일반 문자 메시지와 달리 이메일 작성은 전혀 다른 작업입니다. 처음부터 이메일을 써야 할 때 사람들은 유독 고민이 많아지죠. 무엇을 넣고, 무엇을 빼야 할지, 그리고 지금 쓰고 있는 내용이 과연 맞는 것인지조차 확신하기 어렵습니다.
저는 서비스 제공자로서 매일 수십 통의 이메일을 작성합니다. 그래서 여러분의 궁금증에 답하기에 가장 적임이라 자신합니다.
핵심 정보만 제대로 갖추면, 효과적인 이메일을 빠르게 작성하는 일은 메신저로 메시지를 보내는 것만큼 쉬워집니다. 여기에 AI 도구까지 활용하면 작업 속도를 한층 더 끌어올릴 수 있습니다. 지금부터 그 방법을 알려드리겠습니다.
효과적인 이메일을 더 빨리 쓰는 10가지 팁
1. 제목 줄을 이메일의 요약으로 생각하세요
이메일을 보낼 때 가장 먼저 해결해야 할 과제는 강력한 제목 줄(제목)을 작성하는 것입니다. 제목은 받는 사람이 가장 먼저 보는 부분이며, 제목이 없거나 부실한 이메일은 삭제되거나 스팸함으로 분류되기 십상입니다.
따라서 제목에는 한두 분의 추가 시간을 들일 가치가 있습니다. 제목이 두루뭉술하거나 모호해지는 것을 막는 가장 쉬운 방법은 제목을 '헤드라인'처럼 다루는 것입니다. 이메일의 핵심을 간결하면서도 정보가 담기도록 요약하면 됩니다.
2. 인사말로 시작하세요
제목 다음에는 이메일의 분위기를 설정하고 받는 사람에게 좋은 첫인상을 남겨야 합니다. 격식 있든 편안한 스타일이든, 인사말로 시작하는 것이 가장 확실한 방법입니다. 고민된다면 격식 있는 표현을 선택하세요.
받는 사람에게 인사를 건네는 대표적인 방법은 다음과 같습니다.
- 안녕하세요: 직접적이면서도 친근한 대화에 적합합니다.
- Hi / Hello: 간단하고 정중한 기본형 인사입니다.
- 경례말씀(Dear 등): 다소 딱딱하게 느껴질 수 있지만, 임원급 인사에게 연락할 때 사용하면 좋습니다.
3. 도입 문장을 추가하세요
인사를 마친 후 본론으로 바로 들어가고 싶은 충동이 드는 것은 당연합니다. 하지만 잠시 멈추고, 흐름 좋게 이메일을 시작할 수 있는 도입 문장을 한 줄 써보세요.
바로 활용할 수 있는 예시 몇 가지를 소개합니다.
- 먼저 저를 소개하겠습니다.
- 연락 주셔서 정말 반갑습니다.
- 잘 지내시길 바랍니다.
- ____ 관련하여 연락드립니다.
- 업데이트 공유해 주셔서 감사합니다.
- ____ 진행 상황을 확인차 연락드립니다.
- (최근 성과) 축하드립니다.
4. 자기소개를 하세요
처음 이메일을 보내는 상대라면, 어떤 이야기보다 먼저 자신을 소개해야 합니다.
사람들은 몇 시간씩 대화하는 데는 능숙하지만, 정작 자기소개를 하라고 하면 어색해하곤 합니다. 걱정하지 마세요. 아래 형식 중 하나를 활용하면 훨씬 수월해집니다.
- 저는 (전체 이름)이고, (현재 직책)을 맡고 있습니다.
- 저는 (전체 이름)이며, (업종) 분야의 (회사명)에서 근무하고 있습니다.
가장 좋은 방법은 자기소개를 한두 문장으로 압축하는 것이며, 그 이상은 불필요합니다.
5. 핵심으로 빠르게 들어가세요
받는 사람에게 이메일이 가치 있다고 느끼게 하는 최선의 방법은, 상대가 필요로 하는 정보를 신속하게 전달하는 것입니다. 다시 말해, 핵심으로 빠르게 들어가는 것이죠.
인사와 도입 문장 또는 자기소개를 마쳤다면, 이제 왜 연락했는지를 밝히면 됩니다. 논의할 사항이 여러 개라면 우선순위를 정하고 가장 중요한 것부터 이메일을 시작하세요. 질문에 답하거나 요청 사항을 전달하는 형태가 될 수 있습니다.
6. 하나의 큰 메시지를 담으세요
이메일이 다소 길어진다면, 콘텐츠 작성의 기법을 차용해 결론 또는 핵심 메시지를 마지막에 배치해 보세요.
그러면 독자의 주의가 가장 중요한 부분에 집중됩니다. 예를 들어 특정 업무를 우선 처리해 달라거나, 프로젝트 진행을 위해 즉각적인 회신이 필요한 경우 등이 있겠죠. "이번 논의의 핵심은 [____]입니다." 같은 문장으로 결론을 정리할 수도 있습니다.
7. 간결하게 유지하세요
평균적인 직장인은 하루에 백 통이 넘는 이메일을 받습니다. 즉, 여러분이 연락하는 대부분의 사람들은 바쁘다는 뜻입니다. 아무리 여러분을 좋아한다 해도 장황한 이야기를 읽어 줄 여유는 없을 가능성이 높습니다. 이메일은 짧고 명료하게 유지하세요.
긴 이메일의 또 다른 단점은 핵심에서 벗어나거나, 모호해지거나, 심지어 오해를 일으킬 수 있다는 점입니다.
8. 존중과 배려를 담으세요
정중하고 예의 바른 이메일의 아름다움은, 상대와 의견이 다르거나 대안을 제시하거나 부탁을 해도 여전히 읽기 편한 글이 된다는 점입니다.
이런 내용을 담을 계획이라면, 먼저 받는 사람에게 감사를 표하거나 그들의 업무나 아이디어를 칭찬하세요. 그런 다음, 상대의 행동이 나빴다고 직접 지적하지 않으면서 자신의 의견을 제시하면 됩니다.
9. 마무리 문장을 추가하세요
마무리 문장은 상대에게 어떤 종류의 회신을 기대하는지에 따라 달라집니다. 상황에 따라 진술문으로 끝내거나, 선택형 질문으로 마무리할 수 있습니다. 단, 열린 질문으로 끝내는 것은 어떤 경우에도 피해야 합니다.
진술문과 선택형 질문은 대화에 방향을 부여하고 흐름을 유지하며 회신을 받을 가능성을 높여줍니다.
반면 열린 질문은 대화 스레드를 불필요하게 길어지게 합니다. 게다가 극도로 바쁜 상대에게 보낸 이메일은 아예 무시될 수도 있습니다.
선택형 질문의 예시는 다음과 같습니다.
통화로 더 논의해 보면 좋겠습니다. 언제가 가장 편하신가요?
|
이렇게 하면 받는 사람이 결정을 내리기가 훨씬 쉬워집니다.
반면, 열린 질문의 예시는 다음과 같습니다.
| 통화로 더 논의할 수 있습니다. 언제 시간이 되시나요? |
이런 질문은 받는 사람이 회신 전에 먼저 일정을 확인하도록 만들어, 행동 자체를 어렵게 만듭니다.
또한 진술문을 마무리로 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
|
10. 서명으로 마무리하세요
마지막으로, 이메일의 성격에 맞는 맺음말로 마무리하세요.
- Kind regards (감사드립니다)
- Regards (안녕히 계십시오)
- Sincerely (정중히)
- Best (최고의)
- Cheers (건배)
- Best wishes (행운을 빕니다)
이 10가지 팁만으로도 모든 이메일을 올바르게 작성하고 회신하는 데 충분합니다.
효과적인 이메일 작성을 도와주는 AI 도구
새 프로젝트나 새 직장을 원하거나, 현재 업무상 하루에 여러 통의 이메일을 보내야 한다면 아래 AI 도구들이 큰 도움이 될 것입니다.
1. Lola AI
이 도구는 받는 사람의 LinkedIn 프로필 데이터를 기반으로 맞춤형 도입 문장을 생성해 줍니다. 받는 사람의 LinkedIn URL을 입력하기만 하면, 프로필 정보를 바탕으로 독특한 오프닝 라인을 만들어 줍니다.
월 200개의 도입 문장까지 월 36달러에 이용할 수 있습니다.
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai는 받는 사람의 공개 프로필과 해당 인물이 언급된 뉴스 기사에서 데이터를 수집합니다. 이를 통해 아웃리치 대상자에게 개인화된 이메일을 작성할 수 있습니다.
콜드 이메일이나 LinkedIn 메시지 발송에 활용하기 좋으며, 구독료는 월 49달러부터 시작합니다.
3. Snazzy.ai
새 사업을 시작하고 투자 유치가 필요하다면 Snazzy.ai가 제격입니다. VC(벤처캐피털)나 엔젤투자자에게 피칭하는 이메일 템플릿 작성을 도와줍니다.
먼저 플랫폼에 계정을 만들어야 합니다. 타깃 고객층, 찾고자 하는 키워드, 제품·서비스 설명을 입력하면 개인화된 초안을 제공해 많은 시간을 절약해 줍니다.
이후 초안을 조금씩 다듬어 완성도를 높이면 됩니다. 구독료는 월 25달러부터 시작합니다.
4. Lyne.ai
받는 사람에게 딱 맞는 훅(hook)을 만들어 주는 또 다른 AI 도구입니다. Lyne.ai를 시작하려면 업무용 이메일 주소나 LinkedIn 프로필 URL이 포함된 잠재 고객 CSV 파일을 업로드하세요.
도입부를 몇 문장으로 작성할지도 지정할 수 있습니다. 예를 들어 1~2문장 또는 3~4문장 등으로 설정할 수 있습니다. 구독료는 월 99달러부터 시작합니다.
이메일 작성이 이토록 쉬워진 적은 없었습니다
좋은 이메일을 쓰기 위해 필요한 요소들을 모으는 일이 어렵게 느껴져 왔다면, 그 고민은 오늘로 끝입니다.
위의 팁과 도구들을 활용해 다음 이메일을 더 빠르고 효과적으로 작성해 보세요!