작업장은 자동화와 효율적인 대안을 통해 점점 더 디지털화되고 있습니다. 이메일은 오랫동안 유용했지만 기술 덕분에 커뮤니케이션과 협업을 위한 보다 직접적이고 효과적인 도구가 등장했습니다.
협업에 더 적합한 도구를 찾고 있을 수 있습니다. 아마도 전문적인 언어를 사용하기를 기대하거나 단순히 과부하된 이메일 받은편지함을 관리하는 방법을 모르기 때문에 이메일에 지쳤을 것입니다.
이메일의 스트레스에서 벗어날 수 있는 다양한 협업 도구가 있습니다. 대신 사용해야 하는 이유가 여기에 있습니다!
1. 시간 절약
공동 작업 도구에는 메시지가 있을 때 사용자 또는 동료에게 알리는 알림 옵션이 있습니다. 이메일 알림을 켤 수는 있지만 협업 도구를 사용하면 팀원들이 이메일 대신 효율적인 채팅을 통해 더 쉽게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
Slack은 원격 작업에 널리 사용되는 협업 플랫폼 중 하나입니다. Slack은 효율적인 커뮤니케이션을 가능하게 하는 다양한 이점을 제공합니다. 커뮤니케이션을 정리하기 위해 각 팀과 주제에 대해 별도의 채널을 만들 수 있습니다.
2. 직접 커뮤니케이션
협업 도구를 사용하면 보다 효율적인 형태의 커뮤니케이션을 즐길 수 있습니다. 여러 사람을 참조하거나 브로드캐스트 이메일을 보내는 대신 채팅 플랫폼에 하나의 메시지를 보내기만 하면 됩니다. 또한 공동 작업 도구를 사용하면 귀하와 동료가 이메일을 보내는 대신 개방형 플랫폼에서 질문할 수 있습니다.
이러한 도구를 사용할 때 가장 효과적인 부분은 실시간으로 의사 소통할 수 있다는 것입니다. 빠른 질문을 해야 하는 경우 팀원이 응답하는 데 시간이 더 오래 걸릴 수 있으므로 이메일을 보내는 것은 최선의 선택이 아닙니다. 예를 들어, Slack에는 누군가의 관심을 끌기 위해 푸시 알림을 보내는 멘션 기능이 있습니다. 팀 커뮤니케이션을 위한 여러 Slack 대안이 있습니다.
3. 과부하된 이메일 받은편지함 피하기
커뮤니케이션 및 협업을 위해 협업 앱을 사용하는 경우 과부하된 이메일 받은 편지함을 처리하거나 이메일에서 중요한 것을 잃어버릴 필요가 없습니다. 공동 작업 도구가 이메일의 필요성을 완전히 없애지는 못할 수도 있지만 Microsoft Teams 또는 Slack과 같은 직장 메신저 앱을 사용하면 이메일을 보낼 필요가 줄어듭니다.
4. 실시간 문서 협업
협업 소프트웨어를 사용하면 귀하와 귀하의 팀 구성원이 동시에 라이브 프로젝트에서 작업할 수 있습니다. Google 문서도구는 실시간 공동작업을 가능하게 하는 가장 인기 있는 문서 공동작업 도구 중 하나입니다.
같은 용도로 사용되는 Dropbox Paper와 같은 도구를 사용할 수도 있습니다. Dropbox Paper에서 실시간으로 편집하는 동안 팀에서 의견을 추가하고 변경 사항을 제안할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 편집을 위해 문서를 왔다 갔다 하는 대신 라이브 세션을 경험할 수 있습니다.
또한 Google은 팀이 커뮤니케이션 및 작업 공동작업을 개선하는 데 사용할 수 있는 앱과 기능을 만들었습니다.
5. 쉽게 정보 찾기
공동 작업 소프트웨어를 사용하면 중요한 문서를 공유 플랫폼에 저장할 수 있으므로 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 반면 이메일은 정보를 찾는 데 그다지 효과적이지 않습니다.
이메일은 귀하에게 직접 전송되지 않은 데이터를 검색할 수 없는 폐쇄형 플랫폼입니다. 예를 들어, Slack을 사용 중이고 팀에 새 구성원을 환영했다면 새 구성원은 팀에 합류하기 전에 공유된 정보, 링크 및 문서에 액세스할 수 있습니다.
일부 공동 작업 도구 살펴보기
따라서 이메일 커뮤니케이션에서 실시간 협업과 같은 보다 직관적인 커뮤니케이션으로 전환하는 것이 도움이 될 수 있는 몇 가지 이유가 있습니다. 사용하기 쉬울 뿐만 아니라 빠르고 효과적인 커뮤니케이션을 위한 훌륭한 도구를 제공합니다.