이메일 받은편지함에 시달리지 마세요. Outlook에는 받은편지함을 효율적으로 관리할 수 있는 강력한 기능이 가득합니다. 규칙과 조건부 서식으로 이메일을 자동으로 분류하고, 단축키와 검색 기능으로 필요한 메일을 빠르게 찾으며, 정크 필터로 스팸까지 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 지금부터 Outlook의 생산성 도구를 최대한 활용하는 방법을 소개합니다.
받은편지함 관리에 관한 나만의 팁이 있다면 댓글로 공유해 주세요.
규칙으로 자동 관리하기
Outlook의 규칙(Rules) 기능은 매우 강력해서 받은편지함 관리 시간을 크게 줄여줍니다. 받은편지함에 도착하는 모든 메시지는 사용자가 설정한 규칙을 따릅니다. 예를 들어 상사에게서 온 메일에는 플래그를 표시하고 알림 소리를 재생하도록 설정할 수 있고, '뉴스레터'라는 키워드가 포함된 메일은 자동으로 휴지통으로 이동시킬 수도 있습니다.
시작하려면 상단 리본 메뉴에서 홈 탭을 선택한 후 규칙 > 규칙 만들기를 클릭하세요. 이메일이 선택된 상태라면 일부 필드가 미리 채워져 있지만, 원하는 대로 수정할 수 있습니다.
더 세밀한 규칙을 만들고 싶다면 고급 옵션...을 클릭하세요. 여기서 충족해야 할 다양한 조건과, 조건에 맞는 메시지에 적용할 동작을 자유롭게 설정할 수 있습니다.
단축키 완전 정복하기
효율적으로 받은편지함을 관리하려면 손끝에서 바로 사용할 수 있는 키보드 단축키를 익혀야 합니다.
가장 유용한 단축키 중 하나는 Alt + H입니다. 누르면 리본 메뉴에 각 기능의 해당 키가 표시되어 빠르게 실행할 수 있습니다. 그 외에 Ctrl + E로 검색창으로 바로 이동하고, Ctrl + 1~6으로 메일, 일정, 연락처 등 다양한 보기 사이를 전환하며, Insert 키로 메시지에 플래그를 표시할 수 있습니다.
물론 이것은 일부에 불과합니다. 더 자세한 목록이 필요하다면 Outlook 키보드 단축키 가이드를 참고해 보세요.
정크 필터와 Clutter 폴더 활용하기
스팸은 받은편지함의 골칫거리입니다. 읽고 싶은 메일을 찾느라 시간을 낭비하지 말고, 정크 필터와 Clutter 기능을 활용해 Outlook이 처리하도록 하세요.
정크 필터는 원하는 엄격함의 수준에 따라 여러 보호 수준을 제공합니다. 설정을 변경하려면 리본 메뉴의 홈 탭에서 정크 > 정크 메일 옵션...을 선택하세요.
여기서 명백한 스팸만 걸러내는 낮음, 대부분의 스팸을 차단하지만 일반 메일도 걸릴 수 있는 높음, 승인된 발신자의 메일만 받는 수신 허용 목록만 중에서 선택할 수 있습니다.
같은 창에서 수신 허용 탭과 수신 거부 탭을 사용해 받고 싶은 이메일 주소나 도메인, 차단하고 싶은 주소나 도메인을 각각 등록할 수 있습니다.
Office 365 비즈니스 사용자라면 Clutter라는 새로운 기능도 활용할 수 있습니다. 발신자, 메시지 내용, 사용자의 읽기 습관을 분석하여 Outlook이 특정 이메일을 받은편지함 폴더에서 Clutter 폴더로 자동 이동시킵니다. 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이동 > Clutter로 이동을 선택하면 직접 이동시킬 수 있으며, 이를 통해 시스템이 학습하도록 도울 수 있습니다.
Clutter는 기본적으로 활성화되어 있지만, 웹 버전 Outlook에서 끌 수 있습니다. 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 옵션 > 메일 > 자동 처리 > Clutter로 이동하여 Clutter로 식별된 항목 분리의 체크를 해제하고 저장을 클릭하세요.
검색 매개변수로 빠르게 찾기
원한다면 받은편지함을 정리하지 않고도 Outlook의 강력한 검색 기능만으로 충분히 활용할 수 있습니다. 메일 목록 상단의 인스턴트 검색 상자를 사용하면 현재 사서함 드롭다운에서 폴더나 사서함을 선택해 모든 곳을 검색할 수 있습니다.
검색 상자에 단어를 입력하기 시작하면 Outlook이 발신자 이름, 제목, 본문 등 모든 필드에서 찾아줍니다. AND, OR, NOT 같은 논리 연산자를 사용하면 더욱 정교한 검색이 가능합니다. 또한 from(보낸 사람), subject(제목), received(받은 날짜) 같은 매개변수 뒤에 콜론과 검색어를 입력하는 방법도 있습니다. 전체 목록은 Outlook 지원 페이지에서 확인할 수 있습니다.
검색 상자를 클릭하면 리본 메뉴에 검색 탭이 나타나며, 인터페이스에서 이러한 매개변수들을 바로 선택할 수 있습니다.
조건부 서식으로 개성 있게 꾸미기
조건부 서식을 사용하면 특정 규칙에 맞는 메시지에 원하는 스타일을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 일주일 이상 지난 이메일의 글꼴 색상을 변경하거나, 특정 키워드가 포함된 메일을 카테고리로 분류할 수 있습니다.
조건부 서식을 설정하려면 리본 메뉴의 보기 탭으로 이동한 후 보기 설정 > 조건부 서식...을 클릭하세요. 추가를 눌러 새 규칙을 만들고 이름을 지정한 뒤, 원하는 경우 글꼴을 설정합니다. 준비가 되면 조건...을 클릭하세요.
이 창에서 규칙의 세부 사항을 다듬을 수 있습니다. 예를 들어 보낸 사람...으로 규칙을 적용할 발신자를 지정하거나, 시간으로 날짜 기준 조건을 설정할 수 있습니다. 색 범주를 설정할 수 있는 선택 옵션과 고급 같은 다른 탭도 꼭 확인해 보세요.
완료되면 확인을 두 번 클릭합니다.
보낸 이메일 회수하기
보내고 나서 취소하고 싶은 이메일을 보낸 적이 있나요? 가능할 수도 있습니다. Exchange 계정을 사용 중이어야 하고, 수신자도 같은 서버에 있어야 합니다. 또한 원본 이메일이 이미 읽혔거나 다른 폴더로 이동되었다면 회수에 실패합니다.
회수를 시도하려면 보낸 편지함으로 이동해 회수하려는 메시지를 엽니다. 상단 리본 메뉴에서 메시지 탭을 선택한 후, 이동 그룹에서 작업을 클릭하고 이 메시지 회수...를 선택하세요.
새 창이 열리면 원하는 작업을 선택합니다. 수신자의 받은편지함에서 이메일을 삭제하려면 읽지 않은 이 메시지의 복사본 삭제를, 원본 대신 새 이메일을 보내려면 읽지 않은 복사본을 삭제하고 새 메시지로 대체를 선택하세요.
각 받는 사람에 대한 회수 성공 또는 실패 여부 알림에 체크하면 회수 시도 결과를 알려주는 이메일을 받을 수 있으며, 리본 메뉴의 추적 아이콘을 클릭하면 요약을 확인할 수 있습니다.
준비가 되면 확인을 클릭해 메시지 회수를 시도하세요.
받은편지함의 주인이 되세요
하루에 약 2,050억 통의 이메일이 전송되는 것으로 추산됩니다. 다행히 이 중 일부만 여러분의 받은편지함에 도착하지만, 그것조차 처리하기란 쉽지 않습니다. 위의 모든 팁을 활용해 받은편지함 관리 전문가가 되어 보세요.
더 많은 Outlook 활용 팁이 궁금하신가요? Outlook 마스터를 위한 10가지 빠른 팁과 Outlook 작업 흐름을 개선하는 6가지 방법으로 지식을 넓혀보세요. 금세 이메일 달인이 될 수 있을 것입니다.
여러분은 어떤 방법으로 받은편지함을 관리하시나요? Outlook에 추가되었으면 하는 기능이 있나요?