종이 없이 일하는 것이 훨씬 편리하지만, 중요한 이메일을 종이로 출력해야 할 때가 있습니다. 계약서나 청구서가 첨부된 이메일이라면 더욱 그렇습니다. 만약의 사태에 대비한 안전장치로서 종이 출력물은 여전히 중요한 존재입니다. 그렇다면 책상에 묶여 있지 않을 때 이메일을 어떻게, 어디에서 인쇄할 수 있을까요?
수신함과 프린터 사이를 가로막는 모든 궁금증을 지금부터 하나씩 해결해 드리겠습니다.
이메일 인쇄 방법
이메일을 인쇄하려는 이유는 다양합니다. 다행히 오늘날의 기능이 풍부한 도구들은 물리적인 프린터뿐만 아니라 클라우드 프린팅, PDF로 인쇄(Print to PDF), OneNote로 보내기 같은 가상 프린터 솔루션까지 제공하기 때문에 인쇄 방법 자체는 매우 간단합니다.
Gmail은 브라우저에 의존하는 기본적인 인쇄 기능을 제공합니다. 반면 Microsoft Outlook 365와 2019 같은 데스크톱 메일 클라이언트는 수동 인쇄 방식과 Outlook 규칙(Rules)을 활용한 자동화 워크플로우를 모두 지원합니다.
먼저 웹 기반 Gmail의 인쇄 방법을 살펴본 후, Outlook 같은 데스크톱 앱 사용법도 알아보겠습니다.
Gmail에서 이메일 인쇄하기
Gmail에서 단일 메시지를 인쇄하는 것은 매우 쉽습니다. Gmail을 열고 인쇄하려는 메일로 이동하세요.
1단계: 해당 메일을 열거나, 긴 대화 스레드의 일부라면 해당 메시지를 펼칩니다.
2단계: 화면 오른쪽 상단으로 이동해 프린터 아이콘을 클릭합니다. 메일 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 컨텍스트 메뉴에서 인쇄를 선택해도 됩니다. 또는 Ctrl + P 단축키를 사용할 수도 있습니다.
3단계: 인쇄 대화상자가 나타납니다. 사용할 프린터를 선택하세요. 전자 프린터, 클라우드 프린터, PDF, 또는 OneNote로 '인쇄'할 수 있다는 점을 기억하세요.
4단계: 메시지가 한 페이지를 넘어간다면 레이아웃과 인쇄할 페이지 수 등 다른 프린터 설정을 선택합니다.
5단계: 추가 설정을 클릭하면 Gmail에서 사용할 수 있는 더 많은 인쇄 옵션이 확장됩니다.
- 용지를 절약하려면 배율 조정을 선택해 여러 페이지를 한 장에 모아 인쇄할 수 있습니다.
- 잉크를 절약하려면 헤더 및 바닥글과 배경 그래픽의 체크를 해제하세요.
Gmail에서 전체 이메일 스레드 인쇄하기
Gmail의 대화 보기는 최대 100개의 이메일을 하나의 긴 스레드로 표시할 수 있습니다. 전체를 인쇄하려면 다시 오른쪽 상단으로 이동해 이제 전체 인쇄로 표시되는 프린터 아이콘을 클릭하세요.
반대로 시간순으로 정렬된 개별 대화를 열어 특정 이메일 하나만 인쇄할 수도 있습니다. 이 경우 위의 단계를 따라 메일을 인쇄하면 됩니다.
기밀 모드(Confidential Mode)가 설정된 이메일은 인쇄할 수 있을까요? 짧게 답하자면 불가능합니다. 발신자가 이 개인정보 보호 설정을 켜두었다면 메일을 전달, 복사, 인쇄 또는 다운로드할 수 없습니다.
대안으로, 메일이 만료되기 전에 정보를 보관하고 싶다면 스크린샷을 찍어 인쇄하는 방법이 있습니다.
Microsoft Outlook에서 이메일 인쇄하기
Outlook은 단일 이메일 인쇄부터 첨부 파일이 있는 여러 이메일 일괄 인쇄까지 처리할 수 있는 강력한 도구입니다. 엔터프라이즈급 Office 소프트웨어답게 다양한 인쇄 방법을 제공하며, 일괄 인쇄 시 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
Microsoft Outlook에서 단일 이메일 인쇄하기
1단계: Outlook을 실행하고 인쇄하려는 이메일을 엽니다.
2단계: 리본 > 파일 > 인쇄로 이동해 사용할 프린터를 선택합니다. 또는 Ctrl + P 단축키를 사용할 수도 있습니다.
3단계: 설정에서 메모 스타일(Memo Style)을 선택합니다.
Outlook은 두 가지 인쇄 스타일 옵션, 즉 표 스타일(Table Style)과 메모 스타일(Memo Style)을 제공합니다. 표 스타일로 인쇄하면 받은편지함의 모든 메시지 목록이 출력되고, 메모 스타일을 선택하면 실제 이메일 내용이 인쇄됩니다.
4단계: 다른 인쇄 옵션을 확정하고 대화상자에서 인쇄 버튼을 누르기 전에 두 스타일을 미리 볼 수 있습니다. 인쇄 옵션에서는 페이지 범위 설정을 통해 메시지의 특정 페이지만 골라 인쇄할 수도 있습니다.
Microsoft Outlook에서 첨부 파일 인쇄하기
위의 단계를 따른 후 인쇄 옵션 대화상자에서 첨부된 파일 인쇄 확인란을 선택하세요.
Microsoft Outlook에서 빠른 인쇄(Quick Print) 사용하기
Outlook의 빠른 인쇄 기능을 사용하면 이메일을 열지 않고도 한 통 또는 여러 통을 한 번에 인쇄할 수 있습니다.
1단계: 이메일 한 통을 선택하거나 Ctrl 키와 마우스를 함께 사용해 여러 이메일을 선택합니다. 그런 다음 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 빠른 인쇄를 선택하세요.
2단계: 첨부된 파일 인쇄 설정이 체크되어 있다면 메시지의 첨부 파일도 함께 인쇄됩니다.
빠른 인쇄는 인쇄 대화상자에 설정된 기본 프린터를 사용한다는 점에 유의하세요. 다른 프린터를 사용하려면 인쇄 대화상자를 열고 시스템에서 사용 가능한 프린터로 변경하면 됩니다.
Microsoft Outlook에서 이메일의 일부분만 인쇄하기
이메일 전체가 아니라 특정 부분만 인쇄하고 싶으신가요? Outlook에서도 가능하지만, Outlook과 프린터 사이를 연결하는 다리 역할로 브라우저를 사용해야 합니다.
1단계: 이메일을 엽니다. 리본 > 메시지 탭 > 이동 그룹 > 작업 > 브라우저에서 보기로 이동합니다.
2단계: 팝업되는 보안 메시지 상자에서 확인을 클릭합니다. 그러면 Outlook에 설정된 기본 브라우저에 이메일이 표시됩니다.
3단계: 브라우저 창에서 인쇄하려는 텍스트나 섹션을 직접 선택합니다.
4단계: 브라우저의 인쇄 기능으로 이동하거나 선택 영역 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 인쇄를 선택합니다.
5단계: 페이지 범위 >에서 선택 영역을 클릭한 후 인쇄를 클릭합니다.
이메일 전체가 아닌 일부만 보관하고 싶을 때는 이 방법이 용지와 프린터 잉크를 절약하는 유용한 습관이 될 수 있습니다.
iPhone 또는 Android에서 이메일 인쇄하기
데스크톱은 프린터에 연결되어 있으므로 몇 번의 클릭만으로 출력물을 얻을 수 있습니다. 하지만 스마트폰에서 인쇄하려면 어떻게 해야 할까요?
PDF로 인쇄 기능을 사용해 문서를 PDF 파일로 저장해 두면, 프린터에 접근할 수 있을 때까지 휴대폰에 보관할 수 있습니다.
Android와 iPhone 사용자 모두 어떤 모바일 브라우저든 활용해 이메일을 인쇄할 수 있습니다. Apple의 AirPrint는 드라이버 설치 없이 무선으로 인쇄할 수 있는 서비스입니다. Android 기기 역시 기본 인쇄 서비스(Default Print Service)를 통해 Wi-Fi로 연결된 프린터에 바로 출력할 수 있으며, 두 방식 모두 어디서든 이메일, 문서, 사진을 인쇄하는 데 도움이 됩니다.
그 밖에 이메일 문서를 인쇄할 수 있는 곳은?
자신의 컴퓨터, 모바일 기기, 프린터가 있다면 편리하지만, 외출 중에 자신의 프린터를 사용할 수 없다면 어떻게 해야 할까요?
오늘날 초연결 세상에서는 전혀 문제가 되지 않습니다. 문구용품점, 공공도서관, 비즈니스 서비스 센터, 호텔, 식당 등이 인쇄 장소가 될 수 있습니다. FedEx와 UPS조차 개인, 소규모 비즈니스, 대기업을 위해 인쇄 및 복사 서비스를 제공하는 것으로 알려져 있습니다.
Google 지도에 "내 주변 인쇄소"라고 검색하면 훨씬 더 많은 옵션을 찾을 수 있습니다. 집을 나섰을 때 프린터를 찾을 수 있는 곳은 생각보다 많습니다. 모든 방법이 실패한다면 주변 사람의 친절에 의지해 보세요.
이메일에서 무엇을 인쇄해야 할 때는?
몇 년 전 인쇄 전에 생각하기(Think Before Printing) 캠페인이 등장했습니다. 다행히 우리의 환경 의식은 그 이후로 많이 좋아졌습니다. 양면 인쇄 같은 지속 가능한 인쇄 습관과 재생 용지, 절전 옵션 같은 친환경 제품도 크게 개선되었습니다.
또한 요즘 이메일 클라이언트는 넉넉한 클라우드 저장소와 수신함 관리 기능을 제공합니다. 이메일 정리 모범 사례를 적용하면 모든 데이터를 어떤 기기에서든 쉽게 찾아볼 수 있습니다.
따라서 정말 필요할 때만 이메일을 인쇄하세요. 그렇지 않다면 어디서든 PDF로 인쇄하여 클라우드에 저장하거나 Evernote, OneNote 같은 노트 앱으로 내보내는 것이 현명합니다.