디지털 마케터나 온라인 비즈니스 운영자라면 하루에도 여러 번 같은 유형의 이메일에 답장해야 하는 상황을 자주 마주하게 됩니다. 이런 반복 작업은 시간도 많이 들고 쉽게 지칠 수밖에 없습니다.
이럴 때 미리 만들어 둔 응답 템플릿이 큰 힘이 됩니다. 여기에 Gmail 필터 몇 가지까지 설정해 두면 스팸 처리 효율을 한층 더 높일 수 있습니다.
이 글에서는 응답 템플릿과 Gmail 필터를 함께 활용해 스팸 메일을 효과적으로 관리하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.
Gmail 템플릿이란? 어떻게 활용할 수 있나요?
미리 작성해 둔 이메일을 계정에 저장해 두면 매번 처음부터 작성할 필요 없이 언제든 재사용할 수 있습니다. Gmail 계정 하나에서 최대 50개의 응답 템플릿을 동시에 저장할 수 있습니다. 주요 대상 독자층에 맞춘 범용 템플릿 몇 가지만 만들어 둬도 이메일 소통이 훨씬 생산적으로 바뀝니다.
예를 들어 특정 분야에서 어느 정도 영향력이 있다면 게스트 포스트(기고) 요청 이메일을 수백 통씩 받게 되기도 합니다. 이 경우 일일이 답장하는 대신 하나의 템플릿으로 일괄 처리하면 편리합니다.
여기서는 '게스트 포스트는 받지 않는다'는 내용의 템플릿 이메일을 만들어 보겠습니다. 그 전에 먼저 Gmail에서 템플릿 기능을 활성화해야 합니다.
- Gmail 계정에 로그인합니다.
- 설정 > 모든 설정 보기로 이동합니다.
- 고급 탭에서 아래로 스크롤해 템플릿 섹션을 찾습니다.
- 템플릿 기능을 사용 설정합니다.
- 변경사항 저장을 클릭합니다.
템플릿 기능을 활성화했다면, 다음 단계는 응답 템플릿을 만들고 저장하는 것입니다.
응답 템플릿 만드는 방법
아래 순서대로 따라 하면 응답 템플릿을 손쉽게 만들 수 있습니다.
- Gmail 계정을 엽니다.
- 편지 쓰기 버튼을 클릭해 새 메일 창을 엽니다.
- 게스트 포스트를 받지 않는다는 정책 내용을 본문에 작성합니다. (특정 분야와 무관하게 누구에게나 적용될 수 있도록 일반적인 문구로 작성하세요.)
- 답변 작성을 마쳤다면 새 메일 창 오른쪽 아래의 점 세 개(더보기) 아이콘을 클릭합니다.
- 템플릿 > 임시보관함을 템플릿으로 저장 > 새 템플릿으로 저장으로 이동합니다.
- 팝업창에 이름을 입력한 후 템플릿을 저장합니다. (템플릿 이름이 곧 이메일 제목으로 사용되므로, 알아보기 쉬운 설명형 이름을 붙이는 것이 좋습니다.)
템플릿이 제대로 생성되었는지 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
- 편지 쓰기를 다시 클릭합니다.
- 오른쪽 아래의 점 세 개(더보기) 아이콘을 선택합니다.
- 템플릿 메뉴로 이동합니다.
여기서 내 Gmail 계정에 저장된 템플릿 목록을 확인할 수 있습니다. 목록에서 템플릿을 클릭하면 해당 내용이 새 메일 작성창에 그대로 복사됩니다.
수백 통의 이메일에 직접 답장해야 하는 상황이라면 템플릿을 만들어 두었더라도 여전히 시간이 많이 걸립니다. 이때 필터를 활용한 자동 응답 기능이 빛을 발합니다.
'guest post', 'backlink', 'accept article'처럼 특정 단어가 포함된 이메일을 스팸 폴더로 분류하는 필터를 만들 수 있습니다. 이 필터에는 스팸성 이메일에 대한 자동 응답 설정까지 추가할 수 있습니다.
그럼 구체적인 방법을 살펴보겠습니다.
템플릿으로 자동 응답 필터 만들기
- 응답 템플릿이 저장되어 있는 같은 Gmail 계정을 엽니다.
- 오른쪽 위의 톱니바퀴 아이콘(설정)을 클릭합니다.
- 모든 설정 > 필터 및 차단된 주소로 이동합니다.
- 새 필터 만들기를 클릭합니다. (컴퓨터에 .xml 형식으로 저장된 기존 필터를 가져오는 것도 가능합니다.)
필터 조건은 발신 이메일 주소, 제목, 포함 또는 제외할 단어, 메일 크기 등 다양하게 지정할 수 있습니다. '게스트 포스트 거절' 용도로는 주제와 밀접하게 관련된 몇 가지 단어를 조건으로 설정하는 것이 가장 효과적입니다. 필터의 포함 단어 항목에 관련 키워드들을 추가해 보겠습니다.
- 조건 지정이 끝나면 필터 만들기를 클릭합니다.
이제 조건에 정확히 일치하는 이메일을 어떻게 처리할지 결정해야 합니다.
- 받은함 건너뛰기(보관) 항목에 체크하여 이런 이메일이 받은함을 어수선하게 만들지 않도록 합니다.
- 템플릿 보내기 항목에도 체크하고 앞서 만든 응답 템플릿인 Guest Post Not Allowed를 선택합니다.
- 모든 항목을 체크한 후 필터 만들기를 클릭합니다.
이제 새로 만든 필터가 필터 목록에 표시됩니다. 앞으로 'guest post', 'backlink', 'accept article', 'write for a blog', 'write on the website' 등의 단어가 포함된 이메일은 더 이상 받은함에 도착하지 않습니다.
또한 발신자에게는 자동으로 응답 템플릿이 전송됩니다. 덕분에 받은함은 깔끔하게 유지되면서도 발신자가 답장을 기다리며 헛수고하는 일도 없어집니다.
중요한 이메일을 놓치지 않도록 필터 조정하기
필터 설정을 마쳤다면, 업무 관련 중요한 메일이 잘못 걸러지지 않았는지 보관된 이메일을 주기적으로 확인하세요.
예를 들어 'accept post'라는 단어가 포함된 메일을 필터링했는데, 그것이 사실 프로모션 제안이었다면 놓칠 수 있습니다. 이런 상황을 피하려면 Gmail 필터에 'brand', 'deal', 'promotion' 같은 예외 키워드를 함께 포함시키는 것이 좋습니다.
필요한 곳에는 독립적인 필터 만들기
연락 이메일이 서로 다른 웹사이트를 여러 개 운영한다면, 새로 만든 응답 필터를 내보내서(export) 다른 Gmail 계정으로 가져올(import) 수 있습니다. 다만 해당 계정에서는 응답 템플릿을 따로 활성화하고 생성해야 합니다.
응답 템플릿과 연동할 필터를 만들 계획이라면, 기존 필터를 가져오는 것보다 처음부터 새로 만드는 것이 가장 안전하고 확실한 방법입니다.
자동 응답임을 드러내지 마세요
이메일에 '이 답장은 자동 응답입니다'라고 명시하지 마세요. 자동 응답임을 알리면 일부 발신자가 필터를 우회하려고 대상 키워드를 빼거나 일부러 오타를 내서 메일을 직접 전달받으려 할 수 있습니다.
또한 받은함을 정기적으로 확인하며 나에게 실질적인 이득이 될 만한 이메일에 직접 답장하는 습관을 들이는 것도 좋은 방법입니다.
Gmail 필터와 응답 템플릿으로 스팸 관리하기
Gmail 필터와 범용 응답 템플릿만 갖추면, 스팸 메일을 일일이 열어보지 않고도 자동으로 답장을 보낼 수 있습니다. 시간과 에너지를 크게 아낄 수 있는 방법입니다. 여기에 더해 Gmail 필터 외에도 이메일 소통을 개선해 주는 다양한 Gmail 브라우저 확장 프로그램을 함께 활용해 보시길 권합니다.