구글이 모든 지메일 사용자에게 Workspace를 제공하면서 이제 다양한 유용한 도구들을 무료로 사용할 수 있게 되었습니다.
하지만 이 도구들이 정확히 무엇이고, 어떤 용도로 활용할 수 있을까요? 이 글에서는 구글 워크스페이스에 대해 알아야 할 모든 것을 소개합니다.
모든 것은 지메일에서 시작됩니다
구글 이메일 서비스의 로딩 화면을 잘 살펴보면 작은 변화를 발견할 수 있습니다. 더 이상 'Gmail'이라는 문구 대신 Google Workspace가 표시됩니다.
이것이 바로 구글이 서비스를 발전시키고 있는 방향입니다. Docs, 캘린더, 드라이브 같은 개별 앱을 새 창으로 띄우지 않아도, 이제는 지메일 안에서 모두 접근할 수 있습니다.
필요한 기능을 찾으려고 새 탭을 열 필요가 없어졌기 때문에 주의 산만함도 줄어듭니다. 앱을 일일이 찾아 헤맬 필요 없이 현재 하던 작업에 온전히 집중할 수 있습니다.
한 화면에서 이루어지는 협업
구글은 지메일을 단순한 이메일 클라이언트에서 완전한 협업 솔루션으로 확장하고 있습니다. 새로운 구글 챗 인터페이스를 사용 중이라면 이메일 화면 왼쪽에 네 개의 새로운 아이콘이 보일 것입니다.
기존의 메일 외에도 챗(Chat), 스페이스(Spaces), 미트(Meet)가 함께 있습니다. 이제 사람들과 연락하기 위해 별도 앱을 열 필요가 없습니다. Chat으로 빠른 메시지를 주고받고, Meet으로 화상 회의를 진행하고, 협업 공간을 만들 수 있습니다.
구글 챗(Chat)
지메일에서 구글 챗을 활성화하면 챗과 룸(Rooms)을 모두 사용할 수 있습니다. 기본적인 파일 공유 기능 외에도 구글의 다른 서비스들이 긴밀하게 통합되어 있습니다.
채팅창에서 곧바로 구글 드라이브의 파일을 공유하고, 구글 미트로 화상 회의를 만들고, 심지어 구글 캘린더로 일정을 잡을 수도 있습니다.
개인과의 대화뿐 아니라 그룹을 만들 수도 있어, 팀 조율이나 단체 대화에 아주 적합합니다.
구글 스페이스(Spaces, 구 Google Rooms)
이 기능은 프로젝트별로 체계적으로 정리된 공간을 만들 수 있게 해줍니다. 생성한 각 섹션에는 자체적인 챗, 파일, 할 일(Tasks) 영역이 포함되어 있어, 팀에 필요한 모든 것을 한곳에서 관리할 수 있습니다.
챗 탭 덕분에 스페이스와 관련된 모든 대화가 한곳에 모입니다. 구글 챗의 모든 기능을 갖추고 있어서 파일 공유, 화상 회의 개설, 회의 일정 잡기까지 이 도구 안에서 바로 처리할 수 있습니다.
팀과 파일을 공유해야 한다면 파일 탭에서 간편하게 할 수 있습니다. 컴퓨터에서 파일을 직접 업로드하거나 구글 드라이브의 문서를 공유하세요.
또한 각 파일은 원래의 권한 설정을 그대로 유지합니다. 문서를 공유할 때 팀원에게 보기, 댓글 달기, 편집 권한 중 무엇을 줄지 직접 선택할 수 있습니다.
그리고 이제 구글 워크스페이스는 구글 독(Docs) 문서를 앱 내에서 기본으로 열어줍니다. 문서를 보거나 댓글을 달거나 편집하기 위해 별도의 탭이나 창을 열 필요가 없습니다.
마지막으로 업무 할당은 할 일(Tasks) 섹션에서 바로 처리할 수 있습니다. 과제를 만들고 세부 내용을 입력하고 마감일을 정해 특정 담당자에게 배정하면, 해당 업무가 담당자의 구글 테스크 앱으로 자동 전송됩니다.
이제 길고 긴 이메일을 주고받느라 시간을 낭비하지 않고도 순식간에 여러 업무를 만들고 배정할 수 있습니다.
구글 미트(Meet)
구글 워크스페이스에는 이제 회의를 만들고 참여하는 바로가기도 포함되어 있습니다. 새 회의(New meeting)를 클릭하면 회의실 링크가 표시되며, 이메일로 초대장을 보내거나 링크를 복사해 개별적으로 전달할 수도 있습니다.
지금 시작(Start now)을 누르면 새 브라우저 창이 열려 바로 회의를 진행할 수 있습니다. 별도의 프로그램을 다운로드하거나 설치할 필요가 없습니다.
물론 구글 워크스페이스에서 바로 회의에 참여할 수도 있습니다. 회의 참여(Join a meeting)를 선택하고 회의실 코드를 입력하면 끝입니다.
구글 앱과 그 이상
혼자 일할 때도 구글 워크스페이스는 충분히 유용합니다. 구글 캘린더, Keep, 테스크, 주소록과의 연동 덕분에 업무 정리가 한결 쉬워집니다. 일정을 확인하고, 메모를 남기고, 할 일 목록을 점검하고, 워크스페이스의 동료들을 검색할 수도 있습니다.
구글 캘린더(Calendar)
오늘의 일정을 이곳에서 바로 확인하고 관리할 수 있습니다. 화면에서 곧바로 새 일정을 만들 수도 있어 일정 조정이 훨씬 편리합니다.
드래그 앤 드롭으로 미팅 일정을 옮길 수 있고, 시간 블록 아래쪽을 잡아당겨 크기를 조절하면 회의 시간도 손쉽게 변경할 수 있습니다.
구글 Keep
구글 Keep 덕분에 이메일에서 메모를 남기는 것도 훨씬 쉬워졌습니다. 아이콘을 클릭하면 최근 메모와 메모 작성... 옵션이 나타납니다.
메모를 만들면 현재 열려 있는 이메일과 자동으로 연결됩니다. 저장한 후에도 출처가 된 이메일을 계속 확인할 수 있으며, 출처를 클릭하면 받은편지함을 뒤질 필요 없이 해당 이메일로 바로 이동합니다.
구글 테스크(Tasks)
해야 할 모든 업무, 그리고 구글 스페이스에서 배정받은 업무까지 이곳에 표시됩니다. 목록을 만들어 업무를 항목별로 분류하면 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.
업무에 마감일을 추가하면 캘린더에도 함께 표시되어, 어떤 일도 놓치지 않도록 도와줍니다.
구글 주소록(Contacts)
안드로이드 스마트폰을 사용한다면 모든 연락처를 이곳에서 확인할 수 있습니다. 사람을 쉽게 검색하고 이 화면에서 바로 연락할 수 있습니다.
클릭 한 번으로 이메일을 보내거나, 채팅을 걸거나, 구글 캘린더 일정을 잡거나, 화상 통화에 초대할 수 있습니다. 최근 상호작용 보기를 통해 최근에 주고받은 이메일 내역도 확인할 수 있습니다.
기타 앱 연동
구글은 Google Workspace 마켓플레이스를 통해 다른 앱들도 연동할 수 있게 지원합니다. Asana, Box, Slack, Trello, Zoom 같은 인기 협업 도구들을 여기서 바로 사용할 수 있습니다.
이메일에서 열어둔 메시지가 연동 앱에서 함께 참조되므로, 이메일을 연결해 협업 중인 동료들이 메시지의 맥락을 쉽게 파악하도록 할 수 있습니다.
고객이 보낸 이메일을 팀에 전달해야 하는 상황이라면 특히 유용합니다. 메시지를 일일이 전달할 필요 없이, 클릭 한 번으로 팀 협업 앱에 추가하면 됩니다.
통합의 새로운 시대
구글 워크스페이스는 생산성 앱을 손끝에서 자유롭게 사용할 수 있게 해주는 강력한 도구 모음입니다. 지메일을 벗어나지 않고도 모든 업무를 처리할 수 있습니다.
이러한 통합 기능들은 업무에 집중하고 주의 산만함을 줄이는 데 큰 도움이 됩니다. 시간을 절약하고 더 많은 성과를 거둘 수 있고, 게다가 모든 것이 무료라는 점이 큰 장점입니다!