지메일(Gmail) 받은함을 깔끔하게 정리하는 것은 좋지만, 직접 손을 써야 하기 때문에 시간과 주의력이 필요합니다. 둘 다 여유가 없는 상황이라면 스스로에게 냉정한 질문을 던져야 할 때입니다. 어떤 작업을 지메일에 맡길 수 있을까요? 그리고 받은함이 통제 불능으로 흐트러지는 것을 어떻게 막을 수 있을까요?
오늘 소개할 이메일 관리 전략은 지메일에서 네 가지 기본 유형의 필터를 만드는 것입니다. 이렇게 하면 평소에는 잡음을 신경 쓰지 않다가, 예를 들어 이틀에 한 번씩 모아둔 메일을 일괄 처리하기만 하면 됩니다.
지메일 필터 만드는 방법
이메일 필터를 만든다는 것은 특정 이메일을 어떻게 처리할지 받은함에 알려주는 규칙 집합을 설정하는 것입니다.
지메일에서 필터를 만들려면 먼저 프로필 사진 옆의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭하세요. 모든 설정 보기를 눌러 지메일 계정 설정 화면으로 이동한 뒤, 필터 및 차단된 주소 탭을 선택합니다.
다음으로 새 필터 만들기를 클릭해 새 필터를 생성합니다. 새 필터 패널에서는 최소 한 가지 기준, 즉 발신자 이메일 주소, 제목 또는 키워드를 지정해야 필터링할 이메일을 걸러낼 수 있습니다. 기준을 입력했다면 오른쪽 하단의 필터 만들기를 클릭하세요.
그러면 다음 단계로 넘어갑니다. 여기서 검색 조건에 일치하는 이메일을 지메일이 어떻게 처리할지 지정할 수 있습니다. 보관함에 바로 보내기(보관), 읽은 상태로 표시, 삭제, 중요 표시 등 다양한 옵션 중에서 선택할 수 있습니다.
해당하는 항목을 모두 체크한 뒤 필터 만들기 버튼을 누르면 완료됩니다. 참고로 받은함에서는 탭 사이에 이메일을 드래그 앤 드롭하여 수신 메시지용 맞춤 필터를 만들 수도 있습니다. 그럼 이제 이메일 관리를 도와줄 네 가지 필터를 살펴보겠습니다.
1. 특정 도메인 외 모든 이메일 분류하기
중요한 업무 메일이 한두 개 도메인에서만 온다면, 해당 이메일만 받은함에 남기고 나머지는 별도 폴더로 보내는 필터를 만들 수 있습니다.
특정 도메인의 이메일을 제외하려면 From(보낸 사람) / To(받는 사람) 입력란에 -*@example.com 형태의 구문을 사용합니다. 마이너스(-) 기호는 뒤에 오는 이메일 주소를 제외한다는 의미입니다. 여기서 *@example.com은 해당 도메인의 모든 이메일 주소를 뜻하며, *는 와일드카드 문자입니다.
예를 들어, 이런 이메일이 받은함을 건너뛰고 '기타' 라벨이 붙도록 필터를 설정할 수 있습니다. 그러면 받은함을 열어도 필터 조건에 해당하지 않는 도메인의 메일은 보이지 않습니다.
2. 할 일이 필요한 이메일을 액션 폴더로 보내기
이메일이 너무 많으면 실제로 조치가 필요한 메일을 놓치기 쉽습니다. 이를 방지하려면 발신자, 제목 또는 키워드를 기준으로 할 일 성격의 이메일을 걸러내 별도 폴더로 보내세요.
예를 들어 모든 업무 메일이 '업무'라는 폴더로 이동하도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 업무 메일로 인해 받은함이 어수선해지는 것을 막을 수 있을 뿐 아니라, 필요할 때 해당 메일을 더 쉽게 찾을 수도 있습니다.
3. 원치 않는 이메일 자동 삭제하기
이미 도착한 이메일을 처리하는 것보다 처음부터 받은함에 들어오지 못하게 하는 것이 훨씬 낫습니다. 지메일의 차단 및 구독 취소 버튼을 적극적으로 활용하고, 필요하다면 스마트 구독 취소 도구를 사용하는 것도 좋습니다.
그렇다면 구독 취소 요청을 무시하는 메일링 리스트나 차단조차 할 수 없는 발신자의 이메일은 어떻게 해야 할까요? 방법이 있습니다. 발신자 이메일 주소를 기준으로 이메일을 식별하는 필터를 만들고, 해당 메일을 자동으로 삭제하도록 지메일에 지시하면 됩니다.
확인도 없이 이메일을 삭제하는 것이 꺼려진다면 받은함 건너뛰기(보관) 옵션을 선택해 보관하는 방법도 있습니다. 한곳에 모아두고 싶다면 라벨 적용 옵션을 활용하세요.
4. 모든 이메일을 읽은 상태로 표시하기
받은함 제로(Inbox Zero)를 달성하는 것보다 중요한 것은 몇 분마다 이메일을 확인하고 싶은 충동을 억제하는 것입니다. 후자는 받은함을 열 때마다 읽지 않은 메일이 하나도 없다면 훨씬 쉬워집니다. 모든 수신 이메일을 자동으로 읽음 처리하는 필터를 만들면 이것이 가능합니다.
필터를 추가할 때는 먼저 To(받는 사람) 입력란에 본인 이메일 주소를 입력해 자신에게 오는 모든 메일을 포함시킵니다. 그다음 읽은 상태로 표시 체크박스를 선택하면 이메일이 도착하는 즉시 읽음 처리됩니다. 같은 지메일 계정으로 다른 계정의 메일을 관리하고 있다면, 그 이메일 주소들에 대해서도 비슷한 필터를 만들어야 합니다.
이 전략을 쓰면 곧 새 메일을 확인하고 싶은 조급함이 사라질 것입니다. 사실상 가장 유용한 지메일 필터라고 할 수 있습니다.
악순환에서 벗어나기: 프로처럼 지메일 필터 활용하기
추가로 추천하는 몇 가지 전략이 있습니다. 즐겨 읽는 뉴스레터는 피드 리더로 옮기고, 사이드바에서 받은함을 제외한 모든 라벨을 숨기세요(라벨 옆의 화살표를 클릭하면 됩니다). 그리고 가능하다면 개인적인 이메일 사용량도 줄이세요.
핵심은 가장 중요한 커뮤니케이션을 제외한 나머지를, 덜 중독적이거나 무시해도 되는 플랫폼으로 옮기는 것입니다. 문서 공유용으로 이메일을 쓰고 있다면 Google Drive나 다른 클라우드 스토리지·공유 서비스로 파일과 폴더를 공유하는 방식으로 전환하세요.
이메일을 완전히 끊는 것은 거의 불가능합니다. 하지만 적절한 이메일 필터를 갖추면 적어도 다뤄야 할 잡음은 줄어듭니다. 그만큼 삶의 다른 일들에 쓸 시간이 늘어난다는 뜻이기도 합니다.