일반적인 믿음과는 달리, Inbox Zero는 매일 이메일의 받은 편지함을 비우는 것보다 훨씬 더 깊이 있습니다. 관리하는 데 걸리는 시간보다는 받은편지함에서 가져온 각 작업을 얼마나 효율적이고 신속하게 처리하느냐가 더 중요합니다.
Inbox Zero는 귀하에게 책임을 묻습니다. 이 접근 방식을 사용하면 자신에게 의존하는 사람에게 공을 떨어뜨리지 않고 전자 메일 받은 편지함에서 벗어나 최대한 빨리 업무에 복귀할 수 있습니다.
Inbox Zero의 기원
Inbox Zero의 발명가인 Merlin Mann은 생각 없이 이메일을 확인하는 데 시간을 낭비하는 경향을 비판합니다. 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하거나 약속 및 알림을 추적하는 사람이라면 이 습관으로 인해 하루 종일 많은 시간과 주의를 기울여야 할 것입니다.
그의 말을 빌리자면, 그것은 시스템이 아닙니다. 그건 미친 짓입니다. 당신은 아마도 이런 식으로 생활함으로써 시간이나 받은 편지함을 최대한 활용하고 있지 않을 것입니다.
그는 매우 특정한 유형의 작업자, 즉 직업으로서 정보에 가치를 더하는 "지식 작업자"를 언급합니다. Merlin에 따르면 지식 근로자의 삶에서 가장 가치 있는 두 가지는 시간과 관심입니다.
그는 이 두 가지를 무엇과도 바꿀 수 없다고 말합니다. 스스로를 지식 근로자라고 생각한다면, 지식을 어떻게 사용하는지에 대한 마음챙김 의식을 키운 후에 더 많은 일을 할 수 있다는 것을 알게 될 것입니다.
받은 편지함 제로 접근 방식 세분화
Inbox Zero는 이메일을 정확히 그 자체로 봅니다. Mann이 설명했듯이 튜브는 A 지점에서 B 지점으로 정보를 얻는 것 외에는 아무 것도 하지 않습니다. Inbox Zero는 수신하는 이메일의 내용에 많은 중점을 둡니다. 이렇게 함으로써 사용자는 받은 편지함을 비울 때 훨씬 더 행동 지향적인 접근 방식을 취하게 됩니다.
마음이 잘못된 상태에 있을 때 모든 알림은 매우 중요하게 느껴집니다. 정말로 주의가 필요한 항목에서 소음을 분리하는 것은 Inbox Zero의 기술 중 일부입니다.
이메일에 문제가 발생하면 발신자에게 연락을 취하고 가능한 한 빨리 처리해야 할 조치를 취해야 합니다. 별도의 조치가 필요하지 않은 경우 이메일을 신속하게 정리하고 추후 참고할 수 있도록 정리해야 합니다. 눈에 띄지 않고 마음에 들지 않지만 필요한 경우 손이 닿지 않는 곳에 있지 않습니다.
어떤 일이 닥치더라도 모든 유형의 이메일을 수신할 때마다 "영원한 집"을 준비해야 합니다. 그 영원한 집이 자신의 할 일 목록인 경우에도 마찬가지입니다. 목적지를 이미 염두에 두고 있으면 모든 것을 즉석에서 정리하려고 하여 스스로를 압도할 가능성이 훨씬 줄어듭니다.
Merlin이 이메일로 할 수 있는 모든 것을 설명하기 위해 사용하는 다섯 단어가 있습니다.
- 삭제(또는 아카이브)
- 대리인
- 응답
- 연기
- 해
이런 식으로 일을 좁힐 때, 당신은 일을 훨씬 더 간단하게 만듭니다. 제한된 수의 결과만 있습니다. 선택의 폭이 줄어들기 때문에 모든 메시지를 개별적으로 헤매고 헤매는 것보다 훨씬 빠르게 스택을 통해 작업할 수 있습니다.
액션으로 변환하고 0으로 처리
Inbox Zero의 가장 중요한 규칙은 "처리"하지 않고 이메일을 확인할 수 없다는 것입니다. 이것은 무엇을 의미합니까?
Gmail을 열고 가만히 스크롤한 다음 즉시 닫는 사람이라면 실제로 처리하는 것이 아니라 훑어보는 것일 수 있습니다. 스키밍은 나쁘다. 에너지 낭비입니다. 읽은 내용을 거의 유지하지 못하고 시간에 비해 아무 것도 얻지 못합니다.
이메일을 처리한다는 것은 이메일을 닫기 전에 실행 가능한 작업이나 목표로 변환하는 것을 의미합니다. 삭제, 위임, 응답, 연기 또는 수행 - 이 단어 중 하나가 적용됩니다. 다른 항목을 클릭하기 전에 결정을 내리고 이동하십시오.
습관의 힘:이메일 대시란 무엇입니까?
Mann 씨는 누구든지 문제를 처리하는 데 필요한 것은 규범적으로 적절한 시스템을 고수하는 데 필요한 훈련이라고 주장합니다. 완벽한 시스템은 규칙과 전략을 준수하지 않으면 아무 의미가 없습니다.
이러한 맥락에서 그는 우리가 좋은 습관을 반복함으로써 강화하도록 격려합니다. 즉, 이 경우에는 다른 곳에 시간을 투자할 수 있도록 이메일 받은 편지함을 덜 확인하도록 촉구합니다. 이 작업을 더 잘 수행할수록 더 중요한 일을 위해 백엔드에서 더 많은 시간을 확보하게 됩니다.
그가 공유하는 한 가지 팁은 받은 편지함을 열어 두는 습관을 피하여 더 중요한 일에 집중할 수 있다는 것입니다. Gmail을 쳐다보는 대신 Merlin은 하루 종일 이메일 대시를 예약할 것을 제안합니다. 어떻게?
- 이메일을 정확히 한 시간에 한 번 확인하십시오.
- 10분 동안 위의 동작 동사를 사용하여 받은 편지함을 0으로 처리하십시오.
- 10분이 지나면 정리하고 다시 작업하십시오.
이 루틴은 자신의 업무 및 개별 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 처리하는 데 20분이 필요할 수도 있고, 3시간에 한 번만 이메일을 확인하면 될 수도 있습니다. 어쨌든 이 간단한 과정을 통해 하루를 최대한 활용하는 방법에 대해 훨씬 더 깊이 생각하게 될 것입니다.
받은 편지함 제로 및 직장에서의 더 많은 마음의 날
Merlin은 Joel Spolsky가 제공하는 유용한 시각화 실습을 안내합니다. 대역폭은 상자와 같습니다. 당신의 책임, 세상의 요구, 당신의 직업, 가족, 친구들의 요구에 부응하기 위해 해야 할 모든 것? 이것들은 빌딩 블록의 묶음과 같습니다.
<블록 인용>"쓰레기 블록을 상자에 넣을 때마다 정말 멋진 블록이 남는다는 것을 의미합니다. 때때로 우리가 상사나 팀에게 종속되어 있다고 느끼는 만큼 우리 자신은 궁극적으로 이런 종류의 교통 경찰입니다. 상자에서 제거해야 할 어리석은 블록을 더 이상 남겨두지 않으려면 처음부터 상자에 들어 가지 않도록 하는 것이 좋습니다."
경제학에서 이 개념을 "기회 비용"이라고 합니다. 상자가 가득 찼을 때 가능하다면 어떤 블록을 다른 블록으로 교체하시겠습니까? 인간으로서 당신은 대부분의 시간과 관심을 어디에 쏟고 있습니까? 당신의 삶의 어느 부분이 당신을 강탈합니까? 어떤 부분이 절대적으로 굶주려 있습니까?