai를 시작하려면 직장 이메일 또는 LinkedIn 프로필 URL과 함께 잠재 고객의 CSV를 입력하세요.
또한 도구가 오프닝을 위해 쓸 문장의 수를 결정할 수 있습니다(예:1-2 문장 또는 3-4 문장 등). 구독은 월 $99부터 시작합니다.
그 어느 때보다 쉬워진 이메일 작성
좋은 이메일을 작성하기 위해 모든 요점을 수집하는 것이 어렵다면 오늘 당신의 고군분투가 끝납니다.
다음 팁이나 도구를 사용하여 효과적인 다음 이메일을 더 빨리 작성하세요!