이메일 폴더는 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 가장 중요한 도구 중 하나입니다. 폴더가 없다면 아무리 효율적인 이메일 앱을 사용하더라도 사서함은 금세 할 일, 참고 자료, 스팸 메일 등이 뒤섞인 복잡한 상태가 되어버립니다.
메일을 폴더별로 분류해 두면 관리가 훨씬 수월해지고 받은 편지함도 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 앞서 '받은 편지함 제로(Inbox Zero)'를 달성하기 위한 필수 폴더를 소개한 적이 있지만, 굳이 인박스 제로를 목표로 하지 않더라도 꼭 만들어 두면 좋은 세 가지 이메일 폴더가 있습니다.
1. "추후 확인(Follow Up)" 이메일 폴더
이메일에서 요청한 작업은 화면을 벗어나는 순간 잊어버리기 쉽습니다. 일단 받은 편지함 속에 파묻히고 나면 그 순간의 생각은 금세 흩어져 버리죠. 할 일 앱에 따로 기록해 두지 않는다면 더욱 그렇습니다.
그래서 '추후 확인'이라는 이름의 폴더가 필요합니다. 내가 처리해야 할 작업이 담긴 이메일을 이 폴더에 넣고, 처리가 끝나면 바로 다른 곳으로 옮기세요. 이렇게 하면 언제든 이 폴더를 열어 미처 끝내지 못한 업무를 확인하고 완료할 수 있습니다.
2. "참고 자료(Reference)" 이메일 폴더
이메일에는 영수증, 알림, 안내문 등 잃어버리고 싶지 않은 중요한 문서들이 많이 쌓여 있을 겁니다. 검색 기능으로 찾을 수도 있지만, 매번 검색으로 찾는 것은 그다지 효율적이지 않습니다.
'참고 자료' 폴더는 앞으로 필요할 만한 모든 것을 보관하는 곳입니다. 나중에 필요할 중요한 문서들을 이곳에 체계적으로 정리해 두면 더 이상 중요한 자료를 잃어버릴 걱정을 하지 않아도 됩니다.
3. 마감일 기준 작업 폴더
어떤 사람들에게는 카테고리 기반의 폴더가 잘 맞지 않습니다. 그런 분이라면 대신 마감일을 기준으로 폴더를 만들어 보세요.
급한 작업을 위한 '오늘', 조만간 처리하고 싶은 메일을 위한 '이번 주', 우선순위가 낮은 작업을 위한 '이번 달' 폴더를 만들 수 있습니다. 이렇게 구성하면 중요도와 시급성에 따라 작업을 확인하고 완료해 나갈 수 있습니다.
이 세 가지 폴더는 어디까지나 하나의 제안일 뿐입니다. 자신에게 맞는 방식으로 자유롭게 변형해서 사용하세요! 메일을 일일이 분류하기 번거롭다면, 자동으로 분류해 주는 이메일 필터 설정 가이드를 함께 참고해 보시기 바랍니다.