이메일은 개인 생활과 업무 모두에서 빼놓을 수 없는 중요한 소통 수단입니다. 매일 몇 분씩 이메일을 확인하고 답장하는 데 시간을 쓰게 되죠. 하지만 이메일을 제대로 활용하는 법을 익히면 일상의 효율을 크게 높일 수 있습니다.
이메일 습관을 개선하는 방법은 다양합니다. 더 좋은 이메일을 작성하는 요령을 익히거나, 미리 만들어진 템플릿과 답변을 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 검증된 이메일 활용 노하우를 실천하는 것도 중요하고요. 무엇보다 스팸을 효과적으로 차단할수록 받은 편지함이 정크 메일로 뒤덮이는 일이 줄어듭니다.
새로운 앱이나 확장 프로그램을 설치할 필요는 없습니다. 어디를 봐야 하는지 알고, 그것을 실제 생활에 적용하기만 하면 됩니다.
Canned Emails(웹): 자주 쓰는 상황별 미리 작성된 이메일
이메일에는 반복적으로 발생하는 상황들이 있습니다. 예를 들어 부탁했던 일에 대한 후속 연락을 해야 하거나, 누군가에게 조언을 구해야 할 때가 있죠.
적절한 이메일 하나가 기회의 문을 열고 소통을 한결 수월하게 만들어 줍니다. 무슨 말을 해야 할지 고민될 때는 Canned Emails를 활용해 생산성을 높여보세요. 미리 작성된 답변은 이메일 업무를 훨씬 효율적으로 만들어 줍니다. 다음과 같은 유형의 템플릿을 만날 수 있습니다.
- 취업 지원
- 후속 연락(Follow-up)
- 조언 요청
- 약속 일정 변경
- 아파서 결근할 때
원하는 템플릿을 클릭하면 기본 이메일 클라이언트에서 바로 열리고, 일반 텍스트로 복사해 원하는 곳에 붙여 넣을 수도 있습니다.
Contactually Templates(웹): 다양한 상황을 위한 이메일 템플릿
유용한 미리 작성된 답변과 이메일 템플릿을 제공하는 또 다른 사이트인 Contactually는 과정을 한층 간소화했다는 점이 돋보입니다. 문구도 조금 더 세련되게 작성되어 있어, 어색하거나 긴장되는 상황에서 유머를 섞어 분위기를 풀어주기도 합니다.
먼저 연락할 상대를 선택합니다. 고객, 옛 연인, 법률 관계자, 잠재 고객, 지난 고객, 부동산 관계자, VIP·영향력 있는 인물 등이 있습니다. 상대를 정하면 '이메일의 목적' 항목에서 적절한 사유를 고르면 됩니다.
'만약 ~라면 ~한다(if-this-then-that)' 방식으로 템플릿을 고르다 보면 어떤 말을 해야 할지 자연스럽게 정리됩니다. Contactully 인터페이스에서 바로 이메일을 보낼 수도 있지만, 자신의 이메일 클라이언트에 복사해 붙여 넣은 뒤 편집해서 보내는 편이 좋습니다. Gmail의 미리 작성된 답변으로 저장해 두면 더욱 편리합니다.
ThisEmail.XYZ(웹): 이메일을 웹 페이지로 변환
공유하고 싶은 이메일이 가끔 있습니다. 하지만 내 이메일 주소를 노출하고 싶지 않고, SNS 지인들에게 일일이 주소를 물어보는 것도 비현실적이죠.
ThisEmail.XYZ는 어떤 이메일이든 웹 페이지로 바꿔주는 간단한 도구입니다. 이메일을 share@thisemail.xyz 주소로 전달하기만 하면, 이메일 내용이 자동으로 공유 가능한 링크로 변환됩니다. 회원가입 없이 바로 쓸 수 있는 실용적인 도구 중 하나죠.
생성된 링크는 어디서든 공유할 수 있고 누구나 열어볼 수 있습니다. 공유하고 싶은 내용은 그대로 나누면서도 이메일 개인정보와 보안은 지킬 수 있는 간단하면서도 효과적인 방법입니다.
Scrim(웹): 봇으로부터 이메일 주소를 보호
SNS나 온라인 게시판에 이메일 주소를 그대로 올리면 봇이 이를 스캔해 데이터베이스에 등록하고, 그 순간부터 스팸이 늘어나기 시작합니다. 일회용 이메일 서비스를 활용하는 것도 좋은 꼼수지만, SNS나 Craigslist, 포럼 등에 이메일을 공개해야 하는 상황에서는 쓸 수 없다는 한계가 있습니다.
Scrim은 이메일 주소를 봇이 스캔할 수 없는 링크 형태로 변환해 보호해 줍니다. 기억하기 쉬운 개인화 URL도 만들 수 있습니다. 예를 들어 scr.im/mihirMUO에 접속하면 필자의 공식 이메일 주소를 확인할 수 있는데, 그 전에 먼저 사람임을 인증해야 합니다.
이렇게 만든 링크는 트위터에도 안심하고 올릴 수 있습니다. 봇이 주소를 수집해 갈 걱정도, '@' 기호가 혼란을 일으킬 걱정도 없습니다.
Five Sentences(웹): 성공적인 사람들의 짧은 이메일 습관
트위터는 글자 수를 제한하기 때문에 그에 맞춰 답변을 다듬습니다. 메신저로 대화할 때도 길고 복잡한 문단을 쓰지 않죠. 그런데 왜 이메일에서만 필요 이상으로 길게 쓰게 될까요?
요즘 이메일에 시간이 많이 드는 이유는 백지 상태에서 쓸 거리를 마음껏 늘어놓기 때문입니다. Five Sentences는 이메일 길이를 스스로 제한하는 개인 철학입니다.
"모든 이메일 답변을 SMS 문자 메시지처럼 다루고, 답변당 정해진 분량만 사용하세요"가 이 정책의 핵심입니다. "글자 수를 세기 어려우니 대신 문장 수를 세는 겁니다."
답장이 너무 짧고 퉁명스럽다고 오해받을까 걱정된다면 안심하세요. 해당 사이트는 새로운 철학을 설명하는 페이지로 연결되는 간단한 이메일 서명을 함께 사용할 것을 제안합니다. 이것만으로도 하루에 한 시간을 더 벌 수 있습니다.
이메일 문제는 점점 커지고 있을까?
SNS와 메신저가 등장하면 이메일 사용량이 줄어들 것이라고 생각하기 쉽습니다. 하지만 현실은 정반대입니다. 개인적으로도 이메일 사용량은 오히려 늘었고, 예전보다 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.
여러분에게도 이메일이 예전보다 더 큰 고민거리가 되었나요? 늘어난 메시지에 어떻게 대처하고 계신가요?