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Gmail에서 첨부 파일이 있는 메일을 빠르게 찾는 방법

Gmail을 사랑할 이유는 정말 많습니다.

Gmail은 완전히 무료이며, POP3 방식의 무료 메일 접근과 IMAP을 통한 오프라인 메일 열람까지 지원합니다. 여기에 수천 개의 첨부 파일을 저장할 수 있는 넉넉한 저장 공간까지 제공됩니다.

Gmail의 넉넉함 덕분에 최대 25MB 크기의 첨부 파일을 보낼 수 있습니다. 그보다 1바이트라도 크면 첨부 파일 대신 Google Drive 링크로 변환되는데, 이것 역시 전혀 손해가 아닙니다.

그런데 읽거나 삭제하고 싶은 첨부 파일을 Gmail에서 어떻게 검색할 수 있을까요? 답은 오랜 세월 검증된 Gmail 검색 기능에 있습니다.

Gmail의 고급 검색 연산자는 발신자, 제목, 라벨별로 받은편지함을 분류하는 필터 역할을 합니다.

15GB 한도에 도달할 때까지 대용량 첨부 파일이 받은편지함을 어수선하게 만들더라도 크게 걱정할 필요는 없습니다. 다만 이 15GB는 Google Drive와 Google Photos와도 공유된다는 점은 기억해 두세요.

첨부 파일은 받은편지함 속 거대한 코끼리와 같습니다. 누군가 고해상도 사진, 동영상 또는 대용량 데이터베이스 파일을 보냈다면, 이를 찾아 정리하거나 공간 확보를 위해 삭제하고 싶어질 것입니다.

  • 이메일 첨부 파일을 빠르고 효율적으로 찾기 — 파일 이름, 발신자 이름, 메일 수신 날짜 등이 기억나지 않을 때 특히 유용합니다.
  • 저장 공간 확보하기 — 저장 공간이 아무리 넓어도 무한하지는 않습니다. Gmail에서 주고받은 사진, 동영상, 대용량 데이터베이스 파일이 있다면 삭제하여 공간을 확보하는 것이 좋습니다.

초보자라도 Gmail 기본기를 미리 익혀두는 것이 좋습니다. 메일이 쏟아지기 전에 여유로운 받은편지함을 관리하는 편이 훨씬 쉽기 때문입니다. 그래서 대용량 첨부 파일은 가급적 빨리 정리하는 것이 현명합니다.

Gmail에서 첨부 파일 검색하는 방법

Gmail에서는 고급 검색 연산자나 고급 검색 필드를 활용해 첨부 파일이 포함된 메시지를 여러 가지 방식으로 찾을 수 있습니다. 먼저 고급 검색 연산자를 살펴본 뒤, 내장된 고급 검색 필드의 활용법을 알아보겠습니다.

고급 검색 연산자를 사용하면 몇 번의 키 입력만으로 특정 유형의 첨부 파일을 걸러낼 수 있습니다.

Gmail에서 첨부 파일이 있는 메일을 빠르게 찾는 방법

1. has:attachment — 무언가 첨부된 메일만 필터링합니다.

2. has:drive | document | spreadsheet | presentation — Google Drive, Docs, Sheets, Slides 첨부 파일 또는 링크가 포함된 메시지를 필터링합니다. 예를 들어 has:drive를 입력하면 Google Drive 링크가 달린 메시지만 표시됩니다.

3. filename:.doc — 위 연산자와 거의 같은 방식으로 작동합니다(다만 이것이 첨부 파일 유형 검색용으로 공식 문서화된 연산자입니다).

참고: "filename:" 자체에 첨부 파일이 있다는 의미가 포함되어 있으므로 "has:attachment"와 함께 사용할 필요가 없습니다. 또한 확장자 앞의 마침표는 있어도 없어도 됩니다. 즉, filename:.doc = filename:doc 입니다.

4. filename:google*.doc — doc 파일이 첨부되어 있고 파일 이름이 [google]로 시작하는 메일만 필터링합니다(반면 filename:*google*.doc은 파일 이름 중간에 "google"이 포함된 문서가 첨부된 메시지를 검색합니다).

filename:*google*.doc

5. filename:.doc OR filename:.html — .doc 또는 .html 파일 중 하나(또는 둘 다)가 첨부된 메일만 필터링합니다.

6. filename:.doc AND filename:.html — .doc과 .html 파일이 모두 첨부된 메일만 필터링합니다.

메일 크기 기준으로도 검색할 수 있습니다. 용량이 큰 메일에는 보통 이미지나 문서 같은 첨부 파일이 들어 있습니다. 예전에는 바이트 단위로 검색해야 해서 초보 사용자에게 혼란스러웠지만, 이제는 원하는 단위를 자유롭게 사용할 수 있습니다. 크기를 나타낼 때는 "m" 또는 "mb"를 사용하세요.

Gmail에서 첨부 파일이 있는 메일을 빠르게 찾는 방법

또한 오래된 메일 위주로 검색 범위를 좁힐 수도 있습니다. older_than 검색 수정자를 활용하면 됩니다. 예를 들어 아래 구문은 1년 이상 된 메시지를 모두 표시합니다.

older_than:1y

이 방법 역시 다른 고급 Gmail 검색 팁과 자유롭게 조합할 수 있습니다. 와일드카드나 발신자 이름을 함께 활용하면 원하는 첨부 파일을 더 정확하게 찾을 수 있습니다.

Gmail은 크기 범위 내의 메일을 찾을 수 있도록 "larger"와 "smaller" 매개변수도 지원합니다. 숫자 "5"와 "10"은 원하는 값으로 바꿔 사용하면 됩니다.

  • larger:10mb
  • smaller:5mb
  • 그리고 그 사이 값을 찾으려면: larger:5mb smaller:10mb

위의 연산자들을 활용하는 것도 좋지만, 초보자에게는 모든 연산자를 외우는 일이 만만치 않습니다. 그래서 권장하는 방법이 Gmail의 고급 검색입니다.

고급 검색 창은 자주 간과되지만, 이것만으로도 대용량 첨부 파일을 손쉽게 찾아낼 수 있습니다. 고급 검색 기능을 열려면 Gmail 검색창 오른쪽 끝의 작은 화살표를 클릭하세요.

Gmail에서 첨부 파일이 있는 메일을 빠르게 찾는 방법

총 10개의 검색 필드가 다양한 검색 조합을 가능하게 해줍니다. 각 검색 매개변수는 직관적이지만, 특히 주목해야 할 항목들을 소개합니다.

  1. 다른 필드에서 다양한 검색 조건을 시도하기 전에 먼저 첨부파일 있음(Has attachment) 체크박스를 선택하세요.
  2. 다음으로 검색(Search) 드롭다운에서 "모든 메일"을 선택하거나, 폴더 목록에서 다른 항목을 골라 범위를 좁힐 수 있습니다. 예를 들어 읽지 않은 메일이나 설정해 둔 특정 라벨 안에서만 첨부 파일을 검색할 수도 있습니다.
  3. 특정 크기의 첨부 파일을 찾고 있다면 크기(Size) 필드에 기준 숫자를 입력하고 초과/미만을 지정하세요. MB, KB, 바이트 단위로 설정할 수 있습니다.
  4. 날짜 범위(Date within) 필드로 검색 기간을 제한할 수도 있습니다.
  5. 모든 검색 조건을 입력한 후에는 필터를 저장해 두고 재사용할 수 있습니다. 필터 만들기(Create filter)를 클릭하세요. 즉시 검색하려면 파란색 검색(Search) 버튼을 누르면 됩니다.

첨부 파일이 있는 메일은 최신 메일부터 정렬되어 표시됩니다. 검색 키워드가 적중하지 않으면 원하는 첨부 파일을 직접 찾아야 할 수도 있습니다. 받은편지함이 크고 메일이 많다면 몇 페이지에 걸친 결과를 넘겨야 하는 경우도 생깁니다.

대용량 Gmail 첨부 파일 찾기: Find Big Mail

Find Big Mail은 메일을 크기별로 분류해 주는 무료 서비스입니다. Gmail 계정 접근 권한(Gmail OAuth2)이 필요합니다.

이 서비스의 개인정보 처리방침에 따르면 Gmail 비밀번호를 저장하지 않으며, 사용 후 Gmail 계정 설정에서 접근 권한을 즉시 회수할 수도 있습니다.

Gmail 계정 접근을 허용하면 도구가 곧바로 메일 스캔을 시작합니다. 시간이 다소 걸릴 수 있으며, 완료되면 통계 페이지로 연결되는 이메일 알림을 받게 됩니다.

Gmail에서 첨부 파일이 있는 메일을 빠르게 찾는 방법

이후 Gmail 인터페이스에 로그인해 전체 라벨 목록을 열면 FindBigMail 앱이 생성한 새 라벨을 확인할 수 있습니다.

이 라벨들은 가장 큰 메일부터 크기순으로 정리해 줍니다.

  • Top — 가장 큰 메일들
  • 2mb — 2,000,000바이트보다 큰 메시지
  • 500kb — 500,000~2,000,000바이트 사이의 메시지
  • 100kb — 100,000~500,000바이트 사이의 메시지
Gmail에서 첨부 파일이 있는 메일을 빠르게 찾는 방법

Find Big Mail이 단 몇 초 만에 힘든 작업을 대신 처리해 줍니다. 이제 받은편지함을 정리하기 위해 다음 두 단계만 따르면 됩니다.

  1. 각 라벨을 클릭해 부피 큰 첨부 파일이 달린 대용량 메일을 확인합니다.
  2. 더 이상 필요 없는 첨부 파일이 있는 메일을 Gmail 안내에 따라 삭제합니다.

공간을 즉시 확보해야 한다면 휴지통에서 "영구 삭제(Delete Forever)"를 실행해 휴지통을 비우세요. 그렇지 않으면 해당 메일은 30일 후 자동으로 삭제됩니다.

프로처럼 Gmail 첨부 파일 관리하기

저장 공간을 많이 잡아먹는 첨부 파일 중 하나가 Gmail로 공유된 사진입니다. 사무실에서 오가는 용량 큰 PDF 보고서도 메가바이트를 잡아먹는 주범이죠. 언젠가 이런 파일들을 새 메일에 모아 보내야 할 수도 있으니, 잘 보관할 것인지 불필요하면 버릴 것인지 균형 있게 판단하는 것이 좋습니다.

다행히 이런 고급 Gmail 활용 기술 덕분에 필요한 파일을 찾는 데 불필요한 시간을 쓰지 않아도 됩니다. 더불어 Gmail 브라우저 도구를 활용하면 메일 사용 경험을 한층 더 개선할 수 있습니다.