이메일의 경우 전문적인 경계를 설정하는 것이 어려울 수 있습니다. 결국 많은 회사에서 인터넷만 있으면 어떤 메시지에도 자유롭게 답할 수 있다고 생각합니다.
전문가는 항상 대기해야 하는 시간이 있었지만 시대는 천천히 변하고 있습니다. 요즘에는 사람들이 쉬는 날에도 그럴만한 이유가 있는 오프라인을 사용하는 것이 점점 보편화되고 있습니다.
휴가를 가거나 제정신을 위해 휴식을 취하거나 다른 이유로 사무실을 비워야 하는 경우 전문적인 부재중 이메일 회신을 작성하는 방법에 대한 몇 가지 팁이 있습니다.
1. 부재중 제목 헤더 지우기
부재 중임을 사람들에게 알리는 가장 쉬운 방법 중 하나는 이메일 회신 제목 헤더를 변경하는 것입니다. 그냥 "부재중"이라고 쓰는 대신 공유하는 것이 편하다면 사용 중인 휴가 유형을 포함할 수도 있습니다.
다음은 부재 중 이메일 제목 헤더의 몇 가지 예입니다.
- 부재중 – 휴가(12월 25일 – 1월 4일)
- [부재중] 병가
- 부재중 | 육아휴직
- *부재중* 긴급 휴가
- 부재중(사별 휴가)
- 부재중 | 출산 휴가
- 부재중 ~ 현장 작업
- [부재중] 휴가(크리스마스)
- 부재중 – 병가
- 부재중 – 결혼하기!
2. 어떤 휴가를 사용하고 있는지 언급
어떤 사람들에게는 모든 부재중 이메일이 여가 목적으로 사용된다고 가정하는 것이 일반적입니다. 그러나 항상 모든 사람에게 해당되는 것은 아닙니다.
어떤 사람들은 업무 시간에 부재 중 이메일을 사용하지만 하루 종일 이메일에 액세스할 수 없습니다. 예를 들어 영업 담당자나 현장 작업을 하는 사람은 인터넷 연결이 되지 않는 지역으로 이동해야 할 수 있습니다.
또한, 병원 방문, 장례 또는 질병 회복과 같은 개인적인 일을 위해 휴가를 낼 수도 있습니다. 이로 인해 "휴가 잘 보내셨길 바랍니다."라고 답하기가 어색할 수 있습니다.
이를 피하기 위해 대신 이메일 본문에 휴가 세부 정보를 삽입할 수 있습니다. 불편하다면 자신의 상황에 대해 솔직할 필요는 없지만 상사, 팀원 또는 고객에게 정직하면 공감을 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.
예를 들어, 교통사고를 당했고 부상에서 회복할 시간이 필요한 경우 연락처에 알리면 지연된 산출물 및 예상 복귀에 대한 기대치를 관리하는 데 도움이 됩니다.
3. 불필요한 사과 피하기
많은 워커홀릭에게는 "바로 답장을 드리지 못해 죄송합니다!"와 같이 부재중 이메일에 사과를 포함하는 것이 일반적입니다. 그러나, 특히 정당한 이유가 있는 경우, 일을 쉬는 것에 대해 사과할 필요가 없다는 점을 이해하는 것이 중요합니다.
죄송합니다. 대신 사용할 수 있는 몇 가지 용어가 있습니다.
- "문의해 주셔서 감사합니다!"
- “이메일 주셔서 감사합니다.”
- "이 이메일이 수신되었습니다."
사과 대신 그들의 메시지가 공식적으로 수신되었음을 정중하게 인정할 수 있습니다. 이를 통해 시간과 노력에 대한 감사에 초점을 맞춘 언어를 선택할 수 있습니다.
4. 회신 날짜를 보장하지 않음
많은 사람들에게 오랜 부재 후 사무실로 돌아온 이메일의 엄청난 백로그를 보는 것은 압도적일 수 있습니다. 사실, "사무실에 돌아오는 대로 응답하겠습니다."와 같은 문구를 사용하면 불안이 배가될 수도 있습니다.
이렇게 하면 귀국 첫날에 답장을 보내야 한다는 불필요한 압력이 가중될 뿐만 아니라 귀하에게 연락하려는 사람들에게 잘못된 기대를 심어줄 수도 있습니다.
이메일 수신을 확인하는 것은 적절하지만, 바로 답장을 보장할 필요는 없습니다. 답변을 할 수 있을 때 과도하게 커밋하는 것을 방지하려면 대신 광범위한 답변이나 일반적인 범위를 고수하는 것이 가장 좋습니다.
다음은 사용할 수 있는 문장의 몇 가지 예입니다.
- 연휴 이후에 가능하면 답변드리겠습니다.
- _______말까지 회신을 기대해 주십시오.
- 긴급하지 않은 경우 _______까지 응답을 기다리십시오.
이메일이 중요한 경우 사람들이 시간이 지나면 전화를 걸거나 후속 조치를 취하기 위해 노력할 것임을 기억하십시오. 이와 함께 사람들이 빠른 답변을 기대하지 않도록 버퍼를 두는 것이 중요합니다.
5. 백업 연락처의 동의 요청
일부 역할의 경우 자리를 비울 때 부하를 대신할 백업 연락처가 있는 것이 일반적입니다. 단, 부재 시 부담을 떠맡을 상사, 동료, 팀원을 지정하기 전에 반드시 동의를 받는 것이 중요합니다.
많은 사람들이 이미 자신의 일에 압도되어 짧은 시간이라 할지라도 다른 사람의 책임을 떠맡는 것이 스트레스가 될 수 있습니다. 또한 고객이나 고객에게 특정 이메일 주소나 개인 전화번호에 대한 액세스 권한을 부여하는 것이 불편할 수 있습니다.
이러한 이유로 부재 중 이메일에 다른 사람의 연락처 세부 정보를 추가하기 전에 그렇게 해도 괜찮은지, 어떤 세부 정보를 공유해도 좋은지 물어보십시오.
6. 내부 또는 외부 당사자를 위한 다른 부재 중 이메일 만들기
이메일을 받을 사람에 따라 부재 중 이메일 회신에서 공유할 수 있는 정보의 양이 다를 수 있습니다. 결국, 특히 휴가 중일 때 개인 정보 보호 조치를 취해야 합니다.
예를 들어, 사무실 동료와 함께 여행하는 곳을 공유하는 것이 편안하지만 무작위 사람과 공유하고 싶지는 않을 수 있습니다.
이메일 관리 시스템을 사용하면 수신 대상에 따라 부재 중 회신을 다르게 설정할 수 있습니다. 이를 통해 부재 중 상황에 대해 적절한 양의 컨텍스트를 사람들에게 제공할 수 있습니다.
부재 중 회신으로 더 나은 업무 경계 만들기
항상 연락이 가능해야 하는 세상에서 경계를 보여주는 부재중 이메일은 차이를 만들 수 있습니다. 개인 시간을 확고히 함으로써 주변 사람들에게도 개인 생활의 가치를 가르칠 수 있습니다.
또한 다른 사람들에게 시간을 존중해 달라고 요청함으로써 다른 사람들도 그렇게 하도록 격려할 수 있습니다. 별 것 아닌 것처럼 들리지만 사무실에 건전한 기준이 설정되면 팀에 모든 것을 의미할 수 있습니다.