이메일 문제는 아직도 풀리지 않은 숙제입니다. 우리는 더 나은 이메일 예절에 대해 이야기하고, 받은 편지함을 깨끗하게 비우려 애쓰며, 어떤 개발자는 차세대 이메일 앱을 만들기 위해 밤낮없이 고민합니다. Gmail과 Yahoo는 조금이라도 가능성이 보이는 서비스를 인수하느라 바쁘기까지 합니다.
그런데 정작 가장 기본적인 습관, 바로 '더 좋은 이메일을 쓰는 기술'에 대해서는 별로 이야기하지 않습니다.
이메일 한 번의 실수로 커리어가 무너지거나 얼굴이 붉어지는 일은 생각보다 흔합니다. 하지만 걱정하지 마세요. 이 글은 나쁜 소식이 아니라, 이메일 작성 실력을 한 단계 끌어올려 줄 유용한 도구들을 소개하는 글입니다. 웹 곳곳에서 발견한 새롭고 매력적인 이메일 작성 도구 다섯 가지를 만나보세요.
1. MailMentor – 내 이메일은 얼마나 읽기 쉬운가?
개발자 스콧 한셀먼(Scott Hanselman)은 "이메일은 키 입력이 죽어가는 곳"이라고 말했습니다. 그만큼 간결하고 명확하게 써야 한다는 뜻입니다. 마치 시간 없는 마크 주커버그에게 보내는 것처럼 짧고 핵심만 담는다고 상상해 보세요.
MailMentor는 이메일이 독자 친화적인지 빠르게 진단해 주는 무료 도구입니다. 본문을 텍스트 상자에 붙여넣으면 읽는 데 걸리는 시간, 권장 독해 수준(5~6학년 수준 또는 그 이상), 추가 개선 제안 등을 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 몇 번만 반복하다 보면 자연스럽게 간결한 이메일을 쓰는 감각이 생깁니다.
또한 스콧이 만든 재미있는 도구로 손가락에 남은 키 입력 횟수를 점쳐 보세요. 이메일 시그니처를 복사해 붙여넣으면, 장문의 메일을 즐겨 쓰는 지인에게도 의도를 알릴 수 있습니다.
2. Markdown Here – 마크다운으로 빠르게 서식 잡기
마크다운(Markdown)으로 글을 쓰면 서식의 우아함과 작성 속도를 동시에 잡을 수 있습니다. 하지만 Gmail은 아직 이를 공식 지원하지 않습니다. 코더나 개발자라면 마크다운이 익숙하겠지만, 아니더라도 배우기 어렵지 않습니다.
Markdown Here는 웹에서 가장 단순한 마크업 언어인 마크다운으로 이메일을 작성할 수 있게 도와주는 무료 크로스 브라우저 확장 프로그램입니다. 메일 작성 창을 열고 마크다운 문법으로 텍스트를 입력한 뒤, 이메일 빈 공간에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 'Markdown Toggle'을 선택하면 됩니다. 그러면 지정한 서식대로 일반 텍스트로 변환됩니다.
Markdown Here는 Chrome, Firefox, Safari, Opera 브라우저는 물론 Thunderbird와 Postbox 같은 이메일 클라이언트에서도 사용할 수 있습니다.
3. Gorgias – 템플릿으로 반복 작업 줄이기
템플릿을 쓰는 구식 방법은 초안이나 미리 저장된 답장(Canned Response)으로 관리하는 것입니다. 하지만 무료 Chrome 확장 프로그램으로 만든 템플릿으로 생산성을 한 단계 끌어올려 보세요. Gmail, Outlook.com, Yahoo 모두 지원되며, 더 강력한 팀 협업 기능은 유료 계정에서 제공됩니다. 자주 쓰는 단조로운 답변은 키보드 단축키로도 처리할 수 있습니다.
템플릿은 같은 내용을 지겹도록 타이핑하는 수고를 덜어 줍니다. 이직용 자기소개서, 고객 대상 세일즈 피치, 간단한 확인 회신 등을 미리 정성껏 작성해 두세요. 아침 커피도 마시기 전에 성급하게 답장을 날리는 실수를 줄이고, 검증된 완성도 높은 이메일을 보내는 데 큰 도움이 됩니다.
4. Grammarly – 오탈자 하나가 거래를 망칠 수 있다
사소한 오타 하나가 중요한 계약을 무산시킬 수도 있습니다. 시간에 쫓기더라도 보내기 전에는 반드시 한 번씩 훑어보세요. 아니면 철자·문법 검사 도구에 맡기는 것도 현명한 방법입니다.
Grammarly Chrome 확장 프로그램은 초기 버전에 비해 크게 발전했습니다. 문맥을 파악해 250개가 넘는 고급 문법 규칙을 검사하고, 오류마다 올바른 수정 제안을 제공합니다. 텍스트 상자 모서리에서 빙글빙글 도는 로딩 아이콘이 살짝 거슬리고, 원할 때 검사기를 끌 수 있는 옵션도 있으면 좋겠다는 아쉬움은 남습니다. 그럼에도 Grammarly는 눈으로 직접 확인하는 것 다음으로 든든한 안전장치입니다.
5. TL;DR Email – 요약 먼저, 본문은 나중에
'너무 길어서 안 읽는다(TL;DR)' 운동을 경험하게 해 줄 무료 iOS 앱입니다. Gmail과 연동되며, 30단어 이내의 TL;DR 요약 메시지를 먼저 작성하고, 필요하면 그 아래 본문을 얼마든지 추가할 수 있습니다.
받는 사람 입장에서는 앱이 각 이메일의 첫 부분을 추출해 SNS 피드처럼 보여 줍니다. 전체 본문이 필요하면 그때 펼쳐서 읽으면 됩니다. 짧게 쓰고, 모두의 시간을 아끼세요.
다음에는 이메일에 쓰는 시간 자체를 줄여 주는 도구들도 소개할 예정입니다. 그때까지 위에서 소개한 Gmail 생산성 확장 프로그램들을 활용해 보세요. 자, 이제 받은 편지함에서 잠시 벗어나 여러분의 이메일 실패담과 그로부터 얻은 교훈을 들려주세요!